Deze benadering zegt een reactie te zijn op de 'crisis' in archivering in de huidige
netwerkmaatschappij, omdat het onderscheid tussen verschillende informatie
vormen verloren gaat dan wel vervaagt juist vanwege de enorme hoeveelheid ervan
en door de huidige focus op het object of ding dat archiefstuk wordt genoemd.30
De traditionele methoden van selectie, beschrijven, beheren, en beschikbaar stellen
voldoen in die dynamische en complexe wereld (door hen wild frontier genoemd)
niet meer, met als gevolg dat DIV-functionarissen en archivarissen achter de feiten
aanlopen en de greep op informatie verliezen. Een andere interessante constatering
van deze groep is dat al enige tijd de tendens bestaat om niet langer te spreken over
archiefbescheiden (records) als gezaghebbende bronnen, maar over informatie.
Daarmee in feite de eigen discipline verloochenend. Deze neiging tot eufemistisch
en daardoor mistig taalgebruik rond archiveren komt ook al enige tijd in Nederland
voor.31
Zoals al in het citaat aangegeven omvat recordkeeping informatics twee bouwstenen,
nl. continuum denken en metadata, en drie aspecten van procesanalyse, nl. bedrijfs
processen, organisatiecultuur en toegang32:
"Recordkeeping informatics is based on two building blocks - continuum thinking
and recordkeeping metadata - and the exploration of three facets - information
culture, access and business processes - to rethink recordkeeping approaches to
better deal with the expanding continuum of recorded information that is a
hallmark of the digital and networked age. It aims to take into account the social,
cognitive and technological characteristics of our current environment and address
the collapse in collective memory brought about by digital disruption."
Met het pleidooi voor meer nadruk op processen (creatie, beheer en beschikbaar
stellen) hoopt men te voorkomen dat we uiteindelijk met rommel zitten en ons
'geheugen' verloren gaat.33 Of deze andere wijze van denken op basis van het records
continuum model aanslaat, moet nog blijken, maar ook buiten de archiefwereld is
er belangstelling voor, zoals in het Pericles-project.34
Van organisatie naar functie: archival function (archiefffunctie)
of recordkeeping function (archiveringsfunctie)
Eerder in dit artikel heb ik al geconstateerd dat er een grote overlap of gelijkenis is
tussen de gebruikte definities van digital preservation en recordkeeping. Nader
beschouwd lijkt het erop dat het gebruik van een term mede afhangt van de instel
ling waar je werkt. Als dat bij een archiefdienst is, wordt het digital preservation
(of preservering) en als dat bij een overheids- of andere archiefvormende organisatie
is, wordt gesproken van recordkeeping(archivering). De één bekijkt het vanuit dat
wat bewaard moet worden (het ding/object). Hoe het gecreëerd moet worden en
goed beheerd (de processen) tot het wordt overgebracht is secundair en wordt min of
meer als een premisse gezien. Voor de ander, de medewerkers van archiefvormende
organisaties, zijn creatie en beheer juist het perspectief waarin ernaar gekeken wordt.
Hier wordt de lange termijn bewaring als een onderdeel van recordkeeping gezien,
maar het staat niet in het centrum van de aandacht. In feite spreekt men echter over
hetzelfde. Er bestaat evenwel een 'kloof' in hoe men er tegenaan kijkt en daarmee
ook in hoe men het benadert. Dat leidt in de praktijk tot een onnodige tegenstelling,
alsof men verschillende belangen dient.
De vraag is, hoe dit kan worden overbrugd? Een belangrijke stap zou zijn om archi
vering los te zien van de organisatorische structuur en veel meer te kijken naar het
geheel, namelijk de functie, in dit geval de archiveringsfunctie.35
Zoals de voorstanders van recordkeeping informatics al stellen gaat het in eerste
instantie om processen en pas in tweede om 'het ding' ofwel de records of archief.
Dat komt in de buurt bij de ideeën van het ICA committee on electronic records, dat
midden jaren '90 al pleitte om niet zozeer te kijken naar de organisaties die een rol
spelen, maar naar de functie. In dit geval is dat de functie van het voor de lange
termijn bewaren van archiefbescheiden om aan bepaalde (historische, maatschap
pelijke) belangen te voldoen, toen archival function genoemd.36 Het verschil met
recordkeeping informatics is dat hierbij de gehele archiveringsfunctie (recordkeeping
function) in ogenschouw wordt genomen, dus inclusief ontwerp en creatie, en
niet alleen gekeken wordt naar de lange termijn bewaring. Het los te zien van de
hoofdstuk 3
30 Zie bijvoorbeeld https://www.ryanstander.com/archival-turn-statement.html waar onder andere gezegd
wordt "Traditionally, an archive has been regarded as a repository of objects and information essential to human
history. However, in the last half of the 20th Century it underwent a profound conceptual change shifting its
emphases from the objects to the archivist, and from place to process. At the heart of this archival turn is a
fundamental skepticism of Modernity's scientific methodologies."
