Acta en agenda in het gemeente-archief.*)
52
Nog komt op de Begrooting van het Departement tan Bpitenland-
sche zaken betreffende de archieven van dat Ministerie in het Voorloopig
Verslag het volgende voor:
Ist8 Afdeeling.
s Minister aandacht werd gevestigd op den minder gunstigen toe
stand, waarin het archief van het Departement verkeert. Juist van dezen
Minister, die zich als historicus een goeden naam heeft verworven, meende
men te mogen verwachten, dat hij daarin, wellicht onder bijstand van den
Rijksarchivaris, verbetering zal brengen, opdat van dat alleszins belang
rijk archief meer partij kunne worden getrokken."
Hierop antwoordde de Minister in de Memorie van Antwoord het
volgende
„De minder gunstige toestand, waarin het archief van het Departe
ment verkeert, is aan den ondergeteekende niet ontgaan. Reeds dadelijk
na zijn optreden heeft hij maatregelen beraamd om een betere inrichting
dezer hoogst belangrijke verzameling voor te bereiden.
Tot het instellen van een nauwgezet deskundig onderzoek is het hem
wenschelijk voorgekomen bij Koninklijk besluit van den l8tei' October
1897 n°. 32, onder genot eener nader te bepalen toelage, aan te wijzen
den heer J. H. Hingman, commies-chartermeester bij het Rijksarchief,
die zijne werkzaamheden bereids heeft aangevangen.
Tot dekking der hiervoren bedoelde toelage, benevens van de verdere
kosten, welke uit gemeld onderzoek wellicht zullen voortvloeien, veroor
looft de ondergeteekende- zich, blijkens nevensgaande Nota van Wijziging,
bij een nieuw artikel ibis eene som van f 1200.voor te stellen."
Nota van wijziging.
Ontwerp van wet.
Art. 4bis. Toelage aan den Heer J. H. Hingman, commies-charter
meester bij het Rijksarchief, belast met de opneming en inventarisatie-van
alle bescheiden, behoorende tot het archief van het Departement van Bui-
tenlandsche Zaken, benevens verdere- kosten, welke uit dat onderzoek zul
len voortvloeien, f 1200.
53
„Op welke wijze behooren gemeente-archieven te worden gesplitst in
oud en nieuw archief
Waar ik u mijne denkbeelden omtrent dit onderwerp ga uiteenzetten,
weet ik, niet de verdienste te hebben van nieuwe beginselen te verkon
digen.
Het beginsel voor de scheiding van oud en nieuw archief, uitgesproken
door de- Vereeniging van archivarissen in Nederland in hare eerste jaarver
gadering, gehouden te Utrecht op 9 Juli 1892 (zie Nederl. Archievenblad
1892 no. 4), is in hoofdzaak het mijne.
Wilt mij dan toestaan, dat beginsel en de toepassing ervan op de ge
meente-archieven met u te bespreken.
Tot u, heeren gemeente-secretarissen, gij die weet, hoe een gemeente
archief wordt samengesteld, omdat gij het in hoofdzaak zelf samenstelt,
tot u een vraag
Zegt mij, hoe splitst gij de stukken, welke gij, werkzaam in uwe admi
nistratie, gebruikt hebt, telkens wanneer gij uwe werktafel voor eenigen
tijd verlaat, telkens, wanneer gij die stukken opbergt of laat opbergen in
de kasten uwer bureaux
Is het u ooit voorgekomen, en denkt gij, dat het ooit zou kunnen voor
komen, dat gij al de stukken, verschillende takken uwer administratie be
treffende, waarmede gij bezig geweest waart, gingt splitsen in twee deele-n
zoodanig dat één zeker tijdstip de grens tusschen die twee doelen zou uit
maken
Of hebt gij niet altijd en altijd weer gesplitst in acta en agenda:
afgedane zaken en nog te behandelen zaken?
Ik twijfel niet, of gij zult mij de eerste vraag ontkennend, de tweede
bevestigend moeten beantwoorden.
Gij splitst in acta en agenda uit een beginsel van o-rdedeedt gij dat
nie-t, dan zou verwarring ontstaan en zoudt gij te-n slotte den loop der zaken
niet meer kunnen overzien.
Maaro, wonder! In de grootste bergplaats uwer stukken, in
„het" zoogenaamde „archief" zien wij inderdaad eene splitsing in twee
deelenhet eene deel heet „oud archief" en het andere „nieuw archief"
en beide worden juist door één tijdstip van elkaar gescheiden.
Deze verhandeling werd uitgesproken in de op 21 Augustus 1897 te Groningen gehouden
algemeene vergadering der Nederlandsche Vereeniging voor Gemeentebelangen en opgenomen in de
„Mededeelingen" dier Vereeniging, 1897, 2e stuk, bl. 25 vlg. Hoewel des sprekers beschouwingen
in hoofdzaak overeenkomen met die, welke door Mr. Ch. M. Dozy werden gepubliceerd iu zijne
bijdrage „Oud en Nieuw Archief" (Archievenblad 18921893, bl. 9 vlg.), nemen wij het stuk
gaarne in zijn geheel over, èn om de actualiteit van het onderwerp, waarop nog wel eens kan
worden teruggekomen, èn om de belangrijke bijzonderheden, welke deze lezing bevat.
