38
zelf het besluit moeten trekken, of zij op handelingen, voor of door de
rechtspersoon verricht betrekking hebben I)at verder hierbij do chronolo
gische volgorde voor de verschillende stukken de aangewezene is, springt
in het oog. Echter, hierbij dient onmiddellijk een voorbehoud gemaakt.
Het kan wenschelijk zijn van die volgorde af te wijken om bij elkaar te
houden stukkjfcendie uit hunnen aard bij elkander behooren. Hiervoor
echter is het onmogelijk nadere regels te geven. Immers men bedenke
het wel, de ordening dient toch alleen en uitsluitend, om zoo gemakke
lijk mogelijk den weg te vindenin wat ons van de handelingen van het
voorgeslacht in schrift is overgeblevendoor ze te plaatsen, in door den
aard der zaak voorgeschreven volgorde. Dit zal eenigermate aan het
subjectief oordeel van den bewerker moeten worden overgelatenmaar
toch in hoofdzaak worden bepaald door de organisatie der corporatie zelve.
Een organisatie, die in het archief haar weerspiegeling moet vinden.
Een eerste vereischte bij de ordening is dus inzicht in> de organisatie der
vereeniging, wier archief men gaat rangschikken. Hiermede hangt samen,
dat de vroegere ordening moet worden bestudeerdenis zij verloren
zooveel mogelijk uit inventarissen of andere bescheiden moet worden
opgespoord. Die vroegere ordening echter behoeft niet noodwendig wor
den hersteld, immers de wijze, waarop de voorzaat zijn weg vond inde
schrifturen van vroegeren tijd behoeft niet de juist voor ons aangewezene
te zijn. Toch zal het dikwijls de meest practischeen de meest spoedige
wijze van ordening zijn.
Breidt de omvang der corporatie zich uit, hetzij zij meer en meer
verschillende onderwerpen binnen haren werkkring trekt, hetzij zij ele
menten in zich opneemt die vroeger niet daartoe behoorden, dan zal zich
langzamerhand in hare functiën een splitsing vertoonen.
Een splitsing, die, hetzij zich ten gevolge der arbeidsdeeling een nieuw
orgaan vormt of niet, bij de ordening der archiefstukken moet worden
gevolgd.
Als vrij wel algemeen kunnen wij als de eerste van dien aard noemen
die, welke het financiëel beheer betreffen. Deze zullen ook zelfs in kleinere
archieven een vrij aanzienlijke afdeeling uitmaken.
Een niet minder belangrijke dient daar te worden aangenomenwaar
het bestuur der corporatiehier en daar reeds misschien van haar eerste
ontstaan af, aandeel heeft in de rechtspraak (vrijwillige en contentieuse)
over hare leden. Dit zal in de meeste steden het geval zijn. Eindelijk
had in vroeger tijd het plaatselijk bestuur dikwijls gezag in kerke
lijke zaken. De daarmede in verband staande stukken zijn als van
zelve aangewezen tot het vormen eener op zich zelf staande afdeeling.
En zoo zou men voort kunnen gaan, met verschillende rubrieken, die
weder onderverdeeld zouden kunnen worden aan te geven. In de kleinere
archieven zal men volstaan kunnen met een afdeeling te nemenvoor
39
bepaalde onderwerpen van bestuur, waarin de op een zelfde betrekking
hebbende bijeen worden gehouden. In de grootere, waar zich hetzij bij
zondere afdeelingen afscheidenhetzij afzonderlijke organen in de corporatie
ontstaan, is de indeeling dienovereenkomstig aangewezen.
Voor tot de wijze van beschrijving over te gaan, schijnen nog twee
opmerkingen niet ongepast.
1°. De stukken, die voortvloeien uit bepaalde geschillen, waarin de
rechtspersoon als zoodanig is gewikkeld, vallen onder de eerste der door
ons aangewezen afdeelingen, maar dienen toch liefst onder een afzondei-
lijke rubriek in chronologische volgorde te worden geplaatst, in dien zin
natuurlijkdat diewelke op een zelfde procedure betrekking hebben
worden bijeengehouden.
En 2°. In het algemeen moet de bestaande ordening blijven gehand
haafd, althans nooit dan na de meest nauwgezette overweging worden
overgegaan van het een tot het anderwanneer in vroegeren tijd
duidelijk een keuze is gedaan tusschen wat ik zou willen noemen, het
dossier-systeem en de chronologische ordening. Onder het eerste versta
ik, dat stukken op een zelfde zaak betrekking hebbende zorgvuldig bij
elkaar zijn gehouden, terwijl met de tweede wordt bedoeld de ordening,
naar mate de onderwerpen ter sprake zijn gekomen en derhalve de stuk
ken worden bijeengevoegd op die wijze en in die volgorde, waarin dooi
of namens de rechtspersoon het een en ander is verricht of een besluit
genomen. Sluit het laatste systeem zich meer direct aan de protocollen
aanhet heeft tegendat het veel meer tijd en moeite kost een overzicht
der retroacta te verkrijgen, wijl daarvoor alles bijeen moet worden gezocht.
Beide hebben dus hun voor en tegen overgang van het een tot het ander
in strijd met het eens aangenomene schijnt dus in het algemeen niet ge
wettigd, te meer niet, wijl de verwijzingen en aanhalingen door hendie
de stukken voor den toen loopenden dienst gebruiktenof ze later noodig
haddener waardeloos door zouden wordenhetgeen zeker niet het doel
der ordening in de hand zou werken.
Het komt mij voordat deze wijze van ordening ook voor het nieuwere
gedeelte kan worden toegepast. Tevens maakt zij, dat de continuiteit in
de archieven niet willekeurig behoeft te worden verbroken. Immers de
stukken het bestuur in het algemeen betreffende loopen doorwordt er
een geheel nieuwe organisatie getroffen, in het archief zelf zal dit te
bemerken zijn door van af de nieuwe organisatie een nieuwe groep van
stukken te doen beginnen. Evenzoo in de verschillende onderafdeelingen
voor zoover daar öf een nieuwe werkkring wordt geopendof een onder
werp, hetwelk reeds onder de zorgen van het bestuur viel, op andere
wijze' wordt geregeld. Zoo zullen bijv. om ons te bepalen tot de ge
meenten, de stukken, welke gediend hebben bij de uitvoering van be
paalde wetteu afzondelijke rubrieken moeten vormen.
:3S -