66
4. De fotografie in dienst van de archivalische praktijk. Prof. Dr.
Warschauer, Posen.
5. Het gebruik van het archief voor genealogische doeleinden. (Slot
van de discussie van het vorig jaar.)
6. Het nieuwe gebouw van het „K. u. K. Haus-, Hof- und Staatsarchiv".
Dr. Winter. Dit gebouw zal tevens bezichtigd worden.
Voor deelname gelieve men zich te wenden tot Dr. Grotefend te
Schwerin.
De Nederlandsche Vereeniging voor Gemeentebelangen hield hare
Algemeene Vergadering op Zaterdag 1 Sept. j.l. ten stadhuize te Zaandam.
Als punt 6 kwam op de agenda voor: „Een nieuw registratuur-stelsel voor
de gemeente-administratie", welk onderwerp werd ingeleid door den heer
J. A. Zaalberg, secretaris der gemeente Zaandam.
Van deze belangrijke lezing geven wij hier den hoofdinhoud weer.
Spreker begint met te zeggen, dat hij in gunstige gelegenheid was om in
het onderwerp door te dringen. Vooreerst is de secretarie eener gemeente
van ruim 20,000 zielen een prachtig proefveld. Een grootere gemeente
kan niet zoo licht overgaan tot het invoeren van reorganisaties op admi
nistratief gebied. Buitendien hebben de burgemeesters Mrs. van Tienen
en Elias hem steeds krachtig gesteund.
Voor ongeveer 4 jaren hadden zijne hervormingsplannen betreffende
de registratuur vasten vorm aangenomen en was hij naar literatuur over
het onderwerp beginnen te zoeken. In Holland echter tevergeefs. In
Duitschland had hij evenwel een zaakrijk en onderhoudend boek gevonden
„Georg Holtzinger, Katechismus der Registratur- und Archivkunde, Hand-
buch für das Registratur- und Archivwesen bei den Reichs-, Staats-, Hof-,
Kirchen-, Schul- und Gemeinde-Behörden, den Rechtsanwalten, u. s. w.,
sowie bei den StaatsarchivenLeipzig, Verlag von J. J. Weber. 1883."
Uitvoerig deelt spreker mede, welke voorschriften dit werk bevat. Als van
zelf sprekend wordt o. a. aangenomen, dat gebruik gemaakt wordt van
het dossier-stelsel, en wel volgens een vooraf vastgesteld registratuur-plan.
Naar dat plan worden ingericht repertoria. Bovendien moeten volgens
Holtzinoer worden bijgehoudena. een register der ingekomen stukken
b. een register der uitgegane stukkenc. een register der stukken, die
om advies of antwoord zijn verzondend. een register der dossiers en
stukken, die tijdelijk uit de registratuur aan autoriteiten zijn afgegeven
e. een termijnkalender; f. een register van aan het personeel der
gemeente-ambtenarenbeambten en werklieden verleende verloven en
g. een register der gemeente-ambtenaren, beambten en werklieden.
Reeds in de 15de eeuw werkte men met dossiers, zegt spreker, en
men kan hem dus niet ten laste leggen, dat hij, waar hij aanbeveelt om
67
de registratuur naar het dossier-stelsel in te richten, met spiksplinternieuwe
denkbeelden komt aandragen. Des te meer is het opmerkelijk, dat niet
reeds lang in alle onze gemeenten het dossier-stelsel in gebruik is, hoewel
het toch zoovele voordeelen biedt boven het indicateurstelsel. Vooral
nu de drie ernstige bezwaren in de laatste jaren door den vooruitgang in
de techniek zijn opgeheven: lste door de uitvinding van de cyclostyle,
waarmede men binnen betrekkelijk korten tijd zooveel afschriften kan
maken als men wil2de door de invoering van het kaartenstelsel en
3de door het verkrijgbaar stellen van goedkoope klasseur-omslagen.
Daarna noemt spreker de jongste litteratuur over het onderwerp op
en geeft aan de hand daarvan een beschrijving van den registratuurdienst
op de gemeentesecretarieën, zooals die naar den tegenwoordigen stand der
wetenschap zijn moet.
En thans komt de kern van zijne voordracht, te weten de toepassing
van het decimale stelsel bij de samenstelling van den index, waardoor
men z. i. geraken kan tot het verkrijgen van een universeelen index voor
alle gemeenten. Spreker meent niet beter te kunnen doen dan tot staving
zijner meening over te nemen een gedeelte van de rede van den secre
taris van het „Institut international de bibliographie" te Brussel, den heer
Paul Otlet, waarin deze het doel van het Instituut: eenheid te brengen
in de bibliographische methoden en samen te stellen een universeel biblio-
graphisch repertoire, nader uiteenzette. Van den arbeid van het Instituut
kunnen ook de gemeente-administratiën veel nut trekken; immers de daar
vervaardigde repertoires kunnen een uitstekenden leiddraad vormen tot het
samenstellen van een universeelen index voor alle gemeenten. Een ontwerp
voor zoodanigen index hoopt de heer Zaalberg spoedig aan te bieden
aan de commissie, door de Vereeniging benoemd met het doel haar te
dienen van advies omtrent de vraag, welk registratuurstelsel voor gemeente-
administratiën de voorkeur verdient.
Hij komt ten slotte tot de volgende conclusies
Het beste stelsel is het dossierstelsel, mits dit gepaard gaat met de
invoering van een universeelen index voor alle gemeenten in Nederland,
in te richten naar het decimale stelsel, aan de hand van de repertoires
van het „Institut International de bibliographie"; die index worde samen
gesteld door eene commissie, onder toezicht van dat Instituut en vast
gesteld door de Vereeniging voor Gemeentebelangen; die Vereeniging
belaste zich voortdurend met het doen bijwerken van den bedoelden
index, naarmate het aantal onderwerpen, die vallen binnen den kring der
gemeenten, zich uitbreidt.
Met eene uiteenzetting van het decimale stelsel, uitgevonden door den
Amerikaan Melvil Dewey, eindigde spreker zijne voordracht, die door tal
van lichtbeelden werd verduidelijkt en binnen eenigen tijd door de zorgen
