organisatiestructuur maakt het makkelijker om te zien waar het om draait, los van
institutionele belangen. Dit is van groot belang gezien de aard van het internet, de
vele nieuwe informatievormen, en de toegenomen complexiteit, waarbij organisaties
in toenemende mate in netwerken zijn verbonden.
Het te bewaren object en bijbehorende (beheer)processen zijn in technische zin ver
anderd, de functie van archiveren is dat op zich niet. Door op deze wijze wat afstand
te nemen, is het ook gemakkelijker om te kijken hoe de archiveringsfunctie nu het
beste kan worden georganiseerd. 'Archief' is in eerste instantie niet langer een
locatie, maar een virtuele omgeving en daarmee een concept.
Waardering en selectie zijn dan ook geen processen die achteraf en eenmalig gebeu
ren, maar vooraf en iteratief. Het wordt al enige tijd op die manier gepromoot.37 In
de nieuwe ISO 15489:2016 heeft het begrip appraisal een veel bredere invulling
gekregen. Het wordt omschreven als: "...the process of evaluating business activities to
determine which records need to be created and captured and how long the records need
to be kept."38 Het combineert een analyse van de bedrijfscontext waarbij de eisen
voor archiefbescheiden en archiveren worden geïdentificeerd en een risico-analyse.
In de praktijk wordt dit evenwel nog niet echt zo toegepast.
De praktijk: stand van zaken in Nederland
Theoretische bespiegelingen zijn misschien aardig, maar wat gebeurde er in de prak
tijk? Ik neem daarbij de situatie in Nederland als voorbeeld wat betreft digitale archi
vering en meer speciaal digitale 'preservering'. Die is vergelijkbaar met wat er elders
in de wereld gebeurde.
Wat in theorie allemaal samenhangend en logisch lijkt, blijkt in de praktijk allemaal
nog niet zo simpel. Theoretici spreken vaak een andere, abstractere taal dan de
mensen in de praktijk, al gaat het over dezelfde zaken.39 Zeker als er nieuwe theoreti
sche ideeën of modellen ontstaan, duurt het nog wel enige tijd voor dat echt op de
'werkvloer' is doorgedrongen. Hoe mooi die modellen ook (lijken te) zijn. Dat geldt
zeker voor het hoog abstractieniveau van de records continuum theorie. Ondanks
het nieuwe denkkader dat het biedt, is het de vraag hoe zich dat vertaalt naar de dage
lijkse praktijk van archivarissen en records managers.40 Zoals de praktijk er nu uit
ziet, is er een grote kloof met nieuw ontwikkelde en aanbevolen werkwijzen. Oude
gewoonten en denkwijzen zijn vaak hardnekkig en veranderen is lastig, zeker in een
omgeving waarin nog veel onduidelijk is over waar het heen gaat en hoe het moet
worden aangepakt. Saillante voorbeelden zijn de lastige en trage aanpak van email-
en website-archivering bij de overheid, met als gevolg verlies aan informatie.
In het algemeen lopen het denken en de praktijk achter bij de snelle veranderingen
in de maatschappij en bij organisaties. Dat knelt te meer, omdat zoals gezegd al
voordat de digitale informatie is gecreëerd actie moet worden ondernomen om de
duurzaamheid en toegankelijkheid te waarborgen. Vergeleken met de oude situatie
waar papieren archieven relatief veel minder aandacht vragen en pas na 20 jaar of
later bij een archiefdienst belanden, wordt bij digitale archiefbescheiden continu een
extra inspanning gevraagd.
Dat vraagt ook afstemming en nauwere samenwerking tussen overheidsorganisaties
en archiefdiensten, om te zorgen dat het migreren van archiefbescheiden tussen sys
temen soepel verloopt en voorkomen wordt dat ze niet meer raadpleegbaar, begrijpe
lijk of bruikbaar zijn.