31 Dat begint al enigszins met het boekje 'Omslag in opslag. Terug naar informatievoorziening' (Den Haag 1991,
uitgave ministerie van Binnenlandse Zaken), waarin het begrip archiefbeheer als te beperkt wordt omschre
ven en vervangen wordt door 'informatievoorzieninggericht op werkprocessen'. Overigens wordt ook hier al
geconstateerd dat bestaande archiveringsmethoden niet voldoen.
32 Zie o.a. Gillian Oliver, Frank Upward, Barbara Reed en Joanne Evans, Recordkeeping informatics: building the
discipline base (2014) en de website van Monash University https://www.monash.edu/it/our-research/
research-centres-and-labs/rcrg/recordkeeping-informatics. Geert Jan van Bussel, in zijn kritiek op de records
continuum theorie, vindt deze nieuwe benadering overigens een 'onnodige uitvinding': "The (needless)
'invention' of 'recordkeeping informatics' to 're-figure a discipline in crisis' (that is: a records management that
does not use the records continuum theory and model))". En passant trekt hij de 'crisis' in twijfel door te
suggereren dat de auteurs dat zo stellen, omdat de archiefwereld het records continuum denken niet volgt.
Een boude, niet onderbouwde veronderstelling, die niet is af te leiden uit wat er over recordkeeping informatics
geschreven is. Zie Geert-Jan van Bussel, 'The theoretical framework for the 'archive-as-is'. An organization
oriented view on archives. Part I', in: Frans Smit, Arnoud Gloudemans, Rienk Jonker (red.), Archives in liquid
times (SAP-jaarboek, 's-Gravenhage, 2017), p.17.
192
hans hofman een wereldbeeld vergruizeld: uitdaging voor archiveringsdeskundigen
33 Zie Frank Upward, Barbara Reed, Gillian Oliver, Joanne Evans, 'Recordkeeping Informatics: Re-figuring a
discipline in crisis with a single minded approach (conceptual paper) 2013, in: Records Management Journal,
Vol 23 Issue 1 (2013) pp37-50 via https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/09565691311325013.
En: Frank Upward, Barbara Reed, Gillian Oliver, Joanne Evans, 'Recordkeeping Informatics for a Networked
Age' (Melbourne 2017). Zie https://www.monash.edu/it/our-research/research-centres-and-labs/rcrg/
recordkeeping-informatics Zie https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/09565691311325013
"The purpose of this paper is to highlight the widespread crisis facing the archives and recordsmanagement
professions, and to propose recordkeeping informatics, a single minded disciplinary approach, as a way forward."
34 Voor Pericles zie http://www.pericles-project.eu/page/approach. Anderen vinden het weer onnodig, zoals de
reeds aangehaalde Geert-Jan van Bussel. In de masterstudie Archiefwetenschap aan de Universiteit van
Amsterdam is het inmiddels in het curriculum opgenomen (http://www.uva.nl/m-programmas/gsh/dual-
masters/archival-and-information-studies-heritage-studies/study-programme/study-programme.html
35 Bij het programma Archief 2020 is aandacht besteed aan de archieffunctie en zijn een drietal toekomst
scenario's ontwikkeld (zie https://archief2020.nl/downloads/op-weg-naar-2020-en-verder-het-verhaal-van-
de-archieffunctie geraadpleegd 11 oktober 2018) als hulpmiddel om een strategische discussie te stimuleren.
Daarbij is toch vooral uitgegaan van archiefdiensten en hun mogelijke rol. Gepubliceerd in oktober 2015.
Het begrip archieffunctie lijkt sterk op wat hieronder archival function wordt genoemd (dus gericht op de
lange termijn bewaring). Dat wordt nog eens bevestigd in de Handreiking toekomstbestendige archiefinstel
lingen (Archiefinnovatie Decentrale Overheden, AIDO, 2016), waar gewezen wordt op het belang van
modernisering van archiefinstellingen door implementatie van e-depotvoorzieningen. Geen woord over
de archivering bij overheidsinstellingen, waar de duurzaamheid toch begint.
36 Zie Guide for managing electronic records from an archival perspective (ICA Committee on electronic records,
Paris, 1997), p. 25-28.
193