24
gezien mag worden, duidelijk te doen uitkomen, zal ik mij veroorloven
in het vervolg het woord d o s s i e rstelsel te vervangen door omslag-
stelsel. Daardoor wordt dan tevens aangeduid, dat de stukken volgens
dit stelsel bewaard worden in omslagen, terwijl, zooals later blijken zal,
op elke verzameling ook onze archiefterm omslag (gering aantal stukken
-j- omhulsel) van toepassing is.
De kern nu van dit stelsel is de volgende
De stukken worden bij het inkomen gerangschikt in onderscheiden
omslagen. Elke omslag bevat een onderafdeeling van het kader, dat voor
de geheele administratie is vastgesteld. Dit kader is gevormd op de vol
gende wijze. Alle onderwerpen, die bij de administratie zich kunnen
voordoen, zijn gesplitst in tien hoofdrubrieken, deze weer in tien onder-
afdeelingen, deze weer in tienen enz. enz., tot zoover men verkiest. Met
andere woorden voor het samenstellen van dit kader, dat als een univer-
seele klapper voor alle Nederlandsche gemeente-administratiën moet dienen,
is tot leiddraad genomen het boven aangegeven decimale stelsel van boek-
indeeling, met gebruikmaking van dezelfde klassificatienummers, die tevens,
voor het vormen der onderafdeelingen, op dezelfde wijze gerangschikt
worden.
De geheele voorraad stukken wordt derhalve verdeeld in omslagen,
die elk een nummer dragen, dat hetzelfde is als dat, hetwelk voor de
betreffende rubriek in den algemeenen index is aangenomen. Komt dus
b.v. een stuk in, dat over een brug handelt, dan zie ik op den index,
onder welk nummer de rubriek Bruggen gerangschikt is, en leg dan dit
stuk, voorzien van dat nummer, in den omslag, die hetzelfde nummer
draagt. Ook alle andere stukken over deze brug, zoowel ingekomen als
minuten van uitgaande stukken, extracten van besluiten hierover enz.,
worden in denzelfden omslag gelegd. Maar ook bescheiden over een
andere brug worden in dezen zelfden omslag opgeborgen. Dit duurt zoo
lang, totdat men bemerkt, dat de inhoud voor het gemakkelijk terugvinden
van een bepaald stuk te groot wordt. Daar namelijk elk stuk geen af
zonderlijk nummer heeft, moet men öf voor eiken omslag een lijst van
den inhoud (rotulus) vervaardigen öf men moet zorg dragen, dat elke
omslag slechts een beperkte hoeveelheid stukken bevat. Om dit laatste te
bereiken is het noodig geleidelijk over te gaan tot de onderklassificatie
der stukken van eenzelfden omslag. Daartoe voegt men aan de klassifi
catienummers, die reeds op de stukken en omslagen zijn aangebracht, een
nieuw cijfer toe, rechts van de reeds gebruikte. Draagt b.v. de omslag
Bruggen het nummer 624, en wordt de voorraad stukken te groot, welnu,
dan splitst men de verzameling in 624.1 Draaibruggen; 624.2 Ophaal
bruggen; 624.3 Transbordeurs enz. Wordt nu ook éen dezer omslagen
b.v. 624.1 Draaibruggen weer te groot, dan ligt voor de hand een verdere
25
onderverdeeling 6241.1 Draaibruggen door handkracht bewogen; 6241.2
Idem door stoom bewogen enz. enz.
Dit splitsen van de omslagen heeft het voordeel, dat men een stuk,
waarvan de inhoud wèl, doch de datum niet bekend is, zonder moeite
terug kan vinden. Immers de omslagen zijn niet omvangrijk en het nummer
dat men noodig heeft, kan precies in den index worden nageslagen.
Daartegenover staat, dat de index zelf, die het kader van indeeling vormt,
uiterst samengesteld moet zijn. Eén blik op den ontwerp-index, door den
heer Zaalberg secretaris der gemeente Zaandam, vervaardigd, zal U daar
van overtuigen. Als model voor dezen index heeft gediend het Repertoire
van het Brusselsche Instituut. Men redeneerde namelijk aldus: „Dat
repertoire vormt een volledigen catalogus van de geschriften van alle tijden
men zal daarin derhalve in den regel de onderwerpen, die de gemeente-
administratiën bezighouden, weervinden. Immers de gemeente-administratie
beweegt zich op het gebied van bijkans alle menschelijke wetenschappen,
zoodat veelal de klassificatienummers van het genoemde repertoire voor
den gemeente-index onveranderd kunnen worden overgenomen. Men ver
krijgt dan van zelf een zeer methodische indeeling van den index."
Dit klinkt misschien alles heel juist, maar is het praktisch? Met alle
waardeering voor den arbeid van den samensteller vrees ik toch, dat bij
het gebruik al heel spoedig de onmogelijkheid zon blijken om een archief
te spannen op deze geheel anders gevormde leest. Men zou haast geneigd
zijn om ook hier het woord van een buitenlandsch collega toe te passen,
waar deze zegt: „Es ist unschwer zu sehen, dasz hier ein bibliothekarisch
geschulter Mann (of in dit geval waarschijnlijk een door een bibliothecaris
geïnspireerd man) geredet hat, der jeder archivalischen Bildung entbehrt.
Er übertragt olme weiteres das Prinzip der Bibliothekenkataloge auf Archiv-
repertoriën, und will ein Archiv als eine zufallige Sammlung loser Stiicke
betrachtet wissen, die als solche repertorisiert werden mtissen."
Dit wat de universeele klapper betreft. Nu nog een enkel woord over
het systeem zelf. Het denkbeeld van indeeling der stukken naar den aard
van het onderwerp is in onze gemeente-administratie niet nieuw. In 1811
werd dit systeem door de Fransche Regeering voorgeschreven. Te Rot
terdam kwam in Sprokkelmaand van dat jaar bij den Maire een schrijven
in van den Onderprefect van het Arrondissement, waarbij o.a. gelast werd,
„dat de dispositien in een Register behoren te worden geschreven, z o
veel mogelijk afgescheiden volgens de verschil
lende onderwerpen, waarover dezelve handele n".
De Maire van Rotterdam nam dit eenvoudig voor notificatie aan en
schijnt er zich verder niet aan gestoord te hebbendoch in andere
plaatsen werd het besluit ten uitvoer gebracht, en als gevolg daarvan
werden ook de ingekomen stukken, de bijlagen der dispositiën, in dezelfde
