mette van essen digital preservation - wat is het niet (of niet alleen)
we uitvoeren gebruiken we het OAIS model4 als referentiekader. Is dit model als
uitgangspunt nog steeds de juiste focus? Is het beheren van informatie op een gecen
traliseerde plek houdbaar in onze huidige informatiemaatschappij? Wat speelt er
op de korte en middellange termijn en wat is de invloed hiervan op de informatie die
we willen bewaren? Dit artikel gaat in op veranderingen die plaatsvinden in het vak
gebied van Digital Preservation binnen archiefinstellingen. Digital Preservation gaat
verder dan het bepalen van standaarden, bestandsformaten en bewaarstrategieën.
Het vindt steeds vaker plaats buiten de grenzen van de organisatie wat vraagt om een
andere benadering.
Hoe zien we Digital Preservation
Een stapje terug: Digital Preservation, preservering, duurzame toegankelijkheid.
Een veelheid aan termen die we door elkaar gebruiken, die elkaar raken en op
sommige gebieden elkaar overlappen. De smalle opvatting van het begrip Digital
Preservation is het leesbaar en toegankelijk houden van informatieobjecten door de
tijd heen. Dit vatten de meeste organisaties breder op. De definitie die het Nationaal
Archief hanteert:
Het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaarstellen van digi
tale archiefbescheiden, dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk
en authentiek zijn.5
Digital Preservation wordt hiermee gekoppeld aan het bredere begrip van duurzame
toegankelijkheid en de organisatie rondom een e-Depot. Dit laatste geldt op dit
moment als één van de belangrijkste instrumenten voor het uitvoeren van Digital
Preservation. Een e-depot is overigens geen technische voorziening. Het is een geheel
van organisatie, beleid, processen en procedures, personeel, databeheer, databeveili
ging en aanwezigheid hard- en software, dat de duurzame toegankelijkheid van te
bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.6 Digital Preservation is daarom,
in de brede zin van het woord, niets anders dan digitaal archiveren:
Archiveren is alles wat nodig is om informatie duurzaam toegankelijk te maken.
Zo kunnen niet alleen huidige gebruikers de informatie vinden en gebruiken, maar
kunnen toekomstige gebruikers dat ook. Archiveren is niet alleen het bewaren van
informatie.7
Ontwikkeling Digital Preservation
Het bewaren en duurzaam toegankelijk houden van informatie gebeurt veel in het
kader van cultureel erfgoed en door organisaties die van oudsher opgericht zijn voor
het uitvoeren van deze taak. De rede dat we (digitale) informatie bewaren is ruimer.
Informatie - binnen een overheidscontext - is cruciaal voor een goede bedrijfsvoe
ring. Daarnaast moeten publieke organisaties zich kunnen verantwoorden over hun
werk. Denk aan WOB-verzoeken, een parlementair onderzoek, managementrappor
tages en auditrapporten. Overheidsorganisaties hebben belang bij toegankelijke
informatie en worden zich daar bewust van. Hiermee komt voor archiefinstellingen
het zwaartepunt voor de uitvoering van Digital Preservation steeds meer buiten de
grenzen van de eigen organisatie te liggen. Het gaat niet alleen meer over digitale
informatie die voor de eeuwigheid bewaard moet blijven of over het verplaatsen van
informatie van A naar B. Vanaf het moment van creatie tot het moment dat de infor
matie niet meer nodig is moet men nadenken over de vindbaarheid, de bruikbaar
heid en de duurzaamheid van deze informatie8.
Het uitvoeren van Digital Preservation heeft zich binnen een aantal jaar ontwikkeld
van een groep experts die - binnen verschillende internationale projecten - de
concepten hebben uitgedacht naar opgesteld beleid en procedures binnen (archief)
instellingen. Het accent bij het uitwerken van de concepten lag op het inrichten van
processen binnen de eigen organisatie:
"Organizations are focused on capturing and acquiring digital information, rather
than preservation or permanent access. Even if they use the term archive or have
preservation in their mission, the initial goal is to get a critical mass of material;
promote a culture of deposit, submission, harvesting, and sharing, and to provide
access to currently collected materials. While many of the institutional repository
activities are committed to long term preservation and access, the technical and
metadata aspects required are not yet will incorporated into their systems".9
Dit is één van de conclusies uit het rapport Digital Preservation and Permanent access
to scientific information: the state of practice uit 2004. Het onderzoek richtte zich op
de operationele kant van Digital Preservation en systemen van organisaties die
onderzoeksgegevens bewaren. Ontwikkelingen lopen niet gelijk, maar binnen de
overheidssector zie je dat de focus de afgelopen jaren inderdaad heeft gelegen op het
verkrijgen van informatieobjecten. E-depots werden ingericht en middels vele
pilots10 is er een dienstverleningsmodel ontstaan, waardoor er steeds grotere hoe
veelheden informatie vanuit de overheid binnen stroomt bij de archiefinstellingen.
Het binnen krijgen van informatie is stap één. De meeste aandacht gaat nu uit naar
het verlenen van toegang tot deze digitale informatieobjecten, wat een geheel eigen
problematiek met zich meebrengt. Het gevolg is dat het 'tussenstuk', namelijk het
duurzaam beheren van deze informatie, minder aandacht krijgt en dit in veel geval
len letterlijk als een technisch probleem wordt gezien. Een expert wordt om advies
gevraagd. Vragen als: 'Wat is de beste manier om mijn documenten, mijn e-mails,
mijn websites en/of mijn databases te bewaren?' komen geregeld voor. Vanuit de
informatiesoort, de technische vorm of verschijning, wordt gekeken naar de op
hoofdstuk 3
4 Het Open Archival Information System (OAIS) Referentiemodel
https://public.ccsds.org/Pubs/650x0m2.pdf
5 https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/wat-is-preservering geraadpleegd 20181008
6 https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/wat-is-preservering geraadpleegd 20181008
7 https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/wat-is-archiveren geraadpleegd 20181008
8 Informatie is duurzaam toegankelijk als deze vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en
betrouwbaar is.
136
9 Gail Hodge en Evelyn Frangakis Digital Preservation and Permanent access to scientific information the state
of practice -(2004) http://www.icsti.org/IMG/pdf/preservationrpt-3.pdf geraadpleegd 20181008
10 Pilots met als onderwerp duurzame toegankelijkheid en/of preservation resulteren in veel gevallen in het
opnemen van informatieobjecten in een e-Depot. Het weer beschikbaarstellen van deze informatieobjecten
komt soms aan bod. Strategieën of uittesten van verschillende mogelijkheden voor preservation - hoe bewaar
ik de informatie - worden vaak buiten beschouwing gelaten. Het zijn technische pilots die zich richtten op
de korte termijn.
137
