De kosten van digitale
duurzaamheid beheersbaar
van duurzaamheidsbeleid en het plannen van preservering. Ook vaak worden
genoemd file format policies, training, meta data (beheer), preservation watch,
en pré ingest.
De uitkomsten van de behoefte aan samenwerking bieden het werkprogramma
Digitaal Erfgoed Houdbaar een goed houvast om goed naar 'de klant' te luisteren,
en de inspanningen te richten op die zaken waar vraag naar is. Daarmee kan er
ook een verdere inkleuring van de Landkaart worden gegeven.
Hoe breng je vraag en aanbod bij elkaar?
Zoals in de inleiding van dit artikel staat geschreven heeft het Programma NDE als
een van de doelen gesteld dat in 2020 er een aanbod is van sector overstijgende en
generieke voorzieningen. Aan de vraagzijde ervaren met name de kleinere erfgoed
instellingen de doelstelling van duurzame toegankelijkheid als een grote uitdaging.
Er is weinig geld, weinig menskracht, en veel van de vereiste stappen vragen behoor
lijk wat expertise. De vraag is nu hoe we vraag en aanbod bij elkaar gaan brengen.
Eén van de manieren waarop het Netwerk Digitaal Erfgoed dit wil bereiken is met de
eerdergenoemde Landkaart van generieke voorzieningen. Als hierboven toegelicht is
daarvoor een eerste stap gezet met de inventarisatie bij 44 organisaties welke produc
ten ze gebruiken voor hun 'digitaal archief'. Daarmee is nog niet het aanbod van
alle mogelijke elementen van de infrastructuur in kaart gebracht. Het Blokjesmodel
dient hier als leidraad. Volgende stappen in de inventarisatie zullen dan ook gericht
zijn op het zo breed en diep mogelijk in kaart brengen welke voorzieningen en
diensten voor duurzame toegankelijkheid in Nederland bestaan die kunnen worden
gedeeld. Die landkaart zal dynamisch zijn.
Aan de vraagkant dienen we te helpen met het formuleren van de vraag, in duidelijke
stappen, vanuit verschillende invalshoeken. Antwoorden op vragen als 'Wat ben
ik?', 'Wat heb ik?', 'Wat kan ik?', 'Wat zijn mijn ambities?', 'Wat moet ik verbete
ren?' moeten uiteindelijk leiden tot een 'gearticuleerde vraag'. Hier komt voor de
vragende partij nadrukkelijk het onderwerp 'volwassenheid' van de digitale huishou
ding aan de orde. Zoals het op de site van Scoremodel van PACKED en DEN treffend
staat beschreven: "[Het Scoremodel..brengt de sterke en zwakke punten van je
digitale huishouding in kaart en geeft aan waar je best ingrijpt om de risico's verder
te verkleinen."12
En zo kunnen we dan vraag en aanbod bij elkaar brengen. In het ideale geval onder
steund door een 'slimme' website die de parameters van de vragende partij kan
koppelen aan die van de aanbiedende partij. En daarmee komt een duurzaam toe
gankelijk digitaal Nederlands Erfgoed dichterbij.
Aanleiding Probleemstelling
Het belang van het toegankelijk maken en het behouden van waardevolle digitale
bronnen voor de lange termijn wordt al lange tijd onderschreven en door (erfgoed)
instellingen en organisaties onderkend. Echter, de kosten hiervan zijn niet altijd
even inzichtelijk. Veelal wordt er onvoldoende rekening gehouden met de structurele
kosten van beheer van digitale collecties, doordat deze in veel gevallen onvoldoende
in beeld zijn gebracht. Gevolg is dat de beheerskosten vaak niet in de reguliere exploi
tatie van instellingen en organisaties zijn opgenomen. Ook is de verwachting van
veel erfgoedinstellingen dat de structurele kosten zeer hoog zullen zijn, mede gezien
de exponentiële toename van beschikbare hoeveelheden gedigitaliseerd en digital
born materiaal. In veel gevallen worden incidentele gelden (projectmiddelen)
gebruikt als dekking voor structurele beheerskosten. Maar zijn deze aannames
correct? En hoe zorgen we ervoor dat de kosten voor langetermijnbeheer van digitale
collecties beheersbaar gemaakt worden? Om het mogelijk te maken de kosten met
betrekking tot digitale duurzaamheid inzichtelijk en beheersbaar te krijgen is een
kostprijsmodel ontwikkeld.
Kosten duurzame toegang - ontwikkeling Kostprijsmodel
Digitale Duurzaamheid
Doel van het model is om de sturing op de kosten (incidenteel en structureel) van
duurzame toegang van digitaal erfgoed te versterken. Inzicht in de kostenstructuur,
de opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen is daarbij essentieel,
niet alleen wat betreft de huidige kosten, maar ook in het begroten van aankomende
kosten. Belangrijk is om hierbij dezelfde financiële randvoorwaarden te hanteren,
zodat onderlinge vergelijking mogelijk is. Voor instellingen, beleidsmakers en
financiers is het dan vervolgens mogelijk om op basis van dit verkregen inzicht beter
onderbouwde keuzes te maken ten aanzien van investeringen in en het gebruik
maken van voorzieningen voor duurzame toegang.
Met dit project is voortgebouwd op eerdere (inter)nationale initiatieven, opgestart
om organisaties te helpen meer zicht te krijgen op de kosten van duurzame toegang
tot hun digitale materiaal. Zo ontwikkelde het project Collaboration to Clarify the
Costs of Curation (4C) de CCEx-tool (Curation Costs Exchange), waarmee organi
saties inzicht krijgen in hun eigen bestedingen en die vervolgens kunnen vergelijken
met die van andere instellingen. 4C heeft hierbij de volgende visie geformuleerd1:
hoofdstuk 3
12 Zie https://scoremodel.org/site/home
162
herman uffen, tamar kinkel
1 4C, 2015, Investing in Curation; A Shared Path to Sustainabilty, 20 februari 2015, p. 1-26.
http://www.4cproject.eu
163