van de kosten. In de vergelijking wordt nu veelal gezocht naar overeenkomsten.7 Het is echter raadzaam om daarnaast ook te focussen op de verschillen binnen en tussen de sectoren en die op te pakken als leerpunten om de samenwerking te versterken. Op dit moment hebben nog onvoldoende instellingen het kostprijsmodel ingevuld. Hierdoor is het nog lastig om een vergelijking van de kosten van duurzame toegang tussen verschillende instellingen te maken en om de correlaties en regressie te berekenen (relatie tussen kosten en cost drivers) en het effect daarvan te kunnen duiden. Hierdoor kan de potentie van het model nog niet volledig worden benut. Toepassing van het kostprijsmodel door EYE In deze paragraaf kijken we specifiek naar EYE8EYE is als organisatie nauw betrok ken geweest bij de ontwikkeling van het kostprijsmodel, als pilotinstelling en als instelling die het model heeft ingevuld en toegepast. Terwijl EYE het model aan het toepassen was, speelde binnen EYE de kwestie dat de kosten voor digitalisering en vervolgens het beheer en de ontsluiting van digitaal erfgoed de afgelopen jaren waren toegenomen. Deze toename kwam boven op de kosten voor het beheer van de analoge collecties. In 2016 heeft het ministerie van OCW EYE een activiteitenanalyse laten uitvoeren; deze werd uitgevoerd door de Boston Consultancy Group (BCG)9 en was erop gericht om de structurele lasten en baten (en daardoorheen lopende incidentele baten en lasten) weer met elkaar in evenwicht te brengen en daarbij de impact van het groeiende digitaliseringsproces te duiden. Hierbij werd inzicht verkregen in 'de knoppen om aan te draaien' cost drivers) om de juiste strategische maatregelen te treffen ('make or buy'-beslissingen. Zie paragraaf 'En hoe nu verder? - een Roadmap als kompas'). Het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid heeft EYE bij deze exercitie geholpen. Voor EYE was het project interessant om de kosten voor de gehele keten in kaart te brengen: Ingest- Storage-Access. Het kostprijsmodel verfijnde de door EYE eerder gemaakte berekenin gen en kon daarmee BCG faciliteren voor het uitvoeren van de activiteitenanalyse. Uit de ervaring van EYE met het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid blijkt dat er inzicht is verkregen, maar ook een aantal kwesties overwonnen dienden te worden: De huidige processen waren niet ingedeeld conform Actvity Based Costing (ABC); personeel en daarmee gepaard gaande kosten diende nog toebedeeld te worden. De financiële administratie sloot niet aan op ABC-costing. De projecten en daarmee gepaard gaande kosten dienden terug te komen in de directe kosten van de activiteiten (onderscheid incidenteel - structureel), evenals de bekostiging (onderscheid tussen incidentele (bijvoorbeeld subsidies) en structurele baten (bijvoorbeeld publieksinkomsten)). De gehanteerde definities dienden doorvertaald te worden naar de eigen organisatie en vice versa, om aan te sluiten bij de eigen administratie. Voor overheadkosten (o.a. voor de gebouwen) dienden keuzes gemaakt te worden wat betreft de toerekening aan activiteiten. Toekomstige kosten voor toegankelijkheid van objecten zijn nog niet duidelijk; het kostprijsmodel geeft daar nog geen inzicht in. Wanneer de personele kosten verdeeld worden over de activiteiten binnen het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid, ontstaat voor EYE het volgende beeld: In het proces van digitale duurzaamheid zitten de personele kosten voor EYE groten deels in de activiteiten Ingest en Access. EYE investeert veel in de voorkant van het proces om de kwaliteit van het beheer en de ontsluiting van films zo hoog mogelijk te houden. Dit betekent dat er veel tijd gaat zitten in de activiteit Ingest, waarbij regel matig handmatige handelingen moeten worden uitgevoerd (inzet van mankracht) om de bestanden te verrijken. Dit betekent ook dat de procesactiviteit Metadata qua inzet van personeel hoger ligt dan de andere activiteiten. EYE doet veel aan metadate- ren van films, waarbij deze qua inhoud, creatieve makers, productie en rechtenstatus beschreven worden ten behoeve van ontsluiting en beheer. De technische metadata worden zo veel mogelijk geautomatiseerd aan het informatiesysteem toegevoegd. Daarnaast investeert EYE in de achterkant van het proces, dus in kosten voor het toegankelijk en beschikbaar maken van digitale data (Access). hoofdstuk 3 7 Van der Nat, J. M. Ras, Samen bouwen aan een netwerk van landelijke voorzieningen: Eindrapport van het onderzoek naar een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang tot digitale informatie (NCDD, april 2015) p. 1-80. 8 www.eyefilm.nl 9 Boston Consultancy Group, Financieel Onderzoek EYE (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap EYE, September 2016) p. 1-54. 168 herman uffen, tamar kinkel de kosten van digitale duurzaamheid beheersbaar Personele kosten per activiteit in Selection Ingest Processing Documentation Archive ^^b Access User Support ^b Metadata Preservation Management Infrastructure ICT 0% 5% 10% 15% 20% 25% Afbeelding 2. Verdeling personele kosten EYE per activiteit in procenten van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid 169

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 85