De overgang binnen de overheid, maar ook elders, naar automatisering van werkpro
cessen, waarbij voor zover mogelijk workflow en hopelijk ook archivering wordt geïn
tegreerd in de informatiesystemen verloopt traag. Immers het werkelijk digitaal
afhandelen van taken vergt niet alleen een goede technische omgeving, maar ook
organisatorische aanpassingen en niet te vergeten een cultuuromslag. Reeds in 2004
is bij het toenmalige ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en
Milieu (VROM) een werkproces volledig gedigitaliseerd (EVOA)41, daarnaast waren
er pogingen om de documentenafhandeling te automatiseren, zoals bij Digidoc
(BZK).42 Later zijn er pogingen om het omgevingsloket te ontwikkelen als ook de
afhandeling van strafrechtzaken. Dat dit ingewikkeld is, of te ingewikkeld wordt
gemaakt, blijkt uit de vele mislukte ICT-projecten die zich de afgelopen jaren hebben
voorgedaan. Ambities om bijvoorbeeld de gehele rijksoverheid geheel digitaal te
maken in 2017 blijken dan ook te hoog gegrepen en tonen slechts een enorme onder
schatting van deze transformatie.43 Een steeds terugkerend fenomeen, parallel
daaraan, zijn pogingen om de overheidsinformatiehuishouding op orde te brengen.
Met een cyclus van ongeveer 4-6 jaar verschijnt er weer een actieplan of programma
met maatregelen en plannen. Voorbeelden zijn sinds 1995: Digitale duurzaamheid,
Interlab, Informatie op Orde, Baseline informatiehuishouding, DUTO, Rijk aan
Informatie. Vaak gebeurt dat ook onder de noemer van modernisering dan wel ver
nieuwing van de rijksdienst.44
Toch wordt nog grotendeels met document management systemen gewerkt, eventu
eel in samenhang met records management applicaties. Dat zijn niet de meest ideale
middelen om goede archivering te bereiken, ook al niet omdat deze beperkt en erg
document-gericht zijn en er steeds meer andere typen informatie zijn ontstaan.
Een belangrijk aandachtspunt zijn de vereiste metadata, die zorgen dat de archief
bescheiden (documenten of data) in hun juiste context begrepen of vertrouwd
hoofdstuk 3
37 Charles Jeurgens, 'Threats of the data-flood. An accountability perspective in the era of ubiquitous
computing' in: Frans Smit, Arnoud Gloudemans, Rienk Jonker (red) Archives in liquid times (SAP-jaarboek,
's-Gravenhage, 2017) p. 196.
38 ISO 15489:2016 Information and documentation - Records management - Concepts and principles, par. 7.1.
Op dit moment is er een technical report in ontwikkeling waarin dit appraisal proces nader wordt uitgewerkt
(Appraisal for managing records). Deze appraisal vindt niet eenmalig plaats, maar is een steeds terugkerende
activiteit. Zie ook https://cassiefindlay.com/2018/06/05/appraisal-a-strategic-tool-for-modern-
recordkeeping/ voor meer uitleg hierover.
39 Charles Jeurgens heeft hier bijvoorbeeld al op gewezen, in het bijzonder met betrekking tot waardering en
selectie, in zijn The target keeps moving! Appraisal in a continuum (2014) zie https://openaccess.leidenuniv.nl/
bitstream/handle/1887/32027/Jeurgens%20target%20keeps%20moving.def.pdf?sequence=1 geraadpleegd
11 oktober 2018.
40 De kritiek van Van Bussel op dit punt heb ik reeds vermeld.
194
hans hofman een wereldbeeld vergruizeld: uitdaging voor archiveringsdeskundigen
41 Zie https://www.ilent.nl/onderwerpen/afvaltransport-in-europa-evoa geraadpleegd 11 oktober 2018.
42 Zie bijvoorbeeld https://www.computable.nl/artikel/achtergrond/infrastructuur/1681886/1444691/bzk-is-
eerste-e-ministerie.html 11 oktober 2018.
43 Het aantal mislukkingen op gebied van ICT bij de overheid laat aan duidelijkheid niets te wensen over,
ondanks alle pogingen daar meer greep op te krijgen. Bekende voorbeelden zijn de belastingdienst, de
rechtspraak en UWV.
44 Zie bijv. Kamerstukken 31490, nr.122, d.d. 25-06-2013 ('Vernieuwing van de Rijksdienst') en 29362,
nr. 260, d.d. 23-03-2017 ('Modernisering van de overheid'). Ter ondersteuning van dit alles is er een
Enterprise architectuur Rijksdienst (EAR, zie https://www.earonline.nl/index.php/Wat_is_de_Enterprise_
Architectuur_Rijksdienst en Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA),
zie https://www.noraonline.nl/wiki/NORA_online Daarin is ook een hoofdstuk over 'duurzame
toegankelijkheid' opgenomen, zie https://www.noraonline.nl/wiki/Duurzame_Toegankelijkheid
geraadpleegd 11 oktober 2018.
195
