kunnen worden. Vaak blijken deze onvolledig of ontbreken ze. Bovendien bestaan er
grote verschillen in wijze van vastlegging tussen systemen, die ertoe bijdragen dat
migratie van archiefbescheiden naar andere systemen moeilijk en ingewikkeld is.
Om daarin verbetering te brengen is eind 2009 een Toepassingsprofiel metagegevens
Rijk vastgesteld, waarin de belangrijkste typen metadata zijn aangegeven.45 Doel
ervan was en is om door deze standaardisering betere uitwisseling tussen systemen
mogelijk te maken. De invoering ervan verloopt evenwel moeizaam.
Rijk aan Informatie is het meest recente programma dat zich richt op het 'toekomst-
bestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk' die tevens 'flexibel
en robuust' moet zijn.46 Gezien het zogenaamde programmaplan (2018) lijkt men
de oplossing vooral te zoeken in het automatiseren van archiveringsprocessen ('by
design') of beter van 'werkwijzen en regels'.47 Daarmee wordt gekozen voor een
instrumentele aanpak, al noemt men het een 'paradigmashift'Het klinkt bovendien
alsof het nog steeds aparte processen zijn, terwijl toch integratie in werkprocessen
het streven zou moeten zijn. Daarnaast worden als andere onderdelen genoemd,
emailarchivering en webarchivering, naast een onderzoek naar DIV-functies en
verbeteren van samenwerking. Men spreekt verder over het 'optimaliseren van
bestaande werkwijzen', 'vereenvoudiging, modernisering en op orde brengen van
kaders en werkwijzen' en experimenteren met by design. Met dat laatste wordt
bedoeld dat in het ontwerp van informatiesystemen de archivering wordt meegeno
men. Het credo is, de medewerker moet 'ontzorgd' worden.48
Dat is allemaal mooi, maar het zou interessant zijn te weten op basis van welke
principes en concepten dit alles is gebaseerd en wat de samenhang is. Zoals hier
boven bij appraisal is aangegeven, begint dat al met de analyse van wat een organisa
tie aan archiefbescheiden zou moeten maken.49 Dat wordt niet echt duidelijk.
Bovendien ligt de nadruk sterk op document-georiënteerde informatie en wordt een
belangrijk deel van de informatie in de vorm van databases en data (nog steeds)
vergeten, alsof daar archivering en zaken als integriteit, betrouwbaarheid en authen
ticiteit, geen rol spelen.
Veel aandacht wordt besteed aan e-depots, emailarchivering (nog steeds een pro
bleem), en websitearchivering. Wat dit laatste betreft is er onlangs (2018) een
concept richtlijn websitearchivering opgesteld door het NA.50 Het is een thema dat
196
al lang speelt, maar eigenlijk nooit van de grond gekomen is. Reeds in 2006 is vast
gesteld dat overheidswebsites als archief beschouwd moesten worden en zijn er
'webrichtlijnen' opgesteld.51 Toepassing ervan in de praktijk was niet verplicht, met
als gevolg dat het niet of nauwelijks werd gevolgd. Op die manier zijn veel (versies
van) overheidswebsites verdwenen, zoals bij de overgang van de ministeriële websites
naar de nieuwe, gezamenlijk website overheid.nl.52
Inmiddels zijn er allerlei e-depots, waarin voornamelijk nog gedigitaliseerd archief is
opgeslagen. Digitale archiefbescheiden zijn nog slechts mondjesmaat overgebracht
vanuit overheidsinstellingen. Nieuwe ontwikkelingen worden aangekondigd zoals
de invoering van de zgn. 'preservation watch' bij het Nationaal Archief.53 Men
baseert zich daarbij op het funtioneel model dat door het Planets project is ontwik
keld.54 Deze monitor-functie zou moeten uitgroeien tot een landelijke dienst en
richt zich op ontwikkelingen in technologie, op het beleid en de middelen van de
beherende organisatie, de ontwikkelingen bij de archiefvormende instellingen, het
beheer van de collectie, en de gebruikers, omdat deze van invloed kunnen zijn voor
de wijze waarop de digitale bewaring wordt uitgevoerd. Het is de eerste van een trio
van functies. De andere twee zijn preservation planning (waardoor de mogelijke
risico's worden geïnterpreteerd en zo nodig omgezet in actie) en preservation action
(uitvoering van feitelijke bewaaractiviteiten, zoals conversie, migratie of emulatie).
