De nieuwe technologie maakt verder ook automatisering van beheerprocessen
mogelijk en vormt daarmee niet alleen een belangrijk hulpmiddel, maar is gezien de
snelle technologische ontwikkelingen ook een beheeraspect op zich. De gebruikte
beheersoftware dient, naast de uitgevoerde activiteiten en handelingen, zelf ook
goed gedocumenteerd worden om verantwoording over het beheer te kunnen
afleggen. Wat zijn de algoritmes waarmee gegevens worden verwerkt en bewerkt?
Digitale depots spelen een belangrijke rol, maar anders dan in het verleden toen de
archiefbewaarplaatsen voor papier tamelijk statisch waren, zijn digitale 'depots'
(in feite een bepaald soort informatiesystemen) permanent aan verandering onder
hevig.13 Immers de software, waarmee de digitale bestanden en data beheerd
worden, ontwikkelt zich steeds verder en dat geldt in feite ook voor de hardware en
opslagmedia. Zodra een e-depot wordt opgeleverd, is het vaak al weer aan herziening
onderhevig. Hetzelfde geldt voor standaarden voor bijv. opslagformaten. Deze
veranderen eveneens in de loop der tijd en dat heeft dan weer invloed op de software.
Het maakt het beheer complexer.14
Om dit alles in goede banen te leiden en te sturen zijn er kaders, standaarden,
modellen, methoden en richtlijnen ontwikkeld, die steeds worden aangepast aan
de nieuwste ontwikkelingen.
Zeker is dat de uitdaging om digitale informatie in welke vorm dan ook voor de lange
termijn op een betrouwbare en authentieke wijze te bewaren en toegankelijk te
houden de verschillende disciplines, zoals bibliotheken, archiefdiensten, onder
zoeksinstituten, musea, universiteiten, datacentra, nader tot elkaar heeft gebracht
en veel samenwerking heeft geïnitieerd, zowel nationaal als internationaal.15
Ontwikkelingen op gebied van archivering
Het tweede punt dat ik nader wil bekijken is de vraag: hoe is er binnen het vakgebied
van archivering en archivistiek gereageerd op de ingrijpende digitale ontwikkelingen
of anders gesteld welke impact hebben die ontwikkelingen op het vakgebied gehad?
Duidelijk is dat het vakgebied vanaf ongeveer midden jaren '80 sterk in beweging is
gekomen en het eind is nog niet in zicht. Het begon in de tweede helft van de jaren
'80 met een relatieve buitenstaander, David Bearman, die de traditionele archivisti-
sche methoden ter discussie stelde.16 Zijn stelling was dat deze methoden niet langer
geschikt waren om de toenemende hoeveelheden informatie te be- en verwerken.
188
Dat was een steen in de vijver van gezapigheid en leidde tot veel discussie. Al snel
kwam daar de toenemende impact van de digitalisering op het vak in de dagelijkse
praktijk bij en de betrekkelijke rust in archiefland was voorgoed verdwenen, zodanig
zelfs dat sommigen sinds enige jaren spreken van een crisis.17 De argumentatie
daarvoor is dat archiveringsspecialisten, als ze er al zijn, vaak geen rol spelen in de
vormgeving van werkprocessen en de informatievoorziening van (overheidsorgani
saties en dat er sinds de vaststelling van David Bearman (te) weinig is gebeurd om
nieuwe methoden te ontwikkelen. En niet alleen dat, om de huidige ontwikkelingen
op gebied van informatie en de daaruit voortvloeiende complexe wereld vanuit het
gezichtspunt van archivering aan te kunnen, is er een stroming die stelt dat een
geheel andere benadering nodig is, die recordkeeping informatics wordt genoemd.18
Ik kom daar nog op terug.
Een aspect van die crisis is wellicht ook de neiging van DIV specialisten en archiva
rissen in Nederland (maar niet alleen daar) vanaf ongeveer eind jaren '80 om niet
langer over archiefbescheiden te spreken, maar over (het vage en brede begrip)
informatie dan wel informatie-objecten. Daarmee wordt in feite de kern van het vak
ontkend. Een andere, meer adequate term die in de jaren '90 ontstond, is 'proces
gebonden informatie'.19
In deze paragraaf wil ik allereerst nader ingaan op twee belangrijke 'denkrichtingen'
binnen de archiefwereld die een belangrijk stempel op de vele discussies over de
gevolgen van de digitalisering hebben gedrukt, en vervolgens op de mogelijke impact
ervan op de dagelijkse praktijk van 'preservering' als ook die van archivering in
Nederland.
