86
Ook in gevallen, wanneer eene zaak èn een persoon of eene plaats
de hoofdgedachten in één nummer vormen, geldt de bovenstaande bepaling.
25. Woorden van te alge m eene strekking (zooals
resolutiën, notulen, manualen, rekeningen, brieven,
requesten, adviezen, memoriën, overeenkomsten,
verdragen, plakkaten, akten, instruct iën, voor
stellen, 1 ij sten en andere der gel ij k e woorden) ko
men voor afzonde r 1 ij ke opneming als hoofdwoord
in den index niet in aanmerking, wanneer zij in
den inventaris vermeld worden in verband met andere
zaken of personen.
Deze vereischt eene uitvoerige toelichting. De bedoeling van het
daarin bepaalde is, ongewenschte en ongemotiveerde uitbreiding van den
index te voorkomen. Tot verklaring van deze bedoeling kan het woord
resolutiën als voorbeeld dienen.
Elk college, dat met een deel van het stadsbestuur was belast, het
bestuur van elke stichting en van elke corporatie, redigeerde zijne
resolutiën of notulenin een groot aantal nummers van den inventaris
eener stad zal dus het woord resolutiën voorkomen als hoofdgedachte.
Ging men nu op de gewone wijze hierbij te werk, dan zou het woord
resolutiën ook evenveel malen als hoofdwoord in den index moeten
opgenomen worden, als er namen van lichamen in den inventaris voor
komen. Deze methode zou echter nog afgezien van de aanzienlijke
plaatsruimte, die daardoor in beslag zou genomen worden onpraktisch
zijn. Resolutiën bevatten de geschiedenis van het lichaam, dat ze liet
samenstellenspeciaal tot het bestudeeren van de geschiedenis van dat
lichaam, zullen dus de resolutiën te eeniger tijd geraadpleegd worden;
uit den aard der zaak zal dus een onderzoeker het meest gebaat zijn,
wanneer die stukken in den index te vinden zijn op den naam van
het lichaam, welks geschiedenis zij bevatten. Deze bepaling geeft nog een
tweede voordeel. Het lichaam, dat de resolutiën deed samenstellen, bezat
betreffende zijne geschiedenis en administratie ook nog andere stukken
brieven, rekeningen, memoriën enz., en als men nu met al deze stukken
op dezelfde wijze handelt, komt de geheele geschiedenis van het lichaam
in den index op ééne plaats bijeen, terwijl zij anders op tien of twaalf
plaatsen verspreid zou voorkomen. Alles, wat een inventaris bevat aan
zaken, die door de in deze opgenoemde en andere dergelijke woorden
van algemeene strekking worden aangeduid, wordt derhalve gebracht op
den naam van het lichaam, waarop die zaken betrekking hebben, op den
naam van den persoon, waarmede zij in verband staan, of op het hoofd
onderwerp, waarmede zij verband houden.
87
Moeten de in deze genoemde woorden en andere van gelijke
strekking dan in het geheel niet in den index voorkomen Stellig
wel, en wel om meer dan eene reden. In de eerste plaats mag de naam
eener zaak, die in het te indiceeren werk voorkomt, in den index niet
onvermeld blijven. Om aan dezen eisch te voldoen en toch de klip van
noodelooze uitbreiding te ontzeilen, wordt het woord „Resolutiën",
als het in verband met het zoo even besprokene voorkomt, in den index
opgenomen en daarachter de verwijzing geplaatst: Zie: Aalmoeze
nierskamer, Ambachtskamer, Burgerkrijgsraad enz.
Door deze methode wordt tevens den onderzoeker een controle-middel
aan de hand gedaan, dat inlichting geeft, of de resolutiën van een college,
waarvan aan den onderzoeker de juiste naam niet bekend is, in den
inventaris voorkomen.
Een tweede reden, waarom de woorden resolutiën e.a. in den
index eene plaats moeten hebben, is, dat het kan voorkomen, dat de
resolutie, het request, de rekening enz. zélf het onder
werp kan zijn, waarover gehandeld wordt, b.v. een besluit over het
houden, bewaren of overschrijven van resolutiën, over den vorm van
requesten, over de inrichting of over de verplichting van het opnemen
van rekeningen enz.
26. Namen van kleine ambten en bedieningen,
die op zich zelf geene historische beteeken is hebben,
worden niet in den index van zaken opgenomen, maar
geplaatst achter den naam van het college of de in
richting, waarbij het ambt of de bediening bekleed werd.
In archiefinventarissen zullen herhaalde malen stukken voorkomen
betreffende sollicitatiën, aanstellingen, instructie's enz. van klerken, boden,
concierges, knechts enz., bij verschillende takken van gemeentedienst of in
inrichtingen werkzaam. Deze kleine ambten en bedieningen hebben op
zich zelf geene historische beteekenis, en de afzonderlijke opneming dezer
namen in een index zou dus zonder nut zijn. De vermelding verkrijgt
echter wel waarde, wanneer dit geschiedt bij den naam van het college
of de inrichting, waaraan zij verbonden warenwant in dat geval kunnen
zij waarschijnlijk eenig licht werpen over de wijze, waarop het beheer van
de inrichting gevoerd werd.
27. Het is nuttig, om in den index als hoofd
woord denzelfden naam voor eene zaak te gebrui
ken, waarmede deze in het te indiceeren werk voor
komt; alleen wanneer omstandigheden het bepaald
noodig maken, mag hiervan worden afgeweken.