Samenvatting
De wijze waarop de automatisering en in het bijzonder de archivering bij de overheid
zich in de afgelopen 30 jaar heeft ontwikkeld, laat ons echter geen illusies over de
kwaliteit van digitale archiefbescheiden en informatie uit die jaren. Ondanks alle
pogingen om daar verbetering in te brengen, zijn veranderingen op gebied van beheer
van overheidsinformatie traag en duren ze erg lang, al is er wel vooruitgang. De
rapporten van de archiefinspectie sinds ca. 2004 over misstanden en de risico's zoals
verlies van informatie, als ook de herhaalde pogingen om binnen de overheid tot
gezamenlijke aanpak en richtlijnen te komen (o.a. Interlab, Informatie op Orde,
Baseline, DUTO) in de eerste jaren van deze eeuw laten dat zien.55 Er was in de loop
der jaren geen consistent beleid vanuit de verantwoordelijke ministeries van BZK
en OCW, veeleer ad hoc beleid naar aanleiding van incidenten of alarmerende
197
hoofdstuk 3
45 Zie https://www.earonline.nl/index.php/Toepassingsprofiel_metagegevens_Rijksoverheid geraadpleegd
11 oktober 2018. Voor lagere overheden is een soortgelijk profiel vastgesteld Toepassingsprofiel metagegevens
lagere overheden (TMLO).
46 Zie https://www.rijkaaninformatie.nl/over-rijk-aan-informatie waar als opdracht staat: "Met behulp van
nieuwe technologieën het op een geautomatiseerde wijze toewerken naar de "by design" toepassingen in
de informatiehuishouding. Enerzijds worden de technische (on)mogelijkheden onderzocht en anderzijds de
instructies die ambtenaren hierbij nodig hebben getest." Het programma wordt gezamenlijk aangestuurd
vanuit OCW (SG) en BZK (CIO Rijk). Geraadpleegd 11 oktober 2018.
47 Zie programmaplan Rijk aan Informatie, (2017) p.4. https://www.rijkaaninformatie.nl/over-rijk-aan-infor-
matie/documenten/beleidsnotas/2018/01/02/programmaplan-rijk-aan-informatie-2018 geraadpleegd
11 oktober 2018. In hoeverre zijn of worden DIV of archivarissen dan bij de ontwikkeling van systemen en
specifiek de automatisering van archiveringsprocessen betrokken en belangrijker, hebben zij voldoende
kennis en deskundigheid om daar een adequate rol in te spelen?
48 Ibidem, p. 5.
49 Zie hierboven tekst over appraisal (en zie de herziene ISO 15489:2016).
50 Zie https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/openbare-review-richtlijn-archiveren-overheids-
websites geraadpleegd 11 oktober 2018.
hans hofman een wereldbeeld vergruizeld: uitdaging voor archiveringsdeskundigen
51 Brief Algemene Rijksarchivaris d.d. 28 maart 2006 aan de programmamanager Advies Overheid.nl.
De ministeriële websites waren van de ene dag op de andere uit de lucht en zijn niet bewaard. In 2003 was
reeds een rapport verschenen in opdracht van ministerie van Verkeer en Waterstaat, getiteld Blijvend
beschikbaar. Onderzoek naar de archivering van websites, (Erika Hokke, Amsterdam, 2003). In 2005 verscheen
een bibliografie van de Archiefschool getiteld Eerste hulp bij website archivering (Erika Hokke, Amsterdam,
2005), later gevolgd door een rapport Richtlijnen voor websites (Erika Hokke en Peter Horsman, Amsterdam,
2006) als onderdeel van een ICTU project webrichtlijnen.
52 Delen ervan zijn misschien nog te vinden op het Internet Archive of wellicht bij de KB.
53 Zie https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/preservation-watch-bij-het-nationaal-
archief?utm_campaign=Nieuwsbrief%20Nationaal%20Archief&utm_medium=e-mailnieuwsbrief&utm_
source=email geraadpleegd 11 oktober 2018.
54 Zie https://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/field-file/Planets-Preservation_Watch-functional_
model.jpg geraadpleegd 11 oktober 2018. Hierin ontbreekt overigens de testbed-functie, van belang voor
het uitvoeren van experimenten en testen van bewaarstrategieën.
55 Zie voor Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid, onderdeel van programma 'Informatie op orde'
2006 https://www.earonline.nl/images/earpub/3/3d/Baseline_Informatiehuishouding_Rijksoverheid_
de_7_normen_versie_1.1.pdf voor DUTO (2016): https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennis-
bank/duto. Zie voor rapporten Erfgoedinspectie oa. https://www.erfgoedinspectie.nl/publicaties/
rapport/2005/02/01/dementerende-overheid.