110
na nauwkeurige wikking en weging van de technische termen een
goede vertaling te bezorgen van diens „Leitfaden", die met den tweeden
prijs bekroond werd op de tentoonstelling te Dresden in 1903. In enkele
noten hadden dan de Zaandamsche afwijkingen kunnen worden aangegeven.
Waarschijnlijk zouden vele gemeente-ambtenaren met mij den heer
Zaalberg hiervoor ten zeerste erkentelijk geweest zijn. En gedachtig aan
het: on prend le bien oü on le trouve, kunnen wij de goede details
van de regeling der spoorweg-administratiën en bibliographische instituten,
die voor ons bruikbaar blijken, dan later nog altijd overnemen.
Dit wilde ik over het werk in zijn geheel zeggen.
Nu speciaal het aan mijn adres gerichte.
In de eerste plaats verwijt de heer Zaalberg mij, dat in het nieuwe
stelsel, zooals dat door mij werd omschreven, de voorstanders van dat
stelsel het niet kunnen herkennen. Een ernstig verwijt inderdaadDat
ik met opzet de zaak verkeerd zou hebben voorgesteld, daarvan zal mij
de heer Zaalberg niet willen betichten. Blijft dus onwetendheid als
oorzaak. Maar ook dat is op zich zelf al erg genoeg. Wederom zal de
heer Zaalberg niet willen beweren, dat ik geen moeite genoeg gedaan
heb om, mij in het stelsel in te werken. Of mijn verkeerde voorstelling
dus ligt aan mijn onmacht om het te begrijpen dan wel aan die van de
apostelen om het aan buitenstaanders begrijpelijk te maken, kan ik moeilijk
beslissen, maar voor de eenvoudigheid van het stelsel pleit dit zeer zeker niet.
Verder zegt de heer Zaalberg, dat ik de zaak op haar hoofd zet,
omdat ik eerst het decimale stelsel en daarna pas het zoogenaamde dossier
stelsel heb behandeld. Maar, mijn waarde heer Zaalberg! ik was door
het Bestuur van de Vereeniging van Archivarissen uitgenoodigd, om te
spreken over de toepassing van het decimale stelsel bij de
registratuur van gemeente-administratiën, en het sprak dus van zelf, dat
dit de hoofdschotel van mijn voordracht moest zijn. Tevens wijs ik er
op, dat volgens Uw eigen Voorwoord de U gegeven opdracht van de
Ned. Vereeniging voor Gemeentebelangen zich bepaalde tot het bewerken
van een brochure, waarin het belang van het decimale stelsel,
speciaal voor de gemeente-administratie, werd uiteengezet.
Met genoegen heb ik verder van den heer Zaalberg vernomen, dat
een dossier van het nieuwe stelsel alleen stukken bevat, die betrekking
hebben op dezelfde zaak. Ik merk daartegen echter op, dat dit niet
geldt van de bijzondere dossiers (blz. 23 en 24), die gesplitst kunnen
Ik betwijfel b.v., of de Duitschers onder Akten altijd hetzelfde verstaan
als wij onder dossiers, en herinner aan het bestaan van woorden als Akte n-
heft, Aktenbiindel enz. De heer Michalski spreekt van »Sammelheften,
welche im amtlichen Verkehr gewöhnlich Akten genannt werden«.
111
worden en g e 1 ij k s o o r t i g e zaken bevatten, en voeg er met alle gerust
heid aan toe, dat van dit misverstand de schuld tenminste niet bij mij ligt.
En natuurlijk wordt daarmede het indertijd door mij geopperde
bezwaar weer van kracht, namelijk dat er dan tallooze dossiers zullen
komen, alle bestaande uit slechts enkele stukken, die door de omslagen in
volume waarschijnlijk meer dan verdubbeld worden. Ook moet ik er den
heer Zaalberg wederom opmerkzaam op maken, dat bij ons principiëel
tegen dossiers niet het minste bezwaar bestaat, maar dat het dan ook
werkelijk dossiers moeten zijn en niet omslagen met een of twee stukken
er in! Deze worden, ik blijf er bij, beslist veel beter en veel praktischer
met andere stukken in chronologische of numerieke volgorde gerangschikt
en dan ingebonden. En nu geef ik toe, dat het momenteel eenig gemak
kan geven, als eenige stukken, op eenzelfde onderwerp betrekking hebbende,
den aanvrager dadelijk in één omslag kunnen worden ter hand gesteld
maar het opzoeken van deze weinige genummerde stukken in het gebonden
deel, waarin een klapper dadelijk den weg wijst, zal nu toch heusch geen
noemenswaardig bezwaar kunnen zijn. En over eenige jaren zullen deze
zelfde stukken nog met even zoo weinig moeite terstond gevonden kunnen
worden, terwijl ik voor mij, bij invoering van het dossiersysteem, daar in
geenen deele voor zou durven instaan.
Is evenwel het aantal stukken betreffende dezelfde zaak werkelijk zoo
groot, dat zij een blijvende gezamenlijke bewaring verdienen, welnu laat
ze dan bij elkaar met verwijzing naar de ontbrekende nummers in de serie
van ingekomen en minuten van uitgaande stukken, of nog beter (de heer
Zaalberg roemt zoo zeer het nut van den cyclostyle) maak daar afschriften
van en laat deze een dossier vormen. Bij het groot aantal stukken trou
wens, die tegenwoordig gedrukt bij de leden van den Raad circuleeren,
zal het maken van afschriften niet eens zoo heel dikwijls behoeven voor
te komen. Ik vrees dan ook geenszins, dat de handhaving van het oude
stelsel met toepassing van alle moderne verbeteringen, den geregelden
gang van zaken in onze gemeentelijke administratie zal tegenhouden. En
ook de heer Michalski, die trouwens geenszins absoluut afkeerig is van
het binden der stukken zal in dezen zijn oordeel wel wijzigen, vooral
als hij weet, dat de meeste stukken eerst worden ingebonden, nadat de
betreffende zaak geheel en al afgehandeld is.
Wat verder het verband tusschen de notulen en de daarbij behoorende
ingekomen en minuten van uitgaande stukken betreft, ook hierin heeft de
heer Zaalberg mij niet overtuigd van het nut van het nieuwe stelsel.
Ik wijs b.v. op den volgenden zin, S. 51»Da im Laufe der Jahre die
einzelnen Aktenstiicke sich nach Banden (Volumen) vermehren und dadurch mit
der Zeit eine Ueberfülling der Facher eintreten könnte, ist nur der jedesmalige
neueste Band in der laufenden Registratur aufzubewahren".
