150
de- hoede van den secretaris moeten worden gesteld, en de archieven van de
andere hoofden van takken van dienst, d. w. z. den commissaris van politie
den architect (directeur van gemeentewerken of hoe hij anders moge genoemd
worden) en de hoofden der gemeentebedrijven. Ook de archieven der
commissiën, bij bepaalde wetten ingesteld, kunnen tot het gemeente-archief
worden gerekend, zooals bijv. die van den Schuttersraad, de Kamer van
Koophandel, de School- en Gezondheidscommissies en de Kamers van arbeid,
terwijl daarnaast de archieven van die vaste commissiën zijn te vermelden,
welke, benoemd uit en door den Gemeenteraad, dien Raad of B. en W.
in hun bestuur bijstaan.
Al die bij-archieven geven, afgezien van die der laatstbedoelde com
missiën, weinig moeite; al zijn zij gedeponeerd ter secretarie, toch zal
hunne scheiding van de verdere secretarie-papieren vrij gemakkelijk gaan
de grootste moeilijkheid van een goede regeling is echter gelegen in de
archieven van den Raad, Burgemeester en Wethouders, den Burgemeester
en de commissies van bijstand.
Laten wij beginnen met het Raadsarchiefin de eerste plaats moeten
daarin de notulen geplaatst worden, in de tweede plaats de bij den
Raad ingekomen stukken, voor zoover men niet öf het dossierstelsel heeft
gevolgd öf deze bescheiden in het archief van B. en W. heeft opgenomen.
Verdere stukken kunnen in genoemd archief geen plaats
vinden, vooral niet de uitgegane missiven. Zooals wij toch hiervoor
hebben gezien, zijn B. en W. belast met de uitvoering van 's raads besluiten,
en daartoe behoort in de eerste plaats het schrijven van de brieven, die
van 's raads besluiten het gevolg zijn.
Wanneer men ergens volgens het dossier-stelsel te werk is gegaan en
wanneer dus alle stukken, die op ééne zaak betrekking hebben, in één
bundel hun vaste plaats vinden, is het natuurlijk zeer onpraktisch om,
waar verreweg de meeste dokumenten tot het archief van B. en W. be-
hooren, alleen de aan den Raad gerichte missiven, die veelal de ruggegraat
of het sluitstuk van de verzameling uitmaken, afzonderlijk te bewaren.
Zonder noodzaak wordt daardoor het werk van hem, die later zulk een
dossier-zaak bestudeeren wil, bemoeilijkt. Aan den anderen kant zijn de
redenen, die bij chronologische bewaring der stukken tot samenvoeging
der ingekomen stukken van den raad met die van B. en W. leiden, ook
gemakkelijk te gissenwaar toch dikwijls het stuk ter afdoening in handen
van B. en W. wordt gesteld, waar het in andere gevallen hetzij dit
dadelijk na ontvangst geschiedt, hetzij het stuk eerst even in den Raad
komt naar B. en W. wordt gestuurd ten fine van advies, waar bij
afzonderlijke indeeling dikwijls hetzelfde stuk bij B. en W. als uitgegaan,
Alhoewel door het rijk benoemd, is hij m.i. geheel als een gemeente-ambtenaar
te beschouwen.
151
bij den Raad als ingekomen voorkomt en waar ten slotte de Raad geen
uitgegane missives kent, is de handeling van den secretaris om „dan maar
de ingekomen stukken van den Raad op te nemen in die van B. en W.
te begrijpen zij het dan ook streng theoretisch niet te billijken.
Het archief van den Burgemeester is een bespreking overwaard door
de eigenaardige stelling, die deze autoriteit in de gemeentehuishouding
inneemtnotulen vinden wij er natuurlijk niet in iemand vergadert niet
alleen, maar toch is het belangrijk genoeg. Niet slechts hoofd van den
Raad en het college van B. en W., in welke positie hij alle aan die lichamen
gerichte brieven opent (art. 67 gem.wet), in spoedeischende gevallen voor-
loopig onderzoek verricht (art. 68), alle uitgaande stukken teekent (art. 69),
met de uitvoering hunner besluiten belast is (art. 70) en in rechtsgedingen,
de gemeente betreffende, haar vertegenwoordigt (art. 71), is hij volgens
de artikelen 188 en 190 zonder de wethouders met de politiezaken belast,
en treedt hij dikwijls persoonlijk op als „rijkskruier", om een meer en
meer gangbare uitdrukking te gebruiken. Moeten nu alle aan hem gerichte
of van hem uitgaande brieven afzonderlijk bewaard blijven? Streng theo
retisch zeker ja, maar de praktijk verzet er zich m. i. tegen. Bij het volgen
van het dossierstelsel zou men enkele inlichtingen, die de Burgemeester
kortheidshalve persoonlijk vraagt of die hem, betrekkelijk on-officieel,
persoonlijk worden gegeven, weer bij de Burgemeesters-stukken moeten
zoeken, terwijl de hoofdzaak in het dossier van B. en W. (den Raad) ligt;
is het dan niet natuurlijk, dat men die inlichtingen beschouwt als gevraagd
door of gegeven aan dat college? Maar ook verder schijnt het mij toe
niet anders dan van zelf te spreken, dat de zaken, die B. en W. betreffen,
niet gemengd worden tusschen die, welke den Burgemeester alleen aangaan
en welke meestal politiezaken zijn of hem in zijn bovenbedoelde functie
van rijkskruier bereiken, vooral daarom omdat met die zaken B. en W.
zich dikwijls niet mogen bemoeien. Toch kan de scheiding nog
zeer moeilijk zijnbij de Militiewet bijv. wordt er een scherp onderscheid
gemaakt tusschen zaken, ter afdoening aan den Burgemeester en die ter
afdoening aan B. en W. opgedragenmaar in de administratie zullen al
deze stukken wel door één persoon of één bureau worden verricht, ja, de
verschillende besluiten zullen dikwijls in één register worden opgeteekend
in de Gezondheidswet is eenzelfde systeem te herkennen. In de praktijk
is dan ook in die gevallen de scheiding tusschen Burge
meesters-archief en dat van B. en W. niet door te voeren:
de stukken moeten worden opgenomen in één serie en alhoewel dit
met de kwestie in geen verband staat, wil ik hier toch even mijne meening
weergeven liefst geheel afgescheiden van de overige bescheiden.
Het Burgemeesters-archief bevat dan alleen die stukken, welke hem worden
toegezonden of van hem uitgaan als hoofd der politie of als uitvoerder
