mette van essen digital preservation - wat is het niet (of niet alleen)
dat moment beste strategie. Hieruit volgt een advies, een eventuele aanpassing aan
het systeem of een nieuwe werkwijze. Een aanpassing binnen de gestelde kaders, een
aanpassing die past binnen onze dagelijkse routine. Conceptuele vragen11, die
invloed hebben op de gehele organisatie, worden niet beantwoord of blijven hangen
in een discussie-fase. Dit zijn de vragen die niet door één persoon opgelost of beant
woord kunnen worden. Dit zijn de vragen die meerdere afdelingen of zelfs meerdere
organisaties raken. De manier waarop we onze processen nu hebben ingericht helpt
ons niet bij het beantwoorden van deze vragen.
Het lineaire proces
Archieven en andere erfgoedinstellingen werken volgens een lineair proces. Een
proces van vooraf gedefinieerde en opeenvolgende stappen, van creatie tot beschik
baarstellen. De stappen worden afzonderlijk van elkaar en door verschillende
actoren (organisaties, mensen en systemen) uitgevoerd. Het beleid wat we ontwikke
len, processen die we inrichten en de activiteiten die we uitvoeren gaan allemaal uit
van een systeem wat opknipbaar is in verschillende fasen. Het OAIS model gaat hier
ook van uit. Functies en workflows worden afzonderlijk uitgevoerd en worden gezien
als volgordelijk. Deze aanpak is gebaseerd op de aanname dat het proces een begin-
en eindpunt heeft. En laat dit nu net niet van toepassing zijn op Digital Preservation.
Het is nooit klaar en dé optimale strategie bestaat niet. Bij de uitvoering van Digital
Preservation hebben we te maken met een diversiteit aan doelstellingen, aannames
en betekenissen, Organisaties - en zelfs individuele strategieën - verschillen van
elkaar vanwege andere eisen, de beschikbare middelen en verschillende datatypen
die ze bewaren. Elke aanpak of strategie heeft zijn eigen uitdagingen en afhankelijk
heden. Er zijn verschillende richtingen te bedenken met verschillende uitgangspun
ten die als oplossing kunnen dienen. Ga ik elke e-mail afzonderlijk bewaren of
bewaar ik een mailbox in zijn geheel. Twee ogenschijnlijk gelijke oplossingen die
beide een totaal andere impact hebben op de inrichting van je processen.
Door de bredere focus op de buitenwereld komen er alleen maar meer stakeholders
en mogelijkheden bij. Onze organisaties zijn in transitie. Er is veel uitzoekwerk,
herinrichting van processen en infrastructuren nodig. De huidige werkzaamheden
gaan gewoon door. Standaarden, metadata, handreikingen geven houvast en struc
tuur in verandering. Bedenk daarbij dat de tools en instrumenten die we hiervoor
gebruiken een invullingen zijn van onze huidige werkwijze. Wat betekent dat dit
anders ingevuld kan worden. Er zijn veranderingen aan te wijzen die vragen om een
andere manier van denken en een andere benadering tot de informatie die we
bewaren.
Het belang van het document als eenheid neemt af
Een document wordt beschreven als: vastgelegde informatie die of vastgelegd object
dat als een eenheid kan worden behandeld.12 Het woord document is gevoelsmatig ver
bonden met de fysieke wereld. Het begrip informatieobject - Een op zichzelf staand
geheel van gegevens met een eigen identiteit13 - wordt om die rede steeds meer gebruikt
en past beter bij de grote verscheidenheid aan digitale informatie. Ondanks deze
ruimere opvatting vinden we het moeilijk om deze eenheid aan te wijzen of te defini-
eren. Tot voor kort ging het beheren en bewaren van digitale informatie over docu-
mentvormen die we kennen uit de fysieke wereld ondanks de digitale vorm. We
bewaren nota's, brieven, verslagen en rapporten gestructureerd en geclassificeerd via
dossiervorming, opgeslagen in een enkel bestand(sformaat). Dit is de eenheid
waarop archiefinstellingen hun processen nu hebben ingericht. Daarbij staat het
aansluiten van systemen die deze informatie als eenheid beheren, de document-
management systemen, in de meeste gevallen centraal. Dit is duidelijk aan het ver
anderen. Mensen creëren steeds minder informatie binnen de centrale
beheersystemen en systemen zelf generen meer en meer gegevens. Denk hierbij aan
Cloud computing, de ontwikkeling van het Internet of Things en de steeds belangrij
ker wordende toepassingen die gebruik maken van patroonherkenning en zelfleren
de algoritmen. Wat we op ons scherm zien, voor ons herkenbaar als document of
eenheid, wordt virtueel samengebracht. Samengebracht vanuit meerdere systemen
en/of meerdere organisaties. Het bestaat enkel in die vorm op het moment dat wij
het benaderen voor een bepaald doeleinde, daarna is het vervlogen.
Invloed van de omgeving wordt groter
Onze dominante strategie van het loskoppelen van informatieobjecten uit hun
omgeving, oftewel het verplaatsen van informatie van systeem A naar systeem B,
staat op losse schroeven. Niet alleen informatie uit de beheersystemen wordt los
gekoppeld, ook informatie uit databases, emailsystemen en van websites wordt
losgekoppeld van de omgeving door het exporteren en/of het bevriezen van de infor
matie door 'capturing'. Waar we niet altijd rekening mee houden is dat de omgeving
waarbinnen informatieobjecten bestaan van belang is voor onze interactie met en
interpretatie van deze informatieobjecten.
For digital preservation to be succesful, it is not solely the technical elements of
digital objects that are taken into account by organisations, but also those of the
environments in which digital objects exist.14
Het verplaatsen van informatieobjecten van de ene omgeving (een bedrijfsappli-
catie) naar een andere omgeving (een beheeromgeving zoals een e-depot) en het
meenemen van dit informatieobject door de tijd heen (migratie en emulatie) brengt
verandering met zich mee. Dit is niets nieuws en we hebben hier al jaren ervaring
mee in de fysieke wereld. Denk aan geluidsbanden of videotapes waarbij het omzet
ten naar een andere drager na verloop van tijd noodzakelijk is en kwaliteitsverlies
geaccepteerd wordt. Bij het archiveren van born-digital materiaal is er de misvatting
dat we door de tijd heen een perfecte kopie van het 'oorspronkelijke' informatie
object kunnen leveren. Het zijn per slot van rekening enkel enen en nullen die we
exact en met weinig moeite kunnen kopiëren van het ene systeem naar het andere
systeem. Discussies over eigenschappen die bewaard moeten blijven gaan niet over
de informatie, maar over de algemene verschijningsvorm (moeten attachments in
emailberichten bewaard blijven, moeten links op websites beschikbaar blijven enz.),
hoofdstuk 3
11 Vragen als: Wat is de informatie die we willen bewaren waarvoor en hoe wordt/werd deze informatie
gebruikt, voor hoe lang willen we de informatie bewaren, hoe willen we dit beschikbaar stellen enz.
12 NEN-ISO 15489-1:2016 nl Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: concepten
en uitgangspunten.
138
13 DUTO Begrippen https://wiki.nationaalarchief.nl/pagina/DUTO:Begrippen geraadpleegd 20181008
14 PLANETS project (2010)
139
