digitale bewaring ('preservation function') op.20 In het vervolgproject (2002-2007)
lag de nadruk op verschillende typen 'electronic records', met name 'experiential,
interactive and dynamic records', daarmee de snelle ontwikkelingen in de nieuwe
technologieën onderkennend.21 Op basis van case-studies werden richtlijnen voor
het maken en beheren van digitale archiefbescheiden geformuleerd. Daarnaast werd
gewerkt aan een register van metadata schema's (MADRAS) en metadata specifica
ties en werden tenslotte twee functionele modellen uitgewerkt. Eén model richtte
zich op de langdurige bewaring, de andere op de integratie van recordkeeping in het
bedrijfsproces met ook aandacht voor de bewaarfunctie.22 Beide projecten hadden
een sterk multidisciplinair karakter.
Naast deze discussies over traditionele archivistische methoden en over hernieuwde
toepassing van diplomatische methoden op digitale archiefbescheiden ontstond
er in de tweede helft van de jaren '90 de records continuum theorie met een meer
fundamentele verandering van perspectief, door sommigen al snel een paradigma
verschuiving in de archivistiek genoemd.23 Die tweede stroming is niet direct ont
staan als reactie op de gevolgen van digitale technologieën, maar bouwt onder
andere voort op de wijze waarop in Australië werd gearchiveerd, het zgn. 'series
system'. Met die achtergrond kijkt deze nieuwe denkwijze niet alleen naar de archief
bescheiden, maar tegelijk ook naar de actoren, processen en doelstellingen die erbij
betrokken zijn, als mede de verschillende aggregatieniveau's.24 Elk biedt een zelfstan
dige, andere invalshoek en daarmee beter inzicht in de factoren die komen kijken
bij ontstaan, beheer en gebruik van archief.
Deze benadering biedt een rijker en multidimensional perspectief.25 De beide
stromingen of 'wereldbeelden' sluiten elkaar niet uit. Zoals bij elke paradigma
verschuiving neemt het nieuwe paradigma namelijk ook de bestaande denkwijze in
zich op en plaatst die in een breder perspectief en in andere dimensies.
De toepassing van diplomatische kennis in een digitale omgeving is waardevol en
kan prima, maar het blijft een methodiek die nog steeds wordt toegepast binnen het
traditionele, meer eendimensionale paradigma, dat zich vooral richt op het archief
en de onderdelen ervan. Al het andere is context.26
Al is het records continuum denken dan niet ontstaan als reactie op digitalisering en
digitale informatie, het biedt wel een bredere basis om de toegenomen complexiteit
in de manier waarop organisaties en mensen met informatie omgaan in de huidige
netwerkmaatschappij het hoofd te bieden en 'recordkeeping' in de digitale wereld
vorm te geven. De aandacht daarbij gaat vooral uit naar processen van creatie,
beheer en toegang, en naar metadata waarin die worden vastgelegd.27 Achterliggende
gedachte is dat archief of archiefbescheiden niet statisch is of zijn, maar voortdurend
in beweging ('a record is "always in a process of becoming"...'), omdat de context
waarin het wordt (her)gebruikt en beheerd, steeds anders is.28 Reden waarom
gegevens over die processen steeds moeten worden vastgelegd om de vele contexten
(in tijd en ruimte) te kunnen begrijpen en verantwoording te kunnen afleggen.
Sommige nieuwe ideeën bestonden al voordat het records continuum vorm had
gekregen. Het bleek echter al snel dat met deze nieuwe theorie een ander perspectief
en kader werd geboden, waarin die ideeën een meer logische plaats krijgen en beter
tot hun recht komen. Voorbeelden van ideeën die al in de lucht hingen zijn bijvoor
beeld het idee dat goed archiveren al begint bij de planning en het ontwerp van
informatiesystemen in overheidsorganisaties en dat archivarissen daarbij betrokken
moeten zijn; het waarderen en selecteren van archiefbescheiden op basis van func
ties en taken, functional appraisal (macro- of functionele selectie), en niet op basis
van aanwezige archiefbescheiden; en het onderscheid tussen fysieke en logische
aspecten van (digitale) archiefbescheiden. Tegelijk zijn er obstakels in het denken en
doen, zoals het feit dat archivarissen in de praktijk vaak te veel gericht zijn op het te
bewaren archief en te weinig naar de informatievoorziening inclusief archiveren in
relatie tot de bedrijfsprocessen als geheel kijken of de ook in Nederland nogal sterke
scheiding tussen DIV en archiefdienst. Dergelijke zaken bemoeilijken het invoeren
van nieuwe werkwijzen.
