26
rubrieken als deze ingedeeld. In sommige gemeenten heeft men dit
systeem korteren of langeren tijd aangehouden. De sporen er van vindt
men, naar men mij mededeelt, terug in groote kartonnen doozen gevuld met
losse papieren, die alle op gelijksoortige onderwerpen betrekking hebben.
In de meeste administratiën evenwel is men spoedig tot het oude
systeem teruggekeerd. Wellicht zou het de moeite waard zijn na te gaan,
of voor dezen terugkeer tot het oude nog andere redenen dan afkeer van
alles wat Fransch was den doorslag hebben gegeven.
Het omslagstelsel zelf is dus heel geen nieuwigheid in onze gemeente
administratie. Evenmin nieuw is het voorgestelde kaartensysteem van den
klapper. Zooals bekend, zijn de losse kaarten ter vervanging van gebonden
indices reeds lang bij tal van instellingen in gebruik. Wèl nieuw daaren
tegen en logisch volgend uit den aangenomen index, is de wijze van
rangschikking der omslagen, niet alphabetisch, doch eenvoudig in volgorde
van de nummers van den universeelen index. Daardoor houdt men de
gelijksoortige onderwerpen bij elkander, terwijl het op de plaats leggen
van de omslagen in een onveranderlijke numerieke orde zeer gemakkelijk is-
De nadeelen van dit omslag-systeem zijn echter geenszins over het hoofd
te zien. Ten eerste toch zal door invoering van dat systeem het verband
tusschen de notulen en de daarbij behoorende ingekomen stukken hopeloos
verbroken worden. Verder zal daardoor onmogelijk worden, om voortaan
in een besluit een stuk aan te halen ofte resumeeren door „Fiat insertio"
want in het nieuwe systeem verhuist het betreffende stuk naar den omslag
en kan men dus in het besluit niet meer met een korte verwijzing volstaan.
Integendeel zal men in de meeste gevallen de insertiën dubbel zoo uit
voerig moeten maken, als zij begrijpelijk zullen zijn. Ook zal het bezwaar
zich voordoen, dat vele onderwerpen betrekking hebben op twee rubrieken.
Worden zij nu tot een bepaalde afdeeling gebracht, dan zijn zij voor de
andere vrijwel verloren, daar verwijzing hierin slechts gedeeltelijk tegemoet
kan komen. Dan de splitsing van de omslagen, die telkens gewijzigde
opberging en nummering met zich brengt, en waarbij onnauwkeurigheid
of nalatigheid groote verwarring tengevolge moet hebben. Maar ook de
raadpleging alleen van die millioenen losse stukken zal reeds een doorloopend
gevaar voor verwarring opleveren, in tegenstelling met de gebonden
stukken, waarbij de niet te verbreken volgorde een voordeel is, dat inder
daad ruimschoots opweegt tegen het eenigszins lastiger gebruik. Hierbij
komt nog, dat men eigenlijk nooit de zekerheid heeft, dat het nummer
van een omslag nu werkelijk het definitieve is, zoodat inmiddels nooit
naar dezen omslag of een der inliggende stukken verwezen kan worden.
Men ziet, ik rep hier alleen van de bezwaren, die zich zullen voor
doen bij raadpleging der stukken, zoolang deze nog berusten bij de loo-
pende administratie. Dan moet niemand onzer zal het ontkennen
27
alles in het werk worden gesteld om die raadpleging zoo gemakkelijk
mogelijk te maken. Maar hierin zal door overbrenging der stukken naar
den archivaris geen verandering komenook dan blijft het praktisch nut
de hoofdzaak, terwijl de belangen van historische onderzoekingen de
Handleiding zegt het met zooveel woorden slechts in de tweede plaats
in aanmerking komen. Wat dus voor den secretarie-ambtenaar de raad
pleging der stukken vergemakkelijkt, zal dat in den regel evenzeer voor ons
doen. De vraag is maar of het omslagstelsel daartoe in staat is. En dan
moet m. i. het antwoord beslist neen luiden.
Door een Bestuurslid van de Nederlandsche Vereeniging voor Ge
meentebelangen werd er indertijd op aangedrongen, dat de Registratuur
commissie ook hare aandacht zou wijden aan de kleinere gemeenten, die,
zooals hij terecht opmerkte, natuurlijk met een zeer eenvoudig stelsel van
registratuur zouden kunnen volstaan. Nu, voor kleine gemeenten zal het
thans voorgestelde stelsel met de tallooze omslagen en den uitgebreiden
index, die èn voor de kleinste gemeente èn voor de grootste dezelfde zal
zijn, zonder eenigen twijfel een ontzaglijke hoeveelheid noodeloozen omslag
meebrengen. En voor groote gemeenten, waar door het bestaan van
afzonderlijke commissiën op natuurlijke wijze archieven, betrekking hebbende
op een bepaalde categorie van onderwerpen, gevormd worden, schijnt mij
juist daarom reeds de gedwongen splitsing van het hoofdarchief ten eenen
male overbodig.
Wat de administratie der groote gemeenten betreft, spreekt het trouwens
van zelf, dat de bescheiden van elke zelfstandige registratuur en van elke
commissie van bijstand als afzonderlijke archieven dienen te worden geres
pecteerd en bewaard. De tijd toch, dat men gedachteloos alle stukken,
die over een bepaald onderwerp bij verschillende autoriteiten waren inge
komen, door elkaar haalde, is thans gelukkig voorbij. Bij personen, die
zich beijveren voor een nieuwe organisatie der gemeente-archieven, mag
men althans veronderstellen, dat „le respect des fonds" door hen streng zal
worden in acht genomen. In groote gemeenten zal men dan bij invoering
van het decimale stelsel naast elkaar krijgen verschillende archieven, alle
bestaande uit reeksen van omslagen, die ten deele dezelfde nummers
dragen als die van de centrale administratie. En nu kan men de omhul
sels door verschil van kleur uit elkaar houden. Maar de inliggende
stukken? Meent men werkelijk, dat ook deze bij herhaalde raadpleging
steeds weer op hun plaats gelegd zullen worden? Of zal niet veeleer
een ambtenaar de met een bepaald doel bij elkaar gesleepte stukken, hetzij
door nalatigheid, hetzij met opzet om het maken van afschriften te ontgaan,
ook in het vervolg rustig bij elkaar laten In dat geval zou het decimale
stelsel niet alleen overbodig, maar zelfs gevaarlijk worden.
Mocht echter onverhoopt dit stelsel ingang vinden, dan zal onzerzijds,
