Ook eindrapportering of overzichten na oplevering van digitaliseringsprojecten zijn
absoluut noodzakelijk om te vermijden dat bepaalde bestanden bijvoorbeeld nooit
gedigitaliseerd werden of wel gedigitaliseerd werden maar nooit correct gearchiveerd.
De ervaring leert ons hier dat kort op de bal spelen en structurele rapportage voor
zien, helpt om snel fouten te detecteren.
Kwaliteitscontrole
Kwaliteitscontrole was en is nog steeds een belangrijk aspect van digitalisering en
archivering. Na digitalisering is hiervoor een garantieperiode voorzien. Wanneer de
kwaliteit van het digitaal materiaal onvoldoende blijkt, kan VIAA dit kosteloos laten
herdigitaliseren. Bij audiovisueel materiaal is kwaliteitscontrole een hele uitdaging:
de formaten zijn soms erg complex, de bestanden zijn vrij groot en stellen belangrijke
eisen aan de hardware, alleen al om ze te bekijken. Bovendien zijn artefacten in
audiovisueel materiaal niet altijd makkelijk te herleiden tot fouten in het digitalise
ringsproces, ze konden net zo goed al aanwezig zijn in de originele, analoge bron.
Tot slot is het niet altijd makkelijk om de originele, analoge bron nog te bekijken ter
vergelijking, door het ontbreken van de correcte afspeelapparatuur.
VIAA bouwde een heel aantal controles uit, zowel tijdens digitalisering als tijdens
archivering. Bij de opzet van digitaliseringsprojecten wordt gewerkt met verschillen
de fases, waar grondig en manueel getest wordt voor een project data kan aanleveren
in piloot- en productiefases. Fouten met betrekking tot codec, wrapper of format
tering van de metadata in het SIP-pakket worden hier vaak opgevangen. Identieke
controles lopen ook automatisch tijdens het archiveringsproces zelf.
De finale, inhoudelijke kwaliteitscontrole dient echter te gebeuren door de content
partner zelf: alleen zij zijn in staat om in te schatten of de digitale kwaliteit daad
werkelijk overeenstemt met de verwachtingen. Hier knelt het schoentje soms:
kwaliteitscontrole vereist niet alleen technische kennis, het kost ook bijzonder veel
tijd. Daarbij komt dat een heel aantal content partners nog steeds druk in de weer
zijn met de voorbereiding van nieuwe batches voor digitalisering, waardoor kwali
teitscontrole uitgesteld dreigt te worden. We blijven hier aandacht aan schenken
door content partners maandelijks te informeren welk materiaal klaar staat voor
kwaliteitscontrole en op welk materiaal de garantie na digitalisering dreigt te verval
len. Via use cases wordt geïllustreerd hoe kwaliteitscontrole verliep bij collega's en
met workshops proberen we kennis over digitaal audiovisueel materiaal op te
bouwen bij de content partners. Dit soort trajecten lopen in samenwerking met het
bredere veld van betrokken partijen en expertisecentra zoals Packed vzw.
Aan de slag: beheer van digitale collecties
Het beheer van het gedigitaliseerde materiaal gebeurt aan de hand van het eerder
vermelde archiefsysteem, een media-asset-management-systeem dat niet alleen de
processen en metadata beheert maar ook instaat voor het beheer van de onderliggen
de opslaglocaties. Collectiemedewerkers van content partners krijgen toegang tot dit
systeem en kunnen het materiaal verrijken met metadata, het exporteren, bekijken
of zelfs verwijderen. Elke content partner van VIAA heeft in dit systeem een eigen
omgeving waarin enkel de eigen content zichtbaar is. Zoals gezegd worden ook hier
de acties op het materiaal opgeslagen als PREMIS-metadata.
VIAA heeft de voorbije jaren veel geïnvesteerd in de uitbouw van de API's
(Application Programming Interfaces) van het archiefsysteem. Aan de hand van
deze technische interfaces kan snel nieuwe functionaliteit gebouwd worden bovenop
het archiefsysteem zonder dat deze noodzakelijk een vast onderdeel van het archief
systeem moeten zijn. Zo kunnen applicaties geschreven worden die metadata toe
voegen aan bestaande objecten, massametadata-updates uitgevoerd worden of kan
materiaal via de API geïmporteerd of geëxporteerd worden. Hierbij blijft het archief
systeem de centrale component en master van metadata en audiovisueel materiaal,
alleen hoeft niet alles noodzakelijk via de user interface te lopen die hierop stan
daard voorzien is.
Waar enerzijds de technische onderbouw van het archiefsysteem solide moet zijn
en de schaal aan moeten kunnen, is anderzijds ook de bruikbaarheid voor de eind
gebruiker een aandachtspunt. Interfaces zijn vaak complex en beantwoorden niet
aan de hedendaagse eisen van eenvoudig te gebruiken applicaties die we elke dag
gebruiken. Bij de aankoop van een systeem dient hier dan ook voldoende aandacht
aan besteed te worden. Een belangrijk aantal processen (zoals kwaliteitscontrole,
exporteren en metadateren) lopen immers via deze interface en worden vaak
uitgevoerd door mensen met vooral inhoudelijke kennis. Ook hier is een nauwe
samenwerking met softwareleveranciers en het luisteren naar de eigen gebruikers
cruciaal. Op die manier kan ook de interface ingericht worden in functie van de
reële noden bij de eindgebruiker. Daarnaast zijn handleidingen en opleidingen
instrumenten om de technische kennis op te bouwen bij diezelfde gebruikers. Op dit
moment worden door VIAA maandelijks opleidingen georganiseerd en wordt veel
aandacht besteed aan ondersteuning via een helpdesk en andere communicatie
kanalen.
Toekomstmuziek en nieuwe uitdagingen
Import van digitale collecties
Tot nu toe hebben we in dit artikel vooral gesproken over materiaal uit digitali
seringsprojecten, maar in toenemende mate wordt ook digitaal geboren materiaal
geïmporteerd in het archief. Dit brengt enkele specifieke uitdagingen met zich mee,
enerzijds operationeel en procesmatig, anderzijds naar preservering toe.
Op het vlak van preservering is vooral de grote verscheidenheid aan digitale archief
formaten een belangrijke uitdaging. Waar de formaten uit digitaliseringstrajecten
al uniform zijn, is dat bij digitaal geboren trajecten niet of nauwelijks het geval. Hier
staan we als archief voor een keuze: normaliseren we bestanden waar geen goede
archiefmaster voor bestaat bij import of doen we dit achteraf? Op dit moment kiest
VIAA voor het tweede: we geven voorrang aan de duurzame (bit-level) bewaring van
de bestaande formaten zodat de druk op bestaande lokale opslagsystemen snel
verlicht kan worden. Tijdens import worden technische karakteristieken omtrent
codec en wrapper opgeslagen zodat deze later kunnen gebruikt worden voor een
eventuele transformatie naar een duurzamer bestandsformaat. Op die manier wordt
de druk op bestaande opslagsystemen alvast verlicht en hoeven we dus maar één
probleem (de import van het materiaal zelf) op te lossen.
hoofdstuk 2
128
matthias priem een audiovisueel archief voor Vlaanderen
129