De twee bedoelde stromingen kunnen direct dan wel indirect gezien worden als een
reactie op de digitalisering. De eerste grijpt terug op oude, bestaande kennis, zoals in
het InterPARES project, waarbij men de methode en principes van de diplomatiek,
met als kern authenticiteit van documenten, probeert te vertalen naar de 'digitale
wereld'. De focus ligt daarbij op het object: de archiefbescheiden of 'electronic
records'.
Het eerste InterPARES project (1999-2001) richtte zich op de lange termijn bewaring
van 'statische' (afgesloten) archiefbescheiden met onderzoeksvragen over authenti
citeit, selectie en bewaring, waarvan de beantwoording moest leiden tot een beleids
kader en richtlijnen. Het project leverde onder andere een functioneel model voor
189
hoofdstuk 3
13 De term digitaal depot (of e-depot) wordt hier in engere zin dan Trusted Digital Repository (TDR) gebruikt,
zie onder andere Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities (RLG-OCLC report, Mountain
View 2002) via https://www.oclc.org/content/dam/research/activities/trustedrep/repositories.pdf of
zoals beschreven in ISO 16363:2012 Space data and information transfer systems - Audit and certification of
trustworthy digital repositories. In dat begrip wordt de beherende instelling als zodanig aangeduid (incl.
beheersystemen), terwijl hier het eigenlijke informatiebeheersysteem wordt bedoeld.
14 Uit een onlangs gehouden enquête door Netwerk Digitaal Erfgoed komt een nogal divers beeld naar voren
van instellingen die zeggen 'digitaal archief' te hebben en te beheren. Zie Joost van der Nat en Marcel Ras,
Survey Digitale Archieven in Nederland, (Den Haag, 2018).'Digitaal archief 'is hier in ruime zin gebruikt en
niet beperkt tot archief in enge zin. In het overzicht wordt verder helaas geen onderscheid gemaakt tussen
gedigitaliseerd (gescand) en 'digital born' materiaal. Interessant is dat een aantal instellingen zegt alle
functies uit OAIS te hebben geïmplementeerd. Gezien de huidige stand van zaken, die nog in ontwikkeling
is en allesbehalve uitgekristalliseerd, roept dat de vraag op 'is dat echt zo?', en 'in welke mate en hoe is dat
gedaan?'.
15 In Nederland is daar het Netwerk Digitaal Erfgoed een voorbeeld van, zie http://www.den.nl/art/uploads/
files/Publicaties/Nationale_Strategie_Digitaal_Erfgoed_MinOCW.pdf geraadpleegd 11 oktober 2018
hans hofman een wereldbeeld vergruizeld: uitdaging voor archiveringsdeskundigen
16 Zie David Bearman Archival methods (1989) http://www.archimuse.com/publishing/archival_methods/
geraadpleegd 11 oktober 2018. Bearman heeft daarna nog vele andere vaak provocerende artikelen
geschreven met name in relatie tot 'electronic records'. En verder bijvoorbeeld de reflecties van Cassie
Findlay in 2014, https://rkroundtable.org/2014/02/05/reinventing-archival-methods-in-the-hague/ en in
2018 over de herziening van ISO15489: https://cassiefindlay.com/2018/03/12/crunch-time-the-revised-
iso-15489-and-the-future-of-recordkeeping/
17 Zie o.a. Frank Upward, Barbara Reed, Gillian Oliver en Joanne Evans, 'Recordkeeping Informatics:
Re-figuring a discipline in crisis with a single minded approach', in: Records Management Journal, Vol.23,
Issue 1 (2013) p. 37-50 via https://emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/09565691311325013 geraad
pleegd 11 oktober 2018.
18 Met deze nieuwe term wil men een brug slaan tussen records managers (DIV), archivarissen en
informatiesystemen zonder het verwarrende gebruik van oude, engelstalige terminologie zoals recordkeeping
(één woord) en record keeping (twee woorden). Een Nederlandse vertaling ervan is lastig te vinden.
Het dichtst in de buurt komt: archivistische informatiewetenschap.
19 Zie bijvoorbeeld Theo Thomassen, 'Een korte introductie in de archivistiek', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar
en T.H.P.M. Thomassen Naar een nieuw paradigma in de archivistiek (SAP-jaarboek 1999), p. 11-20 zie
https://kvan.courant.nu/periodicals/JB/1999 geraadpleegd 11 oktober 2018.