En hoe nu verder? Een Roadmap als kompas
Met het invullen van het ontwikkelende kostprijsmodel door de 10 instellingen is
de eerste fase van de ontwikkeling van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid
afgerond10. Het kostprijsmodel is inmiddels aangescherpt naar aanleiding van de
ervaring en de eerder genoemde conclusies in dit artikel. De volgende stap is het
realiseren dat het kostprijsmodel door meer instellingen wordt gebruikt als middel
om de kosten van digitale duurzaamheid inzichtelijk te maken en er op te kunnen
sturen. Tevens wordt het kostprijsmodel hierdoor door de instellingen ingevuld,
waardoor het Netwerk Digitaal Erfgoed data verkrijgt over de kosten van digitale
duurzaamheid bij instellingen. Op deze wijze kunnen (meerjarige) analyses worden
uitgevoerd en kan de potentie van het model volledig worden benut. Ten aanzien van
dat laatste doelen we op het verbinden van de cost drivers en de kosten. Met andere
woorden, wat gebeurt er met de kosten wanneer aan de 'knoppen' (beleid) wordt
gedraaid? Hierdoor wordt informatie verkregen voor het onderbouwen van strate
gische keuzes.
De volgende stap in de Roadmap is gericht op de 'Verbinding Vraag Aanbod',
waarbij het kortprijsmodel instellingen inzicht geeft in de verschillen en overeen
komsten van kostenstructuren in de secctoren door middel van een analyse per fase
van het proces per sector en biedt daarmee tevens de onderbouwing om beslissingen
te nemen op het gebied van Zelf Doen, Uitbesteden of Samenwerken en om vraag en
aanbod met elkaar te verbinden. Ook worden instellingen en/of (markt)aanbieders
uitgedaagd om de juiste proposities te maken om oplossingen binnen en buiten de
sector te bieden. In de Roadmap van 4C11 wordt deze fase 'Who should do what?'
en 'Market efficiency' genoemd.
De laatste stap in de Roadmap is een opmaat voor het maken van MKBA's en het
bepalen van het maatschappelijk rendement12 van digitale duurzaamheid in de ver
schillende sectoren. Met andere woorden: wat is de toegevoegde waarde voor de
maatschappij en is het op het moment van besluiten waard om hierin te investeren?
De basis voor het maken van MKBA's is het inzichtelijk hebben van de kosten en
onderliggende cost drivers. Fase 4 geldt als stip aan de horizon om als Netwerk
Digitaal Erfgoed in samenwerking met de gelieerde instellingen in de sectoren
naartoe te groeien.
Het belang voor uw instelling
Uit de eerste conclusies rondom het ontwikkelen van het Kostprijsmodel Digitale
Duurzaamheid geven aan dat instellingen nog veel kunnen winnen bij het inzichte
lijk maken, het beheersen en vervolgens het actief sturen op de kosten van digitale
duurzaamheid. Het ontwikkelende kostprijsmodel is een middel om het inzicht, grip
en sturing op de kosten te versterken, waarbij een expliciete verbinding wordt gelegd
met de beleidskeuzes die een instellingen maakt (=cost drivers) op het gebied van
digitale duurzaamheid. Tevens ontstaat er door middel van het kostprijsmodel een
mogelijkheid om instellingen onderling te vergelijken en daarbij te kijken naar over
eenkomsten en verschillen ten aanzien van cost drivers en kosten. Het gesprek hier
over geeft input om de onderlinge samenwerking tussen instellingen, binnen
sectoren en bovensectoraal op het gebied van digitale duurzaamheid te versterken
met als doel om het digitale erfgoed nog beter te verzamelen, te beheren en te
ontsluiten en daarmee beschikbaar te stellen voor de gebruikers.
Afgezien van de noodzaak tot verder onderzoek staat één ding vast: het belang van
meer financieel inzicht in digitale duurzaamheid zal de komende jaren alleen nog
maar toenemen.
hoofdstuk 3
10 NCDD Onderzoek naar de kosten digitale duurzaamheid (BMC Onderzoek, Januari 2017) p. 1-68.
Zie specifiek hoofdstuk 5 'Roadmap Dutch Cost Model for Digital Preservation' waarin de Roadmap wordt
geschetst voor de ontwikkeling van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid. De volgende vier fasen
worden onderscheiden:
1) Ontwikkeling van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid - A Dutch Cost Model for
Digital Preservation;
2) Massa vergroten en borging van resultaten;
3) Verbinding van Vraag Aanbod;
4) Opmaat voor MKBA's.
11 4C Investering in Curation; A Shared Path to Sustainabilty (20 februari 2015) p. 1-26.
12 Maatschappelijk rendement is de toegevoegde waarde van een project voor de hele maatschappij.
Het geeft antwoord op de vraag hoe de kosten van een project zich verhouden tot de maatschappelijke baten,
waarbij de baten datgene zijn waar je het, als organisatie in de sector, allemaal voor doet. Dit geeft inzicht in
strategische beslissingen, bijvoorbeeld in het kader van Zelf Doen, Uitbesteden of Samenwerken (ZUS). Een
MKBA is een methode om dit maatschappelijke rendement te bepalen, waarbij je op een systematische en
samenhangende manier alle effecten die een project veroorzaakt in kaart brengt en vergelijkt met de situatie
waar het project niet wordt uitgevoerd (het nulalternatief). De baten van het project worden, net als de
kosten, uitgedrukt in euro's. Dit geldt ook voor de zaken die geen direct prijskaartje hebben, zoals geluids
overlast, een mooi uitzicht of je veilig voelen. Als de baten vervolgens hoger zijn dan de kosten, kan het
project voor een grotere maatschappelijke welvaart zorgen. Het theoretisch karakter en de beperkte betrok
kenheid van stakeholders is tegelijkertijd de zwakte van de MKBA. Ook leunt de MKBA in de praktijk nogal
eens sterk op kengetallen en theoretische aannames, waardoor de uitkomsten impact en zeggingskracht
kunnen missen. Ten slotte is het in zijn volwaardige vorm een arbeidsintensieve en kostbare methode
(zie ook Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties Werken aan maatschappelijk rendement;
Een handreiking voor opdrachtgevers van MKBA's in het sociale domein (oktober 2011) p. 1-73).
172
herman uffen, tamar kinkel de kosten van digitale duurzaamheid beheersbaar
173
