Op basis van de verkregen informatie is het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid
opgesteld. De activiteiten, subactiviteiten en bijbehorende definities zijn daarnaast
gebaseerd op het OAIS-model6 en door middel van discussie in werkgroepen van
deelnemende instellingen aangescherpt. Daar is ook de werking van het model
getoetst.
Het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid geeft inzicht in de kostenstructuren, de
opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen (cost drivers) en toont de
financiële cijfers van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed. Indien het
model voor meerdere jaren wordt ingevuld, kan bekeken worden hoe sterk de invloed
van deze factoren is op de kosten correlaties) en kan het model een statistische
forecast geven van de kosten op basis van deze correlaties.
Eerste resultaten invulling kostprijsmodel - fase 1
In 2016 en 2017 hebben 10 instellingen het ontwikkelende kostprijsmodel
ingevuld. Deze exercitie was de invulling van de eerste fase uit de Roadmap, die is
uitgezet door het Netwerk Digitaal Erfgoed in de ontwikkeling van het kostprijs
model (zie paragraaf 'En hoe nu verder? Een Roadmap als kompas'). Deze exercitie
heeft al tot een aantal interessante conclusies aangaande de kosten van digitale
duurzaamheid.
Instellingen hebben nog een beperkt inzicht in de kosten. Gebruik van het model
leidt tot inzicht in de kosten en daarmee tot bewustwording binnen de organisatie.
De eerste conclusie is dat instellingen nog geen tot een beperkt zicht hebben op
de kosten van digitale duurzaamheid. De meeste instellingen staan in financieel-
technische zin nog aan het begin van de ontwikkeling: alleen de grotere instellingen
met meer ervaring hebben een relatief goed beeld van de kosten in relatie tot proces
sen en bijbehorende cost drivers.
Daarnaast concluderen we dat het kostprijsmodel zorgt voor een beter inzicht in
de kosten binnen de eigen organisatie. Het invullen van het model heeft onder de
deelnemers bijgedragen aan bewustwording ten aanzien van het primaire proces en
de financiële functie. Ook biedt het model managementinformatie om de grip te
versterken.
Kosten in het proces van digitale duurzaamheid
Een groot deel van de kosten wordt gemaakt aan het begin van het verwerkings
proces (Selection, Pre-Ingest en Ingest). Wanneer de aangeboden data beter
geselecteerd, geordend en beschreven zijn door de aanbieders of zorgdragers betekent
dat ook dat er wellicht minder kosten gemaakt worden door de beherende instel
lingen.
We zien dat de kosten voor een groot deel betrekking hebben op de overkoepelende
procesactiviteiten, wat te verklaren is door het (geconstateerde) feit dat veel instel
lingen nog aan het investeren zijn in duurzame toegang en de daarbij horende infra
structuur, waarmee afschrijvingskosten gepaard gaan. Hierbij merken we op dat
instellingen dit vooral zelf doen en nog maar beperkt de samenwerking zoeken
binnen en buiten de eigen sector.
Personele kosten vormen de belangrijkste kostencomponent. Deze bedragen bij
de meeste onderzochte instellingen meer dan 50% van de totale kosten. Dit relatief
grote aandeel maakt het belangrijk om kennis te ontwikkelen en te delen hoe de
personele kosten beheerst kunnen worden en de inzet kan worden geoptimaliseerd.
Het kostprijsmodel en verdere doorontwikkeling
Uit de analyse van de sectoren en de deelnemende instellingen blijkt dat doelstellin
gen, context en achtergronden van de instellingen sterk verschillen. Voor het inter
preteren van de cijfers in het kostprijsmodel is het belangrijk om deze doelstellingen,
context en achtergronden mee te nemen en bij onderlinge vergelijking tussen instel
lingen erbij te betrekken. In de doelstellingen, context en achtergronden van de
instellingen ligt de onderbouwing van de cost drivers en daarmee ook de verklaring
hoofdstuk 3
Metadata
Documentation
Per (proces)
activiteit
Subactiviteiten
Niet in te delen
onder subactiviteit
Overhead
Kapitaallasten
(sub)activiteit
Aantal TB
Aantal objecten
Fte (aantal en kosten)
Inhuur
Materiele kosten
Cost drivers/Kwalitatieve aspecten
Afbeelding 1. Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid
Het Open Archival Information System Reference Model is ontwikkeld om de functies te benoemen
die je nodig hebt voor duurzaam beheer en om daarvoor een gemeenschappelijke terminologie te ontwerpen.
Er worden in dit model zes functies onderscheiden:
Ingest
Data Management
Archival Storage
Administration
Preservation Planning
Access
Lavoie, B., 2014, The Open Archival Information System (OAIS) Reference Model: Introductory Guide
(2nd edition), DPC Technology Watch Report 14-02, oktober 2014, p. 1-37.
166
herman uffen, tamar kinkel de kosten van digitale duurzaamheid beheersbaar
167