Nieuwe wegen: recordkeeping informatics
Een voorbeeld van een nieuwe methodiek of benadering is recordkeeping informatics,
die in Australië is ontwikkeld. Onder deze nieuwe naam beoogt een aantal erkende
recordkeeping theoretici het vak van archiveren (recordkeeping) een nieuwe basis te
verschaffen en daarmee weer onderscheidend te maken.29
hoofdstuk 3
20 Een uitgebreid verslag van dit project is gepubliceerd in: Luciana Duranti (ed.), The Long-term Preservation
of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project, San Miniato 2005. Voor digitale versie,
zie: http://www.interpares.org/ip1/ip1_dissemination.cfm?proj=ip1
21 De resultaten van dit project zijn gepubliceerd in Luciana Duranti en Randy Preston (ed) International
Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES 2). Experiential, Interactive and
Dynamic Records (Padova, 2008) zie http://www.interpares.org/ip2/book.cfm. InterPARES kent ook een 3de
project (2007-2012) Implementing the theory of preservation of authenti records in digital systems in small and
medium sized archival organizations. En een 4de project (2013-2018) Exploring issues concerning digital records
and data entrusted to the Internet. Alle projecten worden gekenmerkt door hun interdisciplinaire karakter.
22 De eerste heette 'Chain of Preservation model', de tweede 'Business-driven Recordkeeping model'.
Zie: http://www.interpares.org/ip2/ip2_models.cfm geraadpleegd 11 oktober 2018.
23 Zie o.a. Theo Thomassen, 'Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap', in: P.J. Horsman,
F.C.J. Ketelaar en T.P.H.M. Thomassen, Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, (Den Haag 1999),
p.69-79. Of het nu wel of niet om een paradigmaverschuiving gaat, is nog altijd punt van discussie. Zie
Luciana Duranti, 'The impact of digital technology on archival science', in: Archival Science, Vol.1, No.1,
2001, p.39-5 5, en G.J. van Bussel, 'The theoretical framework for the 'archive-as-is'. An organization
oriented view on archives. Part I', in: Frans Smit, Arnoud Gloudemans, Rienk Jonker (red.),
Archives in liquid times (SAP-jaarboek, 's-Gravenahge 2017), p.16-41.
24 Een belangrijke inspiratiebron voor deze nieuwe benadering vormt het werk van de sociaal theoreticus
Anthony Giddens.
190
hans hofman een wereldbeeld vergruizeld: uitdaging voor archiveringsdeskundigen
25 Zie Frank Upward 'Structuring the Records Continuum. Part One: Postcustodial Principles and Properties',
in: Archives and Manuscripts Vol 24 No 2 (1996) (eerste publicatie). Zie verder https://recordscontinuum.
info/discover/publications als ook Barbara Reed, Reading the Records ~Continuum: Interpretations and
Explorations, z.j. https://www.records.com.au/pdf/Reading_the_Records_Continuum.pdf Daarnaast is ook
het onovertroffen overzicht van Terry Cook, 'What is past is prologue' van belang om inzicht te krijgen in de
verschillende stromingen en ontwikkelingen op het gebied van de archivistiek in de 20ste eeuw. Gepubliceerd
in Archivaria (1996) p.17-63. Ook gepubliceerd in Naar een nieuw paradigma in de archivistiek (SAP-jaarboek
1999) p.29-67
26 In digitale vorm zijn archiefbescheiden veeleer logische entiteiten dan fysieke dingen. Het fysieke is het
digitale bestand dat de code bevat die de software nodig heeft om het (voor mensen) leesbaar te maken.
27 Hierbij dient aangetekend te worden dat een dergelijke functionele benadering al langer in de lucht hing en
toegepast werd. Een voorbeeld is de PIVOT-methode die bij selectie uitgaat van de analyse van de (overheids)
handelingen. Ook Theo Thomassen spreekt over functionele archivistiek in zijn 'Een korte introductie in de
archivistiek' (zie P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.P.H.M. Thomassen, Naar een nieuw paradigma in de
archivistiek, (Den Haag 1999), p. 11-20).
28 Zie Sue McKemmish 'Placing records continuum theory and practice' in: Archival Science 1 (4) (2001) p.33 5.
29 Zie o.a. Gillian Oliver, Frank Upward, Barbara Reed, Joanne Evans Recordkeeping Informatics: building the
discipline base (DLM, 2014) http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/02%20-%20Recordkeeping%20
Informatics%20Building%20the%20Discipline%20Base.pdf geraadpleegd 11 oktober 2018.
191
