De dienstverlening rond digitale intake is nu ruim een jaar beschikbaar, maar voor
een heel aantal content partners blijkt de bestaande oplossing toch technisch te
complex. Het aanleveren van SIPS in een vooraf gedefinieerd formaat is voor veel
content partners geen sinecure. Zo blijkt het niet voor alle partners evident om data
of metadata in een gestructureerd formaat uit bestaande systemen te exporteren,
laat staan deze om te zetten naar een gestandaardiseerd SIP-formaat. In sommige
gevallen is daarenboven eerst een datacleaning-stap nodig eer het materiaal
gearchiveerd kan worden. Aan de hand van piloten en proefprojecten werd heel wat
ervaring opgedaan die nu omgezet wordt in bijkomende gebruiksvriendelijke tools.
Tegelijk wordt een projectaanpak voor het aanleveren van digitaal geboren materiaal
verder uitgewerkt. We vullen dit aan met opleidingen en documentatie waarin een
aantal best practices (aanmaak van checksums en toekennen van unieke ID's op
bestaand materiaal, metadatamappings, uniformiseren van de bestaande structu
ren) uitgelegd wordt. Ons uiteindelijke doel is om ook deze dienstverlening op te
schalen, zonder dat dit noodzakelijk leidt tot een evenredige uitbreiding van de
benodigde mankracht.
Metadata
Op het vlak van metadata bevindt VIAA zich op dit moment op een keerpunt:
de basisinfrastructuur (modellering en implementatie daarvan) bestaat, maar de
focus lag tot op heden vooral op de import van materiaal uit digitaliseringsprojecten
en digitaal geboren content. De komende jaren zal metadata één van de belangrijk
ste uitdagingen worden binnen het archief. Een groot aantal collecties hebben op dit
moment geen of zeer beperkte metadata (ook in de systemen van content partners)
en manuele annotering is duur en tijdrovend. Er zal ingezet moeten worden op de
import van bestaande metadatasets en tooling om dit voor de content partners
mogelijk te maken. Net als bij digitale intake is dit een belangrijke technische en
operationele uitdaging.
Tegelijkertijd worden tools voor de generatie van metadata matuur en betaalbaar.
Onderzoek naar de juiste oplossing voor specifieke collecties moet uitwijzen welke
geschikt zijn voor onze use cases. Daarnaast zal ook ingezet worden op het gebruik
van thesauri of andere, bestaande vocabulaires zoals AAT, GTAA of Wikidata.
Aangezien de collecties centraal opgeslagen worden, is het gebruik van gemeenschap
pelijke metadatabronnen een krachtig hulpmiddel voor de uniforme ontsluiting.
Deze trajecten worden verder uitgewerkt in de komende jaren.
Conclusie
Dankzij intensieve samenwerkingen met content partners, expertisecentra, lever
anciers, nationale en internationale instellingen is VIAA er in geslaagd om op korte
termijn een uitgebreide dienstverlening te realiseren. Standaarden, gestandaardiseer
de formaten en een framework als OAIS zijn hierin cruciaal. Frameworks zorgden
voor een gemeenschappelijke taal die de hele samenwerking kadert en ondersteunt.
De adoptie van standaarden leidt in eerste instantie tot extra werk, maar biedt op
langere termijn enkel voordelen. Ze maken uniforme oplossingen mogelijk, die los
van technische componenten op grote schaal uitgerold kunnen worden en beheers
baar blijven op lange termijn.
hoofdstuk 2
130
131
