108
den heer Zaalberg hoogelijk gewaardeerd worden. Zoo komt het dan
ook, dat deze hem het patronaat over zijne brochure heeft opgedragen en
tevens, dat uittreksels uit zijne (Otlet's) studiën, die hoewel sommige nog
slechts in voorbereiding zijn, op zeer beslisten toon de rangschikking der
stukken in de methodische volgorde naar de onderwerpen aanprijzen, in de
brochure zijn opgenomen.
Nu zou daar natuurlijk niet het minste tegen zijn, indien de heer
Otlet, niettegenstaande zijn bibliografischen werkkring, blijk gaf, dat hij
ook in de gemeentelijke administratie, zoowel theoretisch als praktisch,
doorkneed was. Dan, maar ook alleen dan, zouden wij den heer Zaalberg
dankbaar zijn, dat hij ons in de gelegenheid gesteld heeft, ons licht aan
dat van den heer Otlet te kunnen ontsteken. Maar dit is, naar het mij
voorkomt, niet het geval.
Zeker, de heer Otlet toont wel, dat hij onze bezwaren tegen het
dossier-stelsel beter begrijpt dan menigeen hier te lande. Doch de
manier, waarop hij ze meent te kunnen ondervangen, en de motiveering
daarvan wil mij geenszins bevallen. Ik ga zijne eerste drie bijdragen
met stilzwijgen voorbij, daar deze meer algemeene beschouwingen bevatten
en bepaal mij tot enkele belangrijke punten uit de vierde. B.v. zegt de
heer Otlet (blz. 55)„Nadat de stukken van vijftig tot honderd jaren
oud zullen zijn geworden, worden zij gewoonlijk naar de oude archieven
overgebracht, en daar zijn zij in de allereerste plaats ten dienste van den
historicus. Het is duidelijk, dat zij daar zelden zullen geraadpleegd
worden" Met den laatsten zin heeft hij natuurlijk het oog op de
administratie, die dus zijns inziens weinig belang heeft bij alle stukken,
ouder dan vijftig of honderd jaren. Uit eigen ervaring weet ik, dat dit
beslist niet het geval is en dat van wege het Raadhuis, zoo niet dagelijks
dan toch herhaaldelijk, oudere stukken geraadpleegd worden over erfpachten,
recognitiën, rechtstoestanden van perceelen, van vischwater, rietvelden,
buitengorzen enz. enz.
Verder beweert de heer Otlet en dat is mijn grootste bezwaar
tegen zijn betoog dat het dossierstelsel niet in strijd is met het „respect
des fonds" en dat, waar in groote gemeenten elke diensttak een afzonderlijke
registratuur vormt, een rangschikking naar de onderwerpen hiervan een
logisch gevolg moet zijn (blz. 56). Tegen het eerste wil ik opmerken,
dat dan toch in kleinere gemeenten ter wille van het dossierstelsel alle
brieven van en aan den Raad, B. en W., den Burgemeester, den Secretaris,
den Ontvanger enz. door elkaar worden gehaspeld. En wat het tweede
betreft, herhaal ik wat ik vroeger schreef, namelijk dat door het bestaan
van afzonderlijke commissiën op natuurlijke wijze archieven gevormd
9 Ik mag aannemen, dat de vertaling correct is, daar de heer Otlet zelf er
zijne sanctie aan heeft gehecht.
109
worden, die in hoofdzaak betrekking hebben op een bepaalde categorie
van onderwerpen. Dit wil zeggen, dat alle stukken aan een bepaalde
commissie gericht en de minuten van uitgaande stukken van diezelfde
commissie een afzonderlijk archief uitmaken. Maar dat sluit nog geenszins
een rangschikking naar de onderwerpen in zich. IntegendeelIk zelf ben
secretaris van een Raadscommissie van bijstand met een eigen administratie
en ik kan den heer Oti et de verzekering geven, dat deze niet naar de
onderwerpen gerangschikt is en dat, niettegenstaande er slechts enkele
werkelijke dossiers in voorkomen, dit voor een snelle afdoening van zaken
geen bezwaar oplevert
De heer Otlet zal het mij daarom ten goede houden, dat ik, met
waardeering van zijn ijver voor de goede zaak en met erkenning van de
juistheid van enkele zijner opmerkingen, vooralsnog eenigszins huiverig ben
om hem als hervormingsapostel voor onze gemeentelijke administratie te
aanvaarden.
Dan stel ik voorshands meer vertrouwen in de uitspraak van den
heer Michalski, den Duitschen gemeente-ambtenaar, die eerst na 12 jarige
praktische ervaring zijn stelsel in het licht gaf. Maar deze is er dan ook
van doordrongen, dat de kwestie niet ernstig genoeg kan worden opgevat.
Terecht haalt de heer Zaalberg op blz. 8 de volgende woorden van hem
aan„Zal die hervorming een beduidende verbetering en blijvend nut
brengen, dan moet zij op goede grondslagen berusten. Wanneer een
nieuw geordende registratuur, na betrekkelijk korten tijd, weder tot een
toestand, die het goede overzicht onmogelijk maakt, terugkeert, dan blijkt
daaruit, dat de arbeid niet goed is begonnen, en dat, zoowel moeite als
kosten, zonder blijvend resultaat zijn aangewend. Daar de voor de
doelmatige uitvoering van een zoo gewichtigen en omvangrijken arbeid
vereischte ervaring eerst na verloop van jaren op grond van
eigen werkzaamheid op dit gebied kan worden verworven,
zijn er slechts weinige ambtenaren voorhanden, die daarover beschikken".
Welnu, een van die weinige ambtenaren hier te lande is de heer
Zaalberg zelf. Zou het ons daarom niet veel meer ten goede zijn ge
komen, als deze niet zoo bescheiden ware geweest, maar zich meer op
den voorgrond had geplaatst, door ons thans eens duidelijk en in alle
bijzonderheden te vertellen, wat en hoe men nu eigenlijk doet op
het Raadhuis te Zaandam Of misschien ook, aangezien daar volgens
des heeren Zaalberg's verklaring de door Michalski voorgestane inrichting
zoo goed als geheel is overgenomen, had hij kunnen volstaan met ons,
9 De bewering van den heer Otlet, »dat de stukken van particuliere admi-
nistratiën geen historische waarde hebbern, laat ik, temeer daar de kwestie van het
historisch belang niets ter zake afdoet, natuurlijk geheel voor zijne rekening.^
