zowel de technische oplossingen als het organisationele model van het latere VIAA.
De projecten hebben ook geholpen om het nodige draagvlak te creëren bij deel
nemende organisaties en beleidsmakers voor een brede aanpak van de problematiek.
Daarnaast kon VIAA bogen op de ruime ervaring binnen en buiten Vlaanderen,
bestaande standaarden en frameworks zoals OAIS. De dienstverlening werd
(en wordt) zoveel mogelijk in lijn met deze standaarden ontwikkeld.
Op dit moment archiveert VIAA meer dan 10 petabytes aan data, goed voor ruim
3 miljoen objecten. Daaronder zitten gedigitaliseerde kranten, audiovisueel
materiaal en digitale foto's of scans.
Duidelijke afspraken: samenwerkingsovereenkomsten en
service agreements
Aangezien VIAA opgezet werd als een dienstverlenende organisatie zijn afspraken
tussen VIAA en de CP's van cruciaal belang. In OAIS vinden we een aantal aanbeve
lingen die betrekking hebben op de relaties tussen de producers en het archief, zoals
het verkrijgen van een mandaat om bepaalde acties uit te voeren en het bepalen van
formaten waarin data aangeleverd wordt. Deze en andere afspraken worden bij VIAA
vastgelegd in twee documenten: een samenwerkingsovereenkomst en een service
agreement. Beide documenten zijn contractueel bindend.
In de samenwerkingsovereenkomst wordt ondermeer bepaald dat VIAA het materi
aal zal en mag digitaliseren, dat VIAA zal instaan voor duurzame bewaring, dat VIAA
zal monitoren tegen obsolescence en wat er dient te gebeuren indien de overeenkomst
beëindigd wordt. Verder wordt ook aangegeven dat de content partner het materiaal
moet voorzien van metadata en ontvangt VIAA een licentie om ontsluiting naar
specifieke doelgroepen mogelijk te maken. In de service agreement worden verdere
praktische en technische afspraken gedocumenteerd zoals de aan te leveren collectie,
de manier waarop de metadata aangeleverd kan worden, maar ook het importproces
dat gebruikt zal worden wanneer het materiaal in het archief opgeslagen wordt.
Beide documenten samen creëren een kader voor het uitvoeren van bepaalde
diensten, maar zorgen ook voor transparantie over de gebruikte processen.
Het feit dat de documenten contractueel vastgelegd en bindend zijn, heeft voor- en
nadelen. Enerzijds creëert het een noodzakelijk juridisch kader voor de overeenkom
sten, maar anderzijds mag de doorlooptijd van de ondertekening hier niet van onder
schat worden. Sommige organisaties hebben hiervoor vrij complexe procedures die
gedurende maanden of zelfs langer dan een jaar kunnen lopen. Op die manier wordt
een update van een afspraak moeilijker dan wanneer er geen handtekening vereist is:
de hele formele procedure moet opnieuw doorlopen worden. Het is dan ook belang
rijk om op voorhand te bepalen welke zaken opgenomen worden in een formeel,
statisch gedeelte en welke bepalingen bijvoorbeeld in addenda of aanvullende
documenten nader omschreven kunnen worden.
VIAA heeft over alle content partners heen zo goed als uniforme afspraken omtrent
de import, duurzame bewaring en het beheer van het materiaal. Dit zorgt ervoor
dat praktische oplossingen uitgerold kunnen worden over de hele breedte van het
klantenbestand wat cruciaal is voor de kostenefficiëntie en schaalbaarheid van
de dienstverlening. Zoals al vermeld: dit soort afspraken organiseren over meer dan
honderd content partners is een hele klus. Om het overzicht te behouden werd een
platform gebouwd dat dit proces ondersteunt: de afspraken worden - transparant
voor de content partner en VIAA - beheerd en bewaard op een gedeelde omgeving.
Zo kan elke betrokken partij te allen tijde de meest recente versie van de afspraken
consulteren. Tooling, zoals documentmanagementoplossingen of procesondersteu
nende tools, zijn in deze zeker een dankbaar instrument om het overzicht te bewaren
tijdens langlopende processen of wanneer verschillende versies van een document
tijdens de onderhandeling ontstaan.
Digitaliseren en archiveren: Uitbouw basisdienstverlening
VIAA organiseert massa-digitaliseringsprojecten. We lichten een tweetal aspecten
toe die cruciaal zijn met het oog op preservering: de keuze van het formaat en de
opslag van PREMIS-informatie tijdens het digitaliseringsproces.
Formaten
Het formaat waarin de archiefmasters opgeslagen worden, is een belangrijk element
voor de duurzaamheid van het bewaarde materiaal. Bij audiovisuele dragers is dat
niet minder het geval. Hier moet aandacht besteed worden aan een aantal elemen
ten: de wrapper of container waarin het audiovisueel bestand zich bevindt (zoals
MKV, MXF, MOV of AVI) en de encodering van audio (bijvoorbeeld LPCM, FLAC)
of video (bijvoorbeeld AVC-I, H.264) zelf. De combinaties en mogelijkheden zijn
legio. Net als bij andere types materiaal genieten codecs met lossless compressie de
voorkeur. Dit betekent namelijk dat er geen inhoudelijke informatie weggegooid
wordt ten voordele van een kleiner bestandsformaat en dat de enige compressie die
men uitvoert mathematisch is en steeds omkeerbaar. Tegelijkertijd speelt ook de
ondersteuning een belangrijke rol: de openheid van de codec en wrapper, het bestaan
van documentatie of standaarden en de mate waarin ondersteunende software
voorhanden is, zijn parameters die mee in acht genomen werden.
In overleg met de content partners en experten uit de sector koos VIAA hier voor
een aantal archiefformaten: materiaal van de omroepen wordt gedigitaliseerd naar
IMX D-10 in een MXF container. Voor de cultuur- en erfgoed -sectoren werd gekozen
voor lossless JPEG2000 in MXF. Audio wordt opgeslagen als LPCM in WAV contai
ners. Film wordt dan weer gedigitaliseerd naar DPX. Merk op dat encodering in IMX
D-10 geen lossless compressie is: de sector gaf hier voorkeur aan brede ondersteuning
door hardware en software en focust op snel en makkelijk hergebruik. In de cultuur-
en erfgoedsectoren werd voor een lossless formaat gekozen. De uitdaging hier wordt
echter het gebruik van de bestanden. De codec is dermate specifiek dat die met een
correcte configuratie in software afgespeeld moet worden. De bestanden stellen
bovendien hoge eisen aan de hardware waarmee ze afgespeeld worden. Met een
standaard laptop of pc is dit geen evidentie. De creatie van een mezzaninekopie
(een gecomprimeerde versie van de archiefmaster aan voldoende hoge resolutie in
een formaat dat toch vlot kan gebruikt worden in editeeromgevingen) zou dit
kunnen oplossen. Omwille van de impact op opslag doet VIAA dit echter niet syste
matisch, maar werd na verloop van tijd een on-demanddienst ontwikkeld om een
mezzaninekopie te verkrijgen.
hoofdstuk 2
124
matthias priem een audiovisueel archief voor Vlaanderen
Digitalisering
125