22
dit instituut aan wat men rechtens is te verlangen van een zoo mild door
staatstoelagen bedachte instelling?"
En na er op gewezen te hebben, hoe in deze mildheid van de
Regeering jegens het Instituut naast hare schrielheid tegenover andere
inrichtingen een en ander schuilt, dat niet „haaksch" is, vervolgt hij met
luchtige beeldspraak aldus „De meening, als zou dit instituut een nieuwe
kaas zijn, waar budjet-knagende ambtenaren een veilige haven buiten de
branding en de herrie van den struggle for life zouden vinden, mag geen
schijn van grond hebben zelfs. Daarom is kennismaking, onderzoek, en
eerlijke critiek ook hier op zijn plaats".
Toen de toepassing van het decimale klassificatiesysteem door het
Brusselsche Instituut een belangrijke uitbreiding had gekregen, begon men
er over te denken, of het ook op ander dan bibliographisch gebied van
nut zou kunnen zijn. En werkelijk schijnt het bij de administratie van
industrie- en handelsondernemingen, ook weer voornamelijk in Amerika,
goede diensten te bewijzen. De assistent-secretaris van de „Baltimore
and Ohio Railroad company" althans, de heer W. H. Williams, is er vol
lof over. En diens prijzend getuigenis, door den secretaris van het
Brusselsch Instituut medegedeeld, is volgens verklaring van dezen, slechts
een uit de honderd, die geproduceerd zouden kunnen worden.
Van meer belang voor ons en nu kom ik aan mijn eigenlijk
onderwerp is evenwel de vraag, of het systeem ook bij de registratuur
van gemeente-administratiën zou kunnen worden toegepast. Wij allen
weten, dat de werkkring van de gemeente-secretarissen, vooral door toedoen
van rijkswege, in den laatsten tijd belangrijk is uitgebreid. Daardoor is
op vele plaatsen en bij onderscheiden personen de wensch naar een alge
meen erkend goed stelsel van gemeente-registratuur steeds levendiger ge
worden. En het lag voor de hand, dat de bewonderaars van het Brusselsch
Instituut bij het decimale klassificatiestelsel baat zouden gaan zoeken. Of
in deze richting evenwel de beste oplossing der kwestie gevonden zal
worden, staat m. i. te bezien. Immers, in aanmerking genomen het prin-
cipieele verschil tusschen een archief en eene bibliotheek, mag bij voorbaat
betwijfeld worden, of de indeeling van een bibliographisch instituut ooit
tot voorbeeld kan strekken voor de ordening van een archief.
Toch zou misschien in één opzicht het decimale stelsel ook bij de
gemeente-administratie goede diensten kunnen bewijzen. Ik bedoel namelijk
bij het maken van klappers op notulen of op ingekomen en uitgaande
stukken. Het is bekend, dat deze arbeid meermalen met verwonderlijke
vrijheid van beweging en alles behalve methodisch verricht wordt. Het
js geen zeldzaamheid toch, dat dezelfde ambtenaar één en hetzelfde onder
werp nu eens op deze, dan weer op die letter indiceert, al naar de over
weging van het oogenblik hem ingeeft. En gaat de eerste indexmaker
23
weg en verzuimt diens opvolger zich geheel en al in te werken in de
methode van zijn voorganger, dan wordt het raadplegen van den klapper
steeds lastiger en minder loonend. Het zou dus inderdaad een uitkomst
zijn, als het decimale stelsel deze bezwaren kon ondervangen. Naar het
mij voorkomt kan het aan de éénheid van werken in deze materie inder
daad bevorderlijk blijken. De voordeelen toch zullen de volgende zijn.
Ten eerste: éénzelfde klassificatieschema, waarvoor men dan niet juist dat
van het Instituut te Brussel behoeft te nemen, maar waarschijnlijk beter
doet een veel eenvoudiger, speciaal voor de registratuur van gemeente-
administratiën ingerichte tabel te kiezen. Hierdoor zal het indiceeren van
dezelfde zaak op steeds hetzelfde nummer ten zeerste worden in de hand
gewerkt. Ten tweede biedt de losse kaarten-index steeds ruimte voor
tusschenvoegingen, hetgeen in een repertoire-register niet het geval is.
Ten derde houdt de decimale index alle gelijksoortige onderwerpen bij
elkaar, terwijl deze bij een alphabetischen ver uiteen worden geplaatst.
Nu is het waar, dat ook op andere wijze meer éénheid in het indiceeren
zou gebracht kunnen worden en eveneens, dat het fiches-systeem op alle
klappers kan worden toegepast; maar dit neemt niet weg, dat het bezigen
van het decimale stelsel bij het maken van indices ernstige overweging
verdient. In elk geval zou het de moeite waard zijn, om hiermede een
goed voorbereide en met ernst uitgevoerde proef te nemen.
En hiermede zou ik eigenlijk aan het eind van mijne mededeelingen
zijn gekomen, ware het niet dat er zijn, die aan de invoering van het
decimale stelsel in de registratuur tevens een nieuwe wijze van indeeling
en bewaring der stukken willen verbinden. Die niet meer de ingekomen
en minuten van uitgaande stukken als verklarende bijlagen van de notulen
achter deze willen inbinden, of ze jaarsgewijze en in volgorde van den
datum van ontvangst of verzending willen samenvoegen, maar in plaats
daarvan willen ingevoerd zien wat zij bestempelen met den naam van
dossier-stelsel. Hierover dus nu nog enkele woorden.
Allereerst moet ik er op wijzen, dat het woord dossier hier gebruikt
wordt in een zin, verschillend van dien, welken wij aan het woord plegen
te hechten. Zooals in de Handleiding is aangegeven, verstaan wij er onder
een verzameling van stukken, die alle betrekking hebben op dezelfde
zaak. Deze verzamelingen nu, waaraan niemand onzer het goed recht
van bestaan in de gemeente-administratie zal betwisten, zijn zeer rationeel
en gemakkelijk te raadplegenzij hebben geen klappers noodig en kunnen,
als men slechts den aanvangsdatum der zaak aangeeft en de retroacta als
bijlagen beschouwt, chronologisch geordend worden. 44 Handleiding.)
De verzamelingen van het zoogenaamde dossierstelsel daarentegen zijn iets
geheel anders. Zij hebben geen betrekking op dezelfde zaak, maar op
dezelfde soort van zaken. Om dit vei schil, dat geenszins voorbij
