154
agenda een vergissing in het honderdtal der cijfers niet tot de uitzonde
ringen behoort. Dat zoodje „oude rommel" wordt den archivaris soms
met tegenzin Scheiden tut Weh ter hand gesteld, en hem opgedragen
binnen een minimum van tijd met een minimum van kosten het zoo te behan
delen, dat alle aanvragers op de bovenbedoelde „a la minute"-wijze worden
bediend. En wanneer dit in den eersten tijd niet mogelijk blijkt, wanneer
soms de archivaris nog niet op de hoogte is van een deel van dat archief,
dan komt de ambtenaar zelf en zegthet stuk moet zijn in een portefeuille
van die en die kleur met een etiquet in den vorm van een hartje, een
groot vierkant, een achtkant of zoo. Is het dan nog niet te vinden en
vraagt de archivaris, of die bundel soms is achtergebleven ter secretarie,
dan is het antwoord zoo beslist mogelijk: „neen". Wil de archivaris zich
van dat niet-aanwezig zijn overtuigen, dan wordt hij met een scheel oog
aangekeken en half gehoond, terwijl het bewuste papier misschien na korten
tijd onder andere van de secretarie teruggekomen stukken te voorschijn
komt. Brengt men het dan aan den aanvrager, dan luidt dikwijls het
antwoord„ziet u wel, dat ik gelijk had
Maar alle gekheid daargelaten, is het geen monnikenwerk, wanneer
die bescheiden, eerst geagendeerd en opgeborgen door een pas beginnenden
secretarie-klerk of een ambtenaar, te onnoozel voor ander werk, later hetzij
door diezelfde personen of door iemand anders, die ze noodig heeft, gelicht
en weder (niet) opgeborgenten slotte weder stuk voor stuk moeten
worden nagezien en archivalisch behandeld door een deskundige? En
daarom moet het stuk, van het eerste tijdstip dat het ter secretarie komt,
met dezelfde zorg behandeld worden, die nu ten slotte de archivaris
eraan besteedt; eerst dan zal veel gevraag en veel gezoek worden voor
komen, en zullen de archiefkosten tot een minimum kunnen worden terug
gebracht; het is m. i. de groote verdienste van den heer Zaalberg, dat
hij dat heeft ingezien. De agendeerder op een secretarie moet op de
hoogte zijn van de beteekenis van een ingekomen of uitgaand stuk; hij
moet ongeveer weten, welken loop de kwestie, waarover het stuk handelt,
zal nemen en welke plaats het ten slotte volgens het aangenomen systeem
in de aktenverzameling zal innemenmet die wetenschap voorzien kan hij
het stuk eerst goed indeelen. Het moet ook zijn werk zijn, op het stuk
verder toezicht te houden, het zooveel mogelijk te volgen op de wandeling
door de verschillende bureauxaan hem is het het beste toevertrouwd het
stuk te bewaren, wanneer de zaak, waarmede het verband houdt, van de
baan is, het te lichten wanneer het later weder geraadpleegd moet
worden het opnieuw op te bergen zoodra het van die tweede (of vol-
Dus niet als in een onzer groote steden, waar ieder bureau een sleutel
heeft van het nieuw archief en elke ambtenaar, hoog en laag, er naar hartelust in
kan grasduinen.
155
gende) wandeling teruggekeerd is. Dat daarvoor geen jongmaatje of geen
halve kracht te gebruiken is, spreekt van zelf. Behalve algeheele bekend
heid der gemeente-administratie is er een buitengewone accuratesse voor
noodig, verder een zeker overwicht over het andere personeel, en een
volharding, die zich niet neerlegt bij het een of ander gemakshalve ge
geven antwoord, dus feitelijk hetzelfde, wat van een goed archivaris
verlangd wordt. Derhalvewaarom dan niet eenvoudig de archivaris met
die taak belast? Deze heeft door zijn moeite met vroegere stukken ervaren,
tot welke bezwaren de tot nu toe ter secretarie gevolgde wijze van be
werking der stukken aanleiding geefthij kan dus laat het dan zijn in
overleg met den secretaris het beste nagaan, welke wijzigingen de
agendeering noodig heeft. Maar dan geen archivaris, die elke nieuwig
heid, hoe noodig ook, afwijst met een zich dood turen op de bezwaren,
die zulk een nieuw systeem met zich mede zou brengen, doch iemand,
die het „le mieux est l'ennemi du bien" weet toe te passen.
Men vergeve mij deze misschien al te uitgebreide inleidingwaar
evenwel in de laatste jaren de theorie der gemeente-administratie bezig is
zich om te zetten in praktijk, en waar bij die omzetting de eischen van
een richtig archivalisch beheer dikwijls op den achtergrond geraken, waar
daardoor ook de nieuwe systemen kans loopen, later even weinig te zullen
voldoen als de in aansluiting met de praktijk gevormde die heusch zoo
slecht nog niet zijn daar scheen het mij niet ongewenscht ook de
eischen van den archivaris wat op den voorgrond te plaatsen, tevens omdat
mijne werkzaamheden als zoodanig zich vooral tot het gebied der negen
tiende eeuw, dus van de invoering der tegenwoordige bevoegdheidsregeling
der gemeenten af, hebben bepaald.
Ter zake dan. De levensloop van elk stuk, te land gekomen in handen
van dengene, die het archief beheert, waarvan het volgens zijne bestemming
deel zal uitmaken, is in twee perioden te splitsen: de eene, wanneer de
zaak, waarover het stuk gaat of waarmede het zijdelings in verband staat,
in behandeling is, een tweede wanneer die zaak haar beslag heeft gekregen,
het stuk dus zijn dadelijk nut heeft verloren en slechts nog als bewijs
middel of als historisch document bij later onderzoek noodig is. In die
eerste periode komt het er betrekkelijk weinig op aan, waar een stuk later
zijn plaats vindt; het wordt her- en derwaarts geslingerd, komt nu eens
bij dezen, dan bij dien ambtenaar terecht, gaat uit handen van het college
of van den ambtenaar, tot wiens archief het behoort, tijdelijk over in dat
van een ander, wordt in een vergadering ter tafel gebracht, verhuist soms
van het eene dossier in het andere, kortom, leidt een echt nomadenleven.
Kan de kwestie als afgedaan worden beschouwd, dan komt het er op
aan het zoo te bergen, dat men het ieder oogenblik kan vinden, het dus
(archivalisch) vast te leggen. En juist bij dat vastleggen zien wij in ver-
