90
zal het noodzakelijk zijn, om als hoofdwoord een woord te gebruiken, aan
welks begrip eene eenigszins ruimere beteekenis te hechten is dan in het
onderhavige geval noodig, misschien zelfs wenschelijk is. En nu ligt de
mogelijkheid voor de hand, dat men later achter dat gevormde woord ook
andere, daarmede gelijksoortige onderwerpen zal gaan plaatsen,
ja, als men streng consequent de zaak wil opvatten, ook zou moeten
plaatsen.
Het gevormde woord Stadsbestuur kan hier als voorbeeld dienst
doen. Zooals hierboven bepaald is, komen achter dat gevormde woord de
resolutiën (notulen), van wege de verschillende met het hoofdbestuur der
stad belaste collegiën gehouden, de ingekomen en de minuten van uitgaande
brieven, de requesten bij haar ingekomen enz. Maar hoe verlokkend wordt
het nu, om achter dit zoo duidelijk sprekende woord alles te gaan
plaatsen, wat verder betreffende de Vroedschap, de Burgemeesteren en
Maires, de ambtenaren enz. enz. in den inventaris voorkomt; zij allen toch
maakten in zekeren zin deel uit van het bestuur der stad. En door dit
alles nu onder een woord te vereenigen, zou ongetwijfeld een geheel
gevormd worden, dat zeer doelmatig een beeld zou geven van de Samen
stelling en de geschiedenis van het Stadsbestuur in de verloopen eeuwen.
Maar hier schuilt nu het groote gevaar, dat men ter wille van het verkrijgen
van een goed overzicht, van een schoon geheel, het eigenlijke doel van
den arbeid zou gaan vergeten, dat niet is een systematische index,
waarin alle gelijksoortige groepen van onderwerpen kunnen en
moeten vereenigd worden, maar een alphabetise lie, waarin de
Vroedschap, de Burgemeester, de ambtenaren enz. met
hunne notulen, brieven, rekeningen enz. elk op hunne alphabetisch juiste
plaatsen moeten gevonden kunnen worden. Eenmaal op den weg der
systematiek afgedwaald, een gevaarlijke weg, omdat zij voor den
samensteller van een index ongetwijfeld een wetenschappelijk schooner veld
te bearbeiden geeft dan het dorre en prozaïsche alphabetische terrein,
is het einde niet te zien. Daar het vaststaat, dat een alphabetische index
met een systematische nooit te vereenigen is, moet bij het samenstellen
van de eerste elk denkbeeld van systematiek streng geweerd worden en
dit te eerder, wanneer een index gemaakt wordt op een archief-inventaris,
die zelf reeds systematisch is bewerkt. Een index mag geen terugslag zijn
op een inventaris, maar moet eenvoudig een wegwijzer en klapper zijn van
hetgeen daarin te vinden is.
29. Het samenvoegen van zaken onder één hoofd
woord is in den regel niet wenschel ij k. Alleen voor
zaken, die door hunnen aard gelijksoortig, maar daarbij
ook in hunne aanduiding gelijknamig z ij n, is samenvoe-
91
ging onder één hoofdwoord mogelijk, zelfs in enkele
gevallen noodzakelijk.
Het karakter van klaren eenvoud, dat een index nimmer verliezen
mag, verbiedt elke ingewikkelde inkleeding en elke samenvoeging van
zaken, die den onderzoeker kan noodzaken, om te gaan overleggen, onder
welk woord eene door hem gezochte zaak ondergebracht zou kunnen
zijn. Men zou b.v. kunnen uitgaan van de gedachte, om groepen van
gelijksoortige zaken onder één algemeen hoofdwoord te vereenigen, en
om de onderdeden van zulk eene algemeene zaak daarna elk afzonderlijk
(weder alphabetisch) onder dat hoofdwoord te plaatsen b.v. onder
Ambtenaren: Kameraar, Schutmeester, Secretaris, Thesaurier enz.
Belastingen: Accijnsen, Dienstbodengeld, Generale middelen,
Straatgeld, enz.
Onderwijs: Akademie, Hieronymusschool, Parochiescholen enz.
De samenstelling van een index op deze wijze is echter beslist te
verwerpener zou door zulk eene behandeling te veel gegeneraliseerd
moeten worden, het zou den onderzoeker noodeloos lastig gemaakt worden
terwijl de index het karakter van eenvoud en duidelijkheid zou verliezen.
Om hiervan het bewijs te leveren, kan het woord „Ambtenaar" als voor
beeld dienen. Het samenvatten onder dit hoofdwoord van alle personen
in den dienst eener gemeente is weder aanlokkelijk en zou in zeker
opzicht eene gelukkige gedachte genoemd kunnen wordenwant de
daardoor verkregen lijst zou een duidelijk overzicht kunnen geven van
het geheele personeel, dat in den loop der eeuwen aan het bestuur
eener stad verbonden was. Maar daargelaten de vraag, of men hier,
ter wille van een schoon geheel, zich niet gaat begeven op den weg
van een systematic chen index, ook nog daargelaten, dat bij
consequente doorvoering der gedachte, een groot deel van den inventaris
van een gemeente-archief gevoegelijk achter het woord „Ambtenaren"
eene plaats zou kunnen vinden (men denke slechts aan de talrijke
bemoeiingen van den kameraar en den thesaurier), schuilt hier eene
andere, eene grootere moeielijkheid. W i e waren in de vorige eeuwen,
in den striktsten zin van het woord, ambtenaren eener gemeente? Kan
en mag men daaronder verstaan alle personen, door het stadbestuur
benoemd, of die in eenigen tak van gemeentedienst werkzaam waren of
die van wege de stad een salaris ontvingen? Dit ware moeielijk vol
te houden. Professoren en predikanten werden, te Utrecht althans,
door de Vroedschap benoemd en ontvingen van de stad, althans ge
deeltelijk, hun salaris; algemeen bekend is het schippersambt der veren,
dikwijls vergund aan personen uit de voornaamste kringen, of somtijds
Zie over dergelijk systeem: F. von Löher, Archivlehre. S. 394.
