40
betrekking hebben, zonder zich daarbij om de chronologische orde te
bekommeren althans zonder die op den voorgrond te stellen. Met de
onderscheiding tusschen deze beide systemen valt in hoofdzaak samen
het onderscheid, dat de heer Muller in de laatste aflevering van het
Archievenblad maakt tusschen eene beschrijving der stukken naar hun
formeelen inhoud en eene naar hun materieelen inhoud. Tusschen
beide systemen dient men te kiezenof lievermen dient de keuzedie
door het bestuurwelks archief men regelteens gedaan iste eerbiedigen
en op te volgen.
Intusschen kan bij een eenigszins uitgebreid archief geen dier beide
systemen consequent worden toegepast. De corporatie of liever het bestuur
welks archief men regelt want men regelt niet het archief der stad
maar het archief van het stadsbestuur heeft in den loop der tijden
uit verschillende personen bestaan en is door verschillende secretarissen
bediend, die een wisselend inzicht in de wijze, waarop zij hunne papieren
meenden te moeten bewaren kunnen hebben gehad. Bovendien zullen die
secretarissen in de toepassing van het eene of het andere systeem niet altijd
even consequent zijn geweestin hoofdzaak zullen zij vooral in later
tijd het chronologische systeem hebben toegepast, maar belangrijke stuk
ken zullen zij afzonderlijk hebben bewaard om die zoo noodig later gemak
kelijk te kunnen raadplegen. Men heeft dus bijna altijd een gemengd
stelsel toegepast, en hij, die een archief regelt, heeft zich aan dat
gemengde stelsel te houden.
Het is echter dikwijls moeilijk met zekerheid uit te makenwelk systeem
in een bepaald geval door het vroegere bestuur is toegepast. Dat geldt
vooral dan, als het archief reeds vroeger geïnventariseerd is geweest en
daarbij met de oude inrichting er van geene rekening is gehouden. Men
heeft dan uit allerlei kenmerken op te makenof er oude liassen hebben
bestaan en welke papieren er toe hebben behoord. Ontbraken alle andere
aanwijzingen, dan heb ik getracht mij op het standpunt van het vroegere
bestuur te plaatsen en daarnaar de archiefregeling ingericht. Intusschen
is er één criterium, dat m. i. te vaak verwaarloosd wordt. Ik zal trach
ten mijne bedoeling door het volgende duidelijk te maken: wanneer de
ingekomen brieven allen of nagenoeg allen bewaard gebleven zijn, dan is
dat voor mij eene aanwijzingdat het vroegere bestuur die brieven bewaard
heeft, omdat het ingekomen brieven zijn, en dan behooren die brieven
niet afzonderlijk maar als eene serie beschreven te worden. Zijn
daarentegen over eene bepaalde periode slechts enkele belangrijke brieven
bewaard gebleven, en is de rest vernietigd, dan blijkt daaruit, dat de
41
gespaard gebleven brieven niet als zoodanig maar om hun inhoud bewaard
zijn; zij moeten dus volgens hun inhoud d. w. z. volgens het dossiersys
teem beschreven worden. Men heeft daarbij echter te zorgen zich niet
door lacunesdie later ten gevolge van opruimingenin het archief ge
houdenontstaan zijn, op een verkeerd spoor te laten leiden. Zoolang
echter de registers van resolutiën zeiven nog niet begonnen zijn, kunnen
ook de serieën van bijlagen tot de resolutiën bezwaarlijk zijn aangelegd.
Had ik geene enkele reden om te veronderstellendat het vroegere
bestuur in een bepaald geval het chronologische systeem of het dossier
systeem had toegepast, dan heb ik in den regel de voorkeur aan het
laatste gegeven. Het dossiersysteem komt mij nl. in vele opzichten
praktischer voor dan het chronologische reeds om deze redendat het
laatste systeemstreng toegepasthierop zou neerkomendat men alle
losse stukken tot ééne serie vereenigdezoodat een inventaris van zulk
een archief er zeer mager zou uitzien, en dengene, die hem wilde raad
plegen, weinig inlichtingen verschaffen zou. Inderdaad zal iemand, die
een archief wenscht te raadplegenwel bijna altijd weten het onderwerp
waarover de door hem gezochte papieren handelen, maar niet altijd den
tijd, waarop die papieren bij het betrokken college zijn ingekomen, hij
zal dus vooral nut trekken van een inventaris, ingericht volgens het
dossiersysteemen zoo hij hetgeen hij zoektchronologisch fixeeren kan
dan kan hij in elk geval bij de registers van resolutiën terecht. Maar
niet slechts in het belang van hendie het archief willen raadplegenook
in het belang van den archivaris komt mij het dossiersysteem verkieselijk
voor. Terwijl het beschrijven der stukken naar hun materieelen inhoud
in den regel geene bezwaren kan opleverenis het niet mogelijk den
datum van alle stukken vast te stellen. Er blijven in een archief altijd
tal van losse stukken overwaaromtrent niet met zekerheid te zeggen is
wanneer zij bij het collegewelks archief geregeld wordtzijn ingekomen
of naar aanleiding van welke vergadering zij zijn opgesteld. Heeft nu de
archivaris besloten het chronologische systeem te volgen, dan wordt hij
er licht toe verleid de afschriften, die b.v. als retroacta dienst hebben
gedaante bergen daarwaar alleen de origineelen behooren geplaatst te
wordenof de grossen der uitgaande stukken (de charters) bij de minuten
te voegen. Aan dergelijke verzoekingen, waarvoor zelfs de bekwaamste
wel eens bezwijkt, staat men veel minder bloot, als men het dossiersysteem
toepast en dus deze stukken naar hun materieelen inhoud beschrijft, dan
als men alle papieren in het keurslijf van een chronologisch systeem wil
voegen. Mijne bedoeling is echter geenszins te betoogen, dat men te
allen tijde het dossiersysteem kiezen mag, alleen wanneer de keuze geheel
vrij is, verdient m. i. het dossiersysteem de voorkeur.
Wanneer in het archief van ouds eene of meer serieën ingekomen of
uitgaande stukken zijn gevormd, wanneer dus van ouds die stukken om
Het „chronologisch systeem" van den heer Gratama valt dus niet samen met de „chronologische
rangschikking der stukken", vermeld door den heer Muller, al loopt het eerste, wanneer men
niet behoorlijk tusschen origineelen en afschriften onderscheidt, gevaar in het tweede te ontaarden.
