"In five years time (2020) it will be easier to design or procure more cost effective
and efficient digital curation services because the costs, benefits and the business
cases for doing so will be more widely understood across the curation lifecycle and by
all relevant stakeholders. Cost modelling will be part of the planning and
management activities of all digital repositories."
Bij de ontwikkeling van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid is gekeken naar
bestaande modellen2 en is er een koppeling gemaakt met CCEx. Het model moet
organisaties helpen om:
1) inzicht te krijgen in de kosten van digitale duurzaamheid, ook om de grip en
sturing daarop te vergroten, en in de compenten waaruit deze kosten bestaan;
2) de kosten te monitoren en meer grip te krijgen op de ontwikkeling daarvan;
3) de kosten van duurzame toegang te vergelijken met die van andere organisaties,
om ervan te leren en de grip en sturing verder te vergroten.
Hiermee wordt het mogelijk om keuzes te maken ten aanzien van (collectie)beleid,
inzet van mensen en middelen, samenwerking en benodigde infrastructuur.
Activity Based Cost-model
Het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid is een zogeheten Activity Based
Cost-model en richt zich op de activiteiten die nodig zijn in het proces van duurzaam
bewaren en toegang bieden. Het duurzaam toegankelijk houden van digitale infor
matie is een actief proces, waarbij het specifiek gaat om de volgende activiteiten:
Selection/Pre-ingest, Ingest, Processing, Documentation, Archive, Access en User
Support. Daarnaast komen in elke activiteit overkoepelende procesactiviteiten terug:
Metadata, Preservation Management, Infrastructure en ICT.
Selection/Pre-ingest bevat activiteiten gerelateerd aan de waardebepaling,
criteria en selectie van data. Ook kan het gaan over het beschikbaar stellen
van datagidsen, training, consulting en communicatie met dataleveranciers
over zaken als dataformats, datamanagement, -plannen en -rechten.
Ingest betreft het ontvangen, lezen, controleren van de kwaliteit en catago-
riseren van ontvangen data, tot het punt van toevoeging in het archief
(maar exclusief processing). Ingest kan met de hand of geautomatiseerd
gebeuren, met vaak handmatige stappen als kwaliteitschecks et cetera.
Processing bevat het maken van operationele productstromen, non-
operationele producten en reprocessing, procescontrole (productieplan
ning, monitoring, etc.) en het genereren van producten, maar ook:
opnieuw processing (reprocessing) van nieuwe versies van eerder gemaakte
producten volgens een opgestelde planning of binnen een gespecificeerde
'reprocessing'-capaciteit. Ook de integratie van verschillende datasets kan
eronder vallen, evenals 'data mining', waarbij software verschillende
datasets doorzoekt en data die aan de gestelde criteria voldoen samenvoegt.
Documentatie betreft het ontwikkelen of verbeteren van ontvangen data
en productdocumentatie (zoals gebruikershandleidingen, catalogi, etc.) en
gebruikerservaringen, read software, systeeminformatie, onderhoud en
vervanging. Exclusief metadata.
Achiveren omvat het invoeren van data in het archief, gegevensbeheer,
-management, het duurzaam bewaren van data, metadata en documentatie
binnen een archief. Ingevoerde data kunnen data bevatten van externe
bronnen of data die door de instelling zelf zijn gegenereerd of aangepast.
Toegang en distributie omvat het ophalen van de gevraagde data uit het
archief, het uitvoeren van autorisatie indien nodig, het selecteren van
deelselecties, resampling, reformatting/formatconversie, reprojection of
verpakken, en het aanbieden van het eindproduct via electronische of
fysieke media.
User support (gebruikersondersteuning) betreft ondersteuning van
gebruikers in direct contact met ondersteuningspersoneel, zoals: vragen
beantwoorden, orders aannemen, helpdesk bemannen (personeel wacht
op gebruiker met een vraag), het bereiken van potentiële nieuwe gebruikers
en educatie/training van huidige of potentiële gebruikers. User support-
personeel heeft ook expertise om gebruikers te ondersteunen bij het
selecteren en gebruiken van dataproducten..
Metadata betreft beschrijvende of contextuele informatie over een data-
object3. Activiteiten gerelateerd aan metadata kunnen ook gerelateerd
worden aan andere activiteiten. Metadata betreft een continu proces bij het
duurzaam digitaal opslaan van data. Vanwege het belang ervan en het werk
dat eraan gerelateerd wordt, is metadata toegevoegd als aparte activiteit.
Preservation management gaat over de diensten en functionaliteiten
voor het monitoren van de (digitale) omgeving, het doen van aanbevelin
gen en het opstellen van duurzaamheidsplannen om de toegang tot en de
bruikbaarheid van digitale objecten te bewaren en toegankelijk te houden
voor (her)gebruik voor de lange termijn, ook als de originele digitale
omgeving verouderd raakt.
Infrastructure omvat de ontwikkeling en het operationeel maken van
data- en informatiesystemen en de mogelijkheden die nodig zijn om de
doelstellingen van de instelling met betrekking tot digitale duurzaamheid
te behalen, inclusief ontwikkeling en het operationeel maken van de
data-infrastructuur: hardware, software en back-up-faciliteit(en).
ICT gaat over sustaining engineering: Onderhouden en verbeteren van
(op maat gemaakte) applicatiesoftware en alle ontwikkelingen na de
implementatieperiode. Engineering support is gericht op de interne
operaties van de instelling. Technical coordination, inclusief engineering,
is naar buiten gericht: het ondersteunen van de instelling als een deel
van een systeem van samenwerkende instellingen.
De keuze voor deze activiteiten en procesactiviteiten is gebaseerd op een studie van
veschillende al opgestelde kostprijsmodellen met betrekking tot digitale duurzaam
heid.4&5 Hierbij is onder andere gekeken naar de variabelen en activiteiten die in deze
modellen zijn opgenomen, het doel van de modellen en de complexiteit ervan.
hoofdstuk 3
Wat houden de fasen van het proces precies in?
164
herman uffen, tamar kinkel de kosten van digitale duurzaamheid beheersbaar
2 http://www.4cproject.eu/summary-of-cost-models/
3 'Object' is gedefinieerd met de richtinggevende uitspraak dat er een persistent identifier aanwezig moet zijn.
4 http://www.4cproject.eu/summary-of-cost-models
5 Kejser, U.B., K.H.E. Johansen, A. Thirifays, A.B. Nielsen, D. Wang, S. Strodl, T. Miksa, J. Davidson,
P. McCann, J. Krupp H. Tjalsma, 'Evaluation of Cost Models and Needs Gaps Analysis', 4C,
(30 juni 2014), p. 1-99.
165
