128
vormig te handelen en een stelsel in te voeren, dat door hem is ontworpen
en tot de gewenschte uniformiteit moet leiden. Hij stelt op den voor
grond, dat in eene goede administratie van eenig openbaar bestuur,
evenals in een handelszaak, moet worden aanteekening gehouden van
alle ingekomen en uitgaande stukken. Van ingekomen en uitgaande brieven
moet dit geschieden in een dagregister (journaal of agenda). Dat register
kan desgewenscht worden vervangen door kaarten (nummerkaarten). De
bewaring der ingekomen- en minuten van uitgaande brieven geschiedt
doorgaans in eene chronologische volgorde; maar door de uitgebreidheid
der administratiën in groote gemeenten en de verplichte onderscheidene
wijzen van behandeling van verschillende stukken kan de chronologische
volgorde niet altijd consequent worden doorgevoerd, terwijl het ook niet
wenschelijk is om bij alle stukken het dossier-stelsel toe te passen. Daarom
is het aanbevelenswaardig om een z.g. gemengd-stelsel in te voeren.
Maar al volgt men, hetzij geheel hetzij gedeeltelijk, het dossier-stelsel
en worden de dossiers voorzien van omslagen of nota's, waarop onder
scheidene aanteekeningen worden gesteld, dan moet men toch van den
loop van elke zaak aanteekening houden in een register, doorgaans
index genoemd. Die index kan, volgens het stelsel van den heer Beth,
ook door kaarten (rubriek-kaarten) worden vervangen. Deze worden be
waard in lexicographische volgorde der rubrieken, waarin de administratie
is verdeeld. Onder elke rubriek worden de kaarten gerangschikt in lexico
graphische volgorde der onderwerpen, terwijl elk onderwerp in onder
deden kan worden gesplitst.
Het nut van het gebruik dier rubriek-kaarten, in plaats van registers,
schuilt hierin, dat, wanneer men wil weten hoe de loop of de stand eener
zaak is, of de vraag wordt gedaan of eene zaak vroeger al of niet is
behandeld, men niet verplicht is om alle registers of indices, die in eenig
tijdvak zijn aangehouden, te raadplegen. Moet men ze raadplegen, dan
is het onderzoek in de meeste gevallen niet spoedig verricht; maar bij
het kaartenstelsel heeft men onder de betrekkelijke rubriek te zoeken naar
het onderwerp en vindt binnen twee of drie minuten de kaarten, welke
op eenige zaak betrekking hebben, als een dossier bijeen. Indien onder
de rubriek geene kaarten op het onderwerp aanwezig zijn, dan weet men
terstond, dat de bedoelde zaak nimmer is behandeld.
Iemand, die de stukken wenscht te raadplegen, zal wel bijna altijd
weten het onderwerp, waarover de door hem gezochte papieren handelen,
en dus nut hebben van de rubriekkaartenmaar indien de stukken naar
het oud-gemeente-archief worden overgebracht, moeten de rubriekkaarten
ter secretarie blijven. Daardoor zal de archivaris de stukken, in zijn archief
aanwezig, niet gemakkelijk kunnen vinden. Het is daarom in groote
gemeenten wenschelijk, om ook naamkaarten in te vullen en die met de
129
stukken en de omslagen of nota's, bij de dossiers behoorende, aan den
archivaris te geven, indien de dossiers naar het oud-archief worden over
gebracht.
Indien de rubriek-kaarten op de secretarie blijven berusten, heeft de
gemeente-secretaris of de chef der afdeeling door die kaarten niet alleen
een overzicht over de administratie ter secretarie, maar ook over hetgeen
in het oud-archief aanwezig is.
Zooals reeds gezegd is, wenscht de heer Beth voor de bewaring der
rubriekkaarten de lexicographische volgorde voor de rubrieken en onder
werpen te doen volgen. Deze orde is goed en om vele redenen, welke
hier niet behoeven te worden medegedeeld, noodzakelijk. Sommigen geven
aan eene wetenschappelijke orde (tiendeelig stelsel) de voorkeur en niets
belet hun daartoe over te gaan, indien zij met eenig administratief beheer
zijn belast. Maar voor een eenvoudig ambtenaar ter secretarie zal een
lexicographische orde steeds de geschikste en gemakkelijkste zijn. Zij
gevoelen doorgaans weinig voor het wetenschappelijke, omdat hun dit in
de meeste gevallen in de war brengt, terwijl eene practische wijze van
handelen hun steeds het beoogde doel doet bereiken. Theoretisch moge
het tiendeelig stelsel prachtig zijn, in de praktijk zal het tot verwarring leiden.
Ten einde de invoering van het kaartenstelsel gemakkelijk te maken,
heeft de heer Beth twee reglementen ontworpen, welke zoo noodig zonder
eenige wijzigingen door de gemeentebesturen kunnen worden vastgesteld.
Het eene reglement is bestemd voor gemeenten als Amsterdam,
Rotterdam, Den Haag enz., wier secretarie in afdeelingen is verdeeld,
het tweede voor de gemeenten, wier secretarie niet in afdeelingen is
verdeeld. Spoedige publiceering van die ontwerp-reglementen met bij-
behoorende kaarten zal voor de gemeentebesturen wenschelijk zijn".
De N. Rott. Courant van 18 Nov. heeft het volgende bericht:
„Men meldt ons uit Den Haag:
Bij de wet van 30 December 1904 tot nadere wijziging van de wet
op het notaris-ambt wordt bepaald, dat de notariëele archieven, welke van
vóór de invoering der Fransche wetgeving dagteekenen, zullen worden
overgebracht naar 's Rijks algemeen archiefdepot te 's-Gravenhage en naar
de Rijksarchiefdepöts in de provinciën. Ingevolge het daaruit voortge
vloeide Kon. Besl. zullen o.a. de notariëele protocollen van de Haagsche
notarissen door het Rijksarchief worden overgenomen en voor onderzoek
worden opengesteld. Een nieuw veld van studie wordt hierdoor geopend.
De vereeniging die Haghe heeft besloten de protocollen van de Haagsche
notarisssen te doen bewerken. Het bestuur heeft een beroep gedaan op
de beoefenaren van en belangstellenden in de geschiedenisop de
