152
van 's Rijks wetten, benevens de als gevolg daarvan vervaardigde registers.
Moeten daarin ook de bovengenoemde bescheiden van militaire lichamen
en gezondheids-paperassen worden opgenomen? M. i. niet; die behooren
thuis in datgene, wat ter secretarie de hoofdzaak is: het archief van B. en W.
Moeilijk is het, positief op te noemen wat in dat archief eigenlijk hoort
door de hoogst omvangrijke taak, die art. 179 Qem.wet aan B. en W.
opdraagt; het beste en kortste omschrijft men den inhoud van dat archief
als bevattende alle secretariepapieren, niet behoorende tot
de archieven van Raad of Burgemeester.
Ook de stukken der commissiën van bijstand? Gedeeltelijk. Gevormd
tot het geven van advies met als secretaris den gemeente-secretaris
of een secretarie-ambtenaar ontvangen deze commissiën bijna geen stukken
dan van- en richten zij geen stukken dan aan B. en W. Waar verder de
belangrijkste hunner ingekomen stukken (die, ten fine van advies toegezon
den) weder moeten worden afgegeven, worden er dikwijls geen bepaalde
notulen gehouden en worden er evenmin minuten bewaardalles is toch
in het archief van B. en W. of van den Raad gemakkelijk weer te vinden.
Maar maken zij een archief, dan is er geen enkele reden dit, zooals het
heet, over het archief van den secretaris te laten loopen;
het is dan wel degelijk een zelfstandig archief, dat afzonderlijk bewaard
moet worden, zij het dan ook, dat verwijzing in den archief-inventaris van
B. en W. wenschelijk is.
Het archief van den secretaris, want is het niet psychologisch
juist, wanneer men hem, die die veelsoortige verzameling stukken, gericht
aan of afkomstig van de werkzaamheden van den Raad, B. en W. of den
Burgemeester, afzonderlijk bewaart en vervaardigt, op den voorgrond zet
en zijn principalen uitschakelt? Welnu, dan moet ook de archivaris niet
al te theoretisch zijn, maar den secretaris bij zijn regeling voorop zetten,
en het eerste hoofddeel van het archief noemen„archief gevormd onder
beheer van den secretaris", en daarachter de archieven van den ontvanger
en van de andere hoofden van takken van dienst en der commissies van
welken aard ook
Uit het bovenstaande volgt, dat men dat „secretarie-archief" weder
moet splitsen in dat van Raad, Burgemeester en Wethouders en Burge
meester 2)de daardoor ontstane regeling zal zich dan vrijwel aanpassen
aan de „Handleiding" en tevens niet al te veel afwijken van het model,
door Mr. S. Muller Fz. in zijn Utrechtschen inventaris gevolgd.
x) Het hier bedoelde systeem heb ik toegepast op het aan mijn zorg toever
trouwde Delftsche gemeente-archief, en tot nu toe zonder het geringste bezwaar.
2) De secretaris zelf maakt geen archief; schrijft of ontvangt hij brieven,
dan doet hij dat bijna altijd als in de plaats tredende van B. en W.; zijn archief valt
dus m. i. samen met dat van B. en W.
153
Hoe zit het nu met de onderverdeeling van het archief van B. en W.?
Ik meen, dat vooral hierin de verdienste van Mr. Muller gelegen is, dat
hij de aandacht heeft gevestigd op de indeeling van het jaarlijksch gemeente
verslag als grondlijn voor den inventaris, echter met deze mits, dat men
aan het hoofd zette dat, wat tot alle rubrieken kan worden gerekend
de notulen met de seriën in- en uitgaande brieven van algemeenen aard.
II.
Het terrein, waarop ik mij nu ga bewegen, is eenigszins glibberig.
Aan den eenen kant is het aantal systemen of zoogenaamde systemen
van indeeling der stukken in de laatste jaren zeer toegenomenaan den
anderen kant wordt het den archivarissen meestal hoogst kwalijk genomen,
wanneer zij zich daarmede bemoeien. De regeling en de berging van de
(feitelijk) onder den secretaris berustende stukken raakt de bevoegdheid
van het hoofd der secretarieaan den archivaris is alleen opgedragen de
hem toevertrouwde archiefdeelen zoo te bewaren, dat de secretarie „a la
minute" bediend kan wordende praktijk zegt men is hem toch
vreemd en daarom zal allicht zijn inmenging tot veel meer geschrijf aan
leiding geven dan noodig is, en dus tot grootere kosten. Maar hoe is
nu de toestand Zoo nu en dan wordt den archivaris een reeks bundels
en registers ter hand gesteld, waarmede de secretarie om de een of andere
reden verlegen zit, meestal omdat de ruimte ontbreekt Om de registers,
wier plaatsing tot nu toe werd geregeld naar de bureauplaats van hem,
die er het meest mede te maken had, en vervolgens al naarmate deze
persoon ze veel of weinig noodig had, systematisch te bewaren en ze
archivalisch te behandelen, dat wordt en zeer terecht aan den
archivaris overgelaten. Trouwens, daar zij gewoonlijk series vormen en
slechts bepaalde onderwerpen betreffen, is hunne archivalische berging
meestal zeer eenvoudig, mits slechts en dat is hier overal als een
hoofdbeginsel aangenomen de archivaris op de hoogte zij van de
bedoeling bij den aanleg dier aktenverzamelingen.
Maar hoe is het met de verdere stukken? Vóórdat plaatsgebrek den
secretaris tot afgifte dwingt, zijn de portefeuilles meestal jarenlang in
een kast opgeborgen geweestslechts nu en dan nam men er een stuk
uit, om het na gebruik meestal tegelijk met een stapel andere gelichte
stukken zoogenaamd op te bergen, terwijl er van zijne lichting geen boek
werd gehouden, en men dus niet weet, wie het er uitgenomen heeft,
wanneer en tot welk doel dat geschied is. Met dat al is de toestand er
niet beter op gewordenhier is een stuk in het geheel niet te vinden,
daar blijken de ontbrekende maar in een bundel achterin gelegd te zijn,
nog andere zijn in een verkeerde serie te land gekomen, terwijl op de
i) Beter is de toestand natuurlijk daar, waar de overbrenging jaarlijks plaats
heeft, zooals in Amsterdam en Vlaardingen.
