en musea belangrijk om te preserveren en op welke nieuwe wijzen kunnen born-
digital archieven bevraagd worden? Maar ook andere zaken rond de gevolgen van
digitaal werken voor de ontwerppraktijk, de architectuur, selectie en preservering
kwamen aan de orde, alsook de belangen van gebruikersgroepen.
Hieruit moge blijken dat betrokkenheid van de architecten bij het beheer van de
digitale archieven essentieel is.
Een aanpak om samenwerkingen op te zetten tussen archiefinstelling en architecten
bureaus werd in 2016-2017 diepgaand onderzocht en uitgetest via het project The
archives the architects.14 Dit project werd uitgevoerd door het Architectuurarchief
van de Provincie Antwerpen15 in samenwerking met het Vlaams Architectuur
instituut en met waardevolle input van Het Nieuwe Instituut.
Het ging om een haalbaarheidsstudie waarbij we onderzochten:
1) op welke manieren een archiefinstelling een bedrijf als een architectenbureau
kan bijstaan in het document- en archiefbeheer.
2) of dit zowel voor het architectenbureau als