kunnen worden. Vaak blijken deze onvolledig of ontbreken ze. Bovendien bestaan er grote verschillen in wijze van vastlegging tussen systemen, die ertoe bijdragen dat migratie van archiefbescheiden naar andere systemen moeilijk en ingewikkeld is. Om daarin verbetering te brengen is eind 2009 een Toepassingsprofiel metagegevens Rijk vastgesteld, waarin de belangrijkste typen metadata zijn aangegeven.45 Doel ervan was en is om door deze standaardisering betere uitwisseling tussen systemen mogelijk te maken. De invoering ervan verloopt evenwel moeizaam. Rijk aan Informatie is het meest recente programma dat zich richt op het 'toekomst- bestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk' die tevens 'flexibel en robuust' moet zijn.46 Gezien het zogenaamde programmaplan (2018) lijkt men de oplossing vooral te zoeken in het automatiseren van archiveringsprocessen ('by design') of beter van 'werkwijzen en regels'.47 Daarmee wordt gekozen voor een instrumentele aanpak, al noemt men het een 'paradigmashift'Het klinkt bovendien alsof het nog steeds aparte processen zijn, terwijl toch integratie in werkprocessen het streven zou moeten zijn. Daarnaast worden als andere onderdelen genoemd, emailarchivering en webarchivering, naast een onderzoek naar DIV-functies en verbeteren van samenwerking. Men spreekt verder over het 'optimaliseren van bestaande werkwijzen', 'vereenvoudiging, modernisering en op orde brengen van kaders en werkwijzen' en experimenteren met by design. Met dat laatste wordt bedoeld dat in het ontwerp van informatiesystemen de archivering wordt meegeno men. Het credo is, de medewerker moet 'ontzorgd' worden.48 Dat is allemaal mooi, maar het zou interessant zijn te weten op basis van welke principes en concepten dit alles is gebaseerd en wat de samenhang is. Zoals hier boven bij appraisal is aangegeven, begint dat al met de analyse van wat een organisa tie aan archiefbescheiden zou moeten maken.49 Dat wordt niet echt duidelijk. Bovendien ligt de nadruk sterk op document-georiënteerde informatie en wordt een belangrijk deel van de informatie in de vorm van databases en data (nog steeds) vergeten, alsof daar archivering en zaken als integriteit, betrouwbaarheid en authen ticiteit, geen rol spelen. Veel aandacht wordt besteed aan e-depots, emailarchivering (nog steeds een pro bleem), en websitearchivering. Wat dit laatste betreft is er onlangs (2018) een concept richtlijn websitearchivering opgesteld door het NA.50 Het is een thema dat 196 al lang speelt, maar eigenlijk nooit van de grond gekomen is. Reeds in 2006 is vast gesteld dat overheidswebsites als archief beschouwd moesten worden en zijn er 'webrichtlijnen' opgesteld.51 Toepassing ervan in de praktijk was niet verplicht, met als gevolg dat het niet of nauwelijks werd gevolgd. Op die manier zijn veel (versies van) overheidswebsites verdwenen, zoals bij de overgang van de ministeriële websites naar de nieuwe, gezamenlijk website overheid.nl.52 Inmiddels zijn er allerlei e-depots, waarin voornamelijk nog gedigitaliseerd archief is opgeslagen. Digitale archiefbescheiden zijn nog slechts mondjesmaat overgebracht vanuit overheidsinstellingen. Nieuwe ontwikkelingen worden aangekondigd zoals de invoering van de zgn. 'preservation watch' bij het Nationaal Archief.53 Men baseert zich daarbij op het funtioneel model dat door het Planets project is ontwik keld.54 Deze monitor-functie zou moeten uitgroeien tot een landelijke dienst en richt zich op ontwikkelingen in technologie, op het beleid en de middelen van de beherende organisatie, de ontwikkelingen bij de archiefvormende instellingen, het beheer van de collectie, en de gebruikers, omdat deze van invloed kunnen zijn voor de wijze waarop de digitale bewaring wordt uitgevoerd. Het is de eerste van een trio van functies. De andere twee zijn preservation planning (waardoor de mogelijke risico's worden geïnterpreteerd en zo nodig omgezet in actie) en preservation action (uitvoering van feitelijke bewaaractiviteiten, zoals conversie, migratie of emulatie). Samenvatting De wijze waarop de automatisering en in het bijzonder de archivering bij de overheid zich in de afgelopen 30 jaar heeft ontwikkeld, laat ons echter geen illusies over de kwaliteit van digitale archiefbescheiden en informatie uit die jaren. Ondanks alle pogingen om daar verbetering in te brengen, zijn veranderingen op gebied van beheer van overheidsinformatie traag en duren ze erg lang, al is er wel vooruitgang. De rapporten van de archiefinspectie sinds ca. 2004 over misstanden en de risico's zoals verlies van informatie, als ook de herhaalde pogingen om binnen de overheid tot gezamenlijke aanpak en richtlijnen te komen (o.a. Interlab, Informatie op Orde, Baseline, DUTO) in de eerste jaren van deze eeuw laten dat zien.55 Er was in de loop der jaren geen consistent beleid vanuit de verantwoordelijke ministeries van BZK en OCW, veeleer ad hoc beleid naar aanleiding van incidenten of alarmerende 197 hoofdstuk 3 45 Zie https://www.earonline.nl/index.php/Toepassingsprofiel_metagegevens_Rijksoverheid geraadpleegd 11 oktober 2018. Voor lagere overheden is een soortgelijk profiel vastgesteld Toepassingsprofiel metagegevens lagere overheden (TMLO). 46 Zie https://www.rijkaaninformatie.nl/over-rijk-aan-informatie waar als opdracht staat: "Met behulp van nieuwe technologieën het op een geautomatiseerde wijze toewerken naar de "by design" toepassingen in de informatiehuishouding. Enerzijds worden de technische (on)mogelijkheden onderzocht en anderzijds de instructies die ambtenaren hierbij nodig hebben getest." Het programma wordt gezamenlijk aangestuurd vanuit OCW (SG) en BZK (CIO Rijk). Geraadpleegd 11 oktober 2018. 47 Zie programmaplan Rijk aan Informatie, (2017) p.4. https://www.rijkaaninformatie.nl/over-rijk-aan-infor- matie/documenten/beleidsnotas/2018/01/02/programmaplan-rijk-aan-informatie-2018 geraadpleegd 11 oktober 2018. In hoeverre zijn of worden DIV of archivarissen dan bij de ontwikkeling van systemen en specifiek de automatisering van archiveringsprocessen betrokken en belangrijker, hebben zij voldoende kennis en deskundigheid om daar een adequate rol in te spelen? 48 Ibidem, p. 5. 49 Zie hierboven tekst over appraisal (en zie de herziene ISO 15489:2016). 50 Zie https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/openbare-review-richtlijn-archiveren-overheids- websites geraadpleegd 11 oktober 2018. hans hofman een wereldbeeld vergruizeld: uitdaging voor archiveringsdeskundigen 51 Brief Algemene Rijksarchivaris d.d. 28 maart 2006 aan de programmamanager Advies Overheid.nl. De ministeriële websites waren van de ene dag op de andere uit de lucht en zijn niet bewaard. In 2003 was reeds een rapport verschenen in opdracht van ministerie van Verkeer en Waterstaat, getiteld Blijvend beschikbaar. Onderzoek naar de archivering van websites, (Erika Hokke, Amsterdam, 2003). In 2005 verscheen een bibliografie van de Archiefschool getiteld Eerste hulp bij website archivering (Erika Hokke, Amsterdam, 2005), later gevolgd door een rapport Richtlijnen voor websites (Erika Hokke en Peter Horsman, Amsterdam, 2006) als onderdeel van een ICTU project webrichtlijnen. 52 Delen ervan zijn misschien nog te vinden op het Internet Archive of wellicht bij de KB. 53 Zie https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/preservation-watch-bij-het-nationaal- archief?utm_campaign=Nieuwsbrief%20Nationaal%20Archief&utm_medium=e-mailnieuwsbrief&utm_ source=email geraadpleegd 11 oktober 2018. 54 Zie https://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/field-file/Planets-Preservation_Watch-functional_ model.jpg geraadpleegd 11 oktober 2018. Hierin ontbreekt overigens de testbed-functie, van belang voor het uitvoeren van experimenten en testen van bewaarstrategieën. 55 Zie voor Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid, onderdeel van programma 'Informatie op orde' 2006 https://www.earonline.nl/images/earpub/3/3d/Baseline_Informatiehuishouding_Rijksoverheid_ de_7_normen_versie_1.1.pdf voor DUTO (2016): https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennis- bank/duto. Zie voor rapporten Erfgoedinspectie oa. https://www.erfgoedinspectie.nl/publicaties/ rapport/2005/02/01/dementerende-overheid.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 99