108
„Het Bestuur der Vereeniging van Archivarissen in Nederland neemt
derhalve de vrijheid Uwe Excellentie in overweging te geven, eene lijst
van de jaarlijks te vernietigen stukken met eene circulaire aan de gemeente
besturen te doen verzenden, en het veroorlooft zich tevens, Uwe Excellentie
het concept van eene dergelijke lijst aan te bieden. Bij het samenstellen
van deze lijst heeft het Bestuur de voorlichting en medewerking genoten
van de secretarissen van drie der grootste gemeenten in Nederland, als
mede van de besturen der Nederlandsche Vereeniging voor Gemeente
belangen en van den Nederlandschen Bond van Gemeenteambtenaren.
„Tot toelichting der conceptlijst meent het Bestuur te moeten wijzen
op de navolgende daarvoor aangenomen grondslagen
1°. dat bij deze lijst enkel is gedacht aan het nieuw-archief (d. i. het
archief na 1815) der gemeenten, omdat het Bestuur van oordeel is, dat
de oude archieven der gemeenten, in 't algemeen gesproken, geene stukken
bevatten, welker vernietiging gewenscht is
2°. dat in deze lijst niet zijn opgenomen die stukken, welker ver
nietiging bij een Wet of Koninklijk Bestuit reeds is voorgeschreven. Het
Bestuur is van oordeel, dat in de aan de gemeentebesturen te zenden lijst
voornoemde stukken niet mogen ontbrekenmaar het meent geene voor
stellen dienaangaande te mogen doen, daar eene veel juistere en vollediger
opgave stellig aan Uwer Excellenties departement zal kunnen worden
samengesteld
3°. dat deze lijst een algemeene leiddraad is en derhalve daarop
alleen stukken zijn gebracht, welke in elke gemeente als uitvloeisel der
uitvoering van Rijkswetten voorkomen.
„Ten slotte neemt het Bestuur de vrijheid Uwe Excellentie in overweging
te geven, om bij eventueele toezending eener lijst aan de gemeentebesturen
van voor vernietiging vatbare stukken daarbij de aandacht te vestigen op
de navolgende punten
a. Het verdient aanbeveling de stukken, welke na een of meer jaren
vernietigd zullen mogen worden, reeds terstond bij hun ontvangst in het
archief van het merk VVV (liefst onder bijvoeging van het jaar van ver
nietiging) te voorzien
b. Het verdient aanbeveling de sub a genoemde stukken niet in
deelen in te binden, doch in doozen of schuifportefeuilles te bewaren;
c. Het is gewenscht, van sommige op de lijst voorkomende stukken
(bijv. van die sub no. 55 vermeld) eenigszins uitvoeriger omschrijvingen in
de notulen van Burgemeester en Wethouders te geven, dan thans door
gaans het geval is;
d. Het verdient aanbeveling te bepalen, dat de vernietiging der
daarvoor aangewezen stukken plaats zal hebben, niet nu en dan in den
loop van het jaar, doch op een vast tijdstip, bijv. in de maand Januari van
109
het jaar volgende op dat, waarin de termijnen zullen zijn afgeloopen
e. Wenscht eenig gemeentebestuur stukken op te ruimen, die niet op
deze lijst voorkomen, in het bizonder stukken, die alleen in de betrokken
gemeenten voorkomen, dan is het gewenscht voor die opruiming de mach
tiging van Gedeputeerde Staten verplichtend te stellen
Ten einde den gemeentebesturen de gelegenheid te geven om aan
het gebrek aan bergruimte nog meer te gemoet te komen, is het ge
wenscht te bepalen, dat zij de stukken betreffende geëindigde administratieve
werkzaamheden (zooals bijv. over eenige jaren het geval zal zijn bij de
schutterij), die niet vernietigd mogen worden, kunnen opzenden naar eene
centrale bewaarplaats, bijv. naar het archiefdepot der provinciale griffie."
Met dit schrijven werd verzonden de volgende
LIJST van voor vernietiging vatbare stukken, behoorende tot
de gemeentearchieven, met opgaaf van de termijnen, tot
welke zij nog bewaard moeten worden.
Omschrijving der stukken.
Tijdstip, waarop de vernie
tiging geoorloofd is.
Bevolking.
1. Getuigschriften van verandering van wer
kelijke woonplaats (art. 14 Kon. Besl.
27 Juli 1887, S. 140).
2. Duplicaten van idem (idem art. 15).
3. Schriftelijke verklaring van schrapping in
een bevolkingsregister (idem art. 16).
4. Berichten van vestiging (idem art. 17).
5. Aanvragen om getuigschriften of verkla
ringen van woonplaatsverandering (art.
5 Kon. Besl. 27 Juli 1887, S. 141).
Kiesrecht.
6. Jaarlijksche opgaven door de ontvangers
der directe belastingen aan de burge
meesters van gegevens voor de kiezers
lijst (art. 10 Kieswet).
7. Idem door de Directie van het Groot-
Als de bevolkingsregisters
in overeenstemming zijn ge
bracht met de uitkomsten van
1 de nieuwe volkstelling vol
gens art. 6 van het Kon. Besl.
van 27 Juli 1887, S. 140.
Na vervanging der kiezers
lijst, waarvoor zij gediend
hebben. Uitgezonderd wor-
boek der Ned. Werkelijke Schuld van den de bescheiden, welke be-
