Een audiovisueel archief
voor Vlaanderen
Waar staat VIAA na vijf jaar?
wetenschap en heeft daarom bij de Universitaire Bibliotheken Leiden in 2016 een
Centre for Digital Scholarship ingericht.22 Het Centre for Digital Scholarship23
werkt samen met wetenschappers, faculteiten, nationale en internationale collega's
en expertisecentra om Open Access, datamanagement en het gebruik van digitale
data te faciliteren en te ondersteunen.
Het Centre for Digital Scholarship organiseert bijeenkomsten en workshops en is
dé plaats waar wetenschappers terecht kunnen voor vragen, advies en training.
Voor de erfgoedsector is het eveneens van belang om aandacht te besteden aan het
stimuleren van het gebruik van het beschikbare digitale erfgoed. Het publiek kan een
belangrijke rol spelen in het verrijken en annoteren van erfgoed. Hiervoor moeten ze
dan wel beschikken over de nodige vaardigheden. Investeringen in voorlichtings
materiaal en trainingen kan hierbij instrumenteel zijn.
Lessons learned
Een aantal belangrijke lessen die getrokken kunnen worden, en die mogelijk relevant
kunnen zijn voor de erfgoed sector, zijn:
Voor de implementatie van beleid is commitment van het management op het
hoogste niveau van een organisatie onontbeerlijk; De betrokkenheid van alle stake
holders is cruciaal (met speciale aandacht voor de pioneers die op de werkvloer
activiteiten ontplooien); (Inter)nationale samenwerking binnen en buiten de eigen
sector is noodzakelijk (delen van kennis, best practices, gemeenschappelijke voor
zieningen en trainingprogramma's); regulering (beleid) moet door de gebruikers
ervaren worden als een middel om de kwaliteit van hun werkprocessen te verbeteren
en niet gezien worden als een extra (administratieve) last; Hoewel er grote verschil
len zijn per organisatie met betrekking tot de data die gecreerd of verzameld wordt
(formaten, typen, volume etc.) zijn veel van de uitdagingen hetzelfde (betaalbare
opslag, de omgang met persoonsgebonden data, embargo's voor het delen van data,
licenties voor hergebruik van de data); Door middel van een top-down-bottom-up
aanpak moet rekening gehouden worden met verschillen in werkprocessen, metho
den en technieken; De behoefte aan voorzieningen neemt toe naarmate de bewust
wording van beleid groter wordt; Het gelijktijdig ontwikkelen en implementeren van
een groot aantal voorzieningen vormt een enorme uitdaging en vergt een meerjarig
implementatie programma; De ervaringen uit de praktijk kunnen ertoe leiden
dat het beleid deels moet worden aangepast; Er moeten middelen vrijgemaakt
worden voor nieuwe functies zoals data stewards en data scientists die procesonder
steuning bieden bij het duurzaam toegankelijk maken van data; Omdat veel van de
noodzakelijke diensten ontwikkeld moeten worden terwijl er nog ervaring opgedaan
moet worden met best practices moet er naast een waterval projectmethodiek
eveneens een agile projectmethodiek gebruikt worden voor het opzetten en uitrollen
van nieuwe diensten.
Proloog: wat is de bedoeling? Wat ging vooraf?
Vlaanderen heeft een enorme schat aan audiovisueel materiaal, die tot voor kort
voor een groot deel op analoge dragers bewaard werd. Omdat deze dragers bedreigd
zijn en gedigitaliseerd moeten worden, werd eind 2012 het Vlaams Instituut voor
Archivering (VIAA) opgericht. VIAA begon zijn activiteiten in 2013 en vierde recent
zijn vijfjarig bestaan. Begin 2013 bevond VIAA zich in de unieke positie om een
grootschalige dienstverlening op te bouwen van de grond af. In dit artikel focussen
we op het traject dat VIAA in die vijf jaar doorlopen heeft. Hoe werd de dienstverle
ning uitgebouwd? Welke beslissingen werden genomen? Welke impact hebben
deze beslissingen op de duurzaamheid van de bewaring? We focussen hierbij op de
schaal en de specifieke context van audiovisueel archiefmateriaal.
Belangrijk hierbij: VIAA beheert zelf geen collectie, maar levert diensten aan een
groep klanten, die content partners (CP's) genoemd worden. Deze content partners
zijn verspreid over verschillende sectoren, waaronder cultuur en mediabedrijven, erf
goedinstellingen, archieven, organisaties uit de podiumkunstensector en overheden.
De groep werd in de voorbije jaren gradueel uitgebreid. Voor elk van deze partners
digitaliseren we analoge dragers en bewaren we digitaal materiaal. In ruil hiervoor
krijgt VIAA licenties voor hergebruik in specifieke contexten zoals onderwijs, onder
zoek en via bibliotheken. Selectie, eigenaarschap en het beheer van de collecties blijft
echter de taak van de content partner zelf.
Schaal is een sleutelbegrip in de werking van VIAA. Door kennis en investeringen
te centraliseren werken we complementair en kunnen we meer partners op een
goedkopere en kwalitatieve manier helpen. Van de initiële 40 partners in 2013 is
het klantenbestand ondertussen gegroeid tot 140 organisaties.
Het volume werk is aanzienlijk: een inventaris uit 2014 toonde aan dat 650.000
dragers gedigitaliseerd moesten worden. Recente bevragingen omtrent bestaand
digitaal materiaal wijzen uit dat ook hier een belangrijke nood is aan duurzame
bewaring van grote collecties audio-, video- en fotomateriaal.
VIAA komt evenwel niet uit het niets. Jaren voor de eigenlijke oprichting van
VIAA werd de basis gelegd in onderzoeksprojecten zoals BOM-vlaanderen, Archipel
en Vlaanderen in Beeld. Tijdens deze projecten werd de blauwdruk getekend van
hoofdstuk 2
22 Universiteit Leiden Instellingsplan 2015-2020: Excelleren in vrijheid (2015) zie
https://www.universiteitleiden.nl/over-ons/profiel/instellingsplan-2015-2020 geraadpleegd 20180927
23 Universitaire Bibliotheken Leiden Centre for Digital Scholarship zie
https://www.bibliotheek.universiteitleiden.nl/onderzoek-en-publiceren/centre-for-digital-scholarship
geraadpleegd 20180927
122
matthias priem
123
