Grofweg kan er een parallel getrokken worden met de wijze waarop de Universiteit
Leiden en het erfgoed in Nederland georganiseerd is. Beiden zijn in sterke mate
gefragmenteerd en decentralistisch van aard en hebben de intentie om (acade
misch) erfgoed voor een zo breed mogelijk publiek beschikbaar te stellen. Het toe
gankelijk maken van (academisch)erfgoed vergt echter coordinatie op centraal
niveau, samenwerking tussen verschillende partijen en veelal nieuwe middelen
(financiering, diensten en ondersteuning) om dit te operationaliseren.
Werkprocessen en protocollen
Bij veel onderzoeksorganisaties zijn datamanagementparagrafen en -plannen het
instrument om te beschrijven hoe met onderzoeksdata voorafgaand, tijdens en na
afloop van het onderzoek wordt omgegaan. Een groot aantal Nederlandse universi
teiten heeft templates (sjablonen) ontwikkeld voor datamanagementplannen
(DMPs) voor onderzoek. Daarnaast zijn er ook templates gemaakt door data
archieven en financiers, bijv. EC/H2020, NWO en ZonMW. 10
Een DMP beschrijft vaak op een generieke manier aan welke richtlijnen onderzoeks
data moet voldoen. De volgende stap die gemaakt wordt, is om de richtlijnen verder
te preciseren zodat ze beter passen bij een bepaalde onderzoeksdiscipline. In het
kader van de AVG wet en regelgeving moet onderzoeksdata met persoonsgegevens
indien nodig een Privacy Impact Assessment ondergaan. Om wetenschappers meer
handvatten te geven voor het invullen van de richtlijnen wordt internationaal
gewerkt aan het opstellen van Domein specifieke Data Protocollen (DDPs).11
Door het opstellen van DMPs wordt er al voorafgaand aan de data collectie van
onderzoeksdata aandacht besteed aan de lange termijn bewaring: Archiving by
Design.
Datamanagementplannen en domein specifieke data protocollen
bij de Universiteit Leiden
Datamanagementplannen (DMPs) vervullen een centrale rol bij de Universiteit
Leiden. Voorafgaand aan het onderzoek wordt in het DMP het datamanagement-
beleid van de faculteit of het instituut waar de wetenschapper werkzaam is specifiek
uitgewerkt voor het desbetreffende onderzoeksproject. Bij veel onderzoeksprojecten
zijn meerdere wetenschappers betrokken, bijvoorbeeld promovendi, postdocs en
leden van de vaste staf. In het DMP wordt vastgelegd wie welke verantwoordelijkheid
draagt. Speciale aandacht verdienen projecten waarbij wetenschappers van meerdere
instituten en/of externe partijen betrokken zijn. Het is belangrijk om ook vast te
leggen wat er met de data en de verantwoordelijkheid voor de data gebeurt als één
van de betrokken wetenschappers vertrekt. De universiteit heeft een template
ontwikkeld die gebruikt kan worden voor het invullen van een DMP12De template
bestaat uit vijf verschillende onderdelen: data collectie, data opslag en veiligheid,
data documentatie, toegang, delen en hergebruik van data en data preservering en
archivering.
laurents sesink casus universiteit leiden: duurzame toegang tot research data
Het DMP wordt centraal binnen de universiteit opgeslagen voor een periode van
minimaal 20 jaar. Na het vernietigen van het DMP kan de wetenschapper of het
instituut niet meer aantonen hoe bepaalde beslissingen met betrekking tot het ver
nietigen van data tot stand zijn gekomen. De bewaartermijn van een DMP is daarom
langer dan die van de data (minimaal tien jaar), omdat dan in voorkomende geval
len met behulp van het DMP kan worden aangetoond dat het vernietigen van een
bepaalde dataset in lijn is met het DMP.
Het schrijven van een DMP is voor een wetenschapper vaak geen sinecure. De uni
versiteit biedt wetenschappers daarom ondersteuning in de vorm van workshops
'How to write a Data Management Plan' en adviseert wetenschappers bij het opstel
len van DMPs. In de workshops worden de voorschriften van de universiteit en sub
sidieverstrekkers behandeld. Er is ondersteuning bij het beantwoorden van een
aantal vragen, die in een datamanagementplan worden gesteld: wat voor soort data
worden er verzameld, waar worden ze opgeslagen, met wie en op welke manier
worden zij gedeeld, hoe kunnen anderen de data begrijpen en is de lange termijn
archivering goed geregeld?
Om wetenschappers verder richting te geven bij het invullen van een DMP wordt er
op facultair of instituutsniveau gewerkt aan datamanagementprotocollen. Bij de
Faculteit Sociale wetenschappen zijn alle stappen in kaart gebracht die leiden van
een onderzoeksvoorstel tot de uiteindelijke resultaten. Workshops en interviews
maakten duidelijk dat er grote verschillen zijn in het verzamelen van data, aard en
vorm van de data en het gebruik van persoonsgebonden data. Op basis van deze
bevindingen werken alle instituten van de faculteit een eigen protocol uit. Het
Instituut voor Psychologie heeft bijvoorbeeld een opslagprotocol opgesteld dat eist
dat alle data van gepubliceerde studies onmiddellijk na afronding opgeslagen
moeten worden in een centraal archief. Het protocol moet op deze wijze borgen dat
alle onderliggende data van een publicatie voor verificatie en replicatie toegankelijk
is. Deze data is in niet altijd Open Access beschikbaar maar kan indien gewenst
opgevraagd worden conform de vooraf gestelde voorwaarden.
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen heeft een protocol opgesteld
voor promovendi. Het protocol bepaalt dat promovendi een dataformulier invullen,
niet later dan drie weken voor de verdediging van hun proefschrift. In dit formulier
geven ze aan hoe de data, en indien relevant onderzoekssoftware, beschikbaar wordt
gesteld. Het formulier moet ondertekend worden door hun promotor en de weten
schappelijke directeur van het instituut.13
Erfgoedinstellingen hebben evenals instituten bij universiteiten hun eigen werkwijze
en vakspecifieke aanpak. (Inter)nationaal beleid geeft vaak de grote lijn aan van wat
men wil bereiken en de algemene principes waaraan moet worden voldaan.
Erfgoedinstellingen moeten deze principes vertalen naar verantwoordelijkheden en
werkprocessen binnen de eigen organisatie. Dit vergt vaak maatwerk en dient goed
aan te sluiten met de wijze waarop werkprocessen in een organisatie zijn ingeregeld.
Lange termijn beschikbaarstelling moet daarom een integraal onderdeel zijn van de
werkprocessen, bijdragen aan de effectieviteit en efficiency ervan en niet gezien
worden als iets wat je na afloop nog moet regelen: Archiving by design.
hoofdstuk 2
10 Digital Curation Centre DMPonline zie https://dmponline.dcc.ac.uk/public_templates geraadpleegd
20180927
11 Science Europe Presenting a Framework for Discipline-specific Research Data Management (2018) zie
https://www.scienceeurope.org/wp-content/uploads/2018/01/SE_Guidance_Document_RDMPs.pdf
geraadpleegd 20180927
118
12 Universiteit Leiden Data Management Template (2018) zie http://blogs.library.leiden.edu/researchdata/
about-this-blog/data-management-plan/
13 Fieke Schoots e.a. Implementing a Research Data Policy at Leiden University (2017) zie
https://doi.org/10.2218/ijdc.v12i2.575 geraadpleegd 20180927
119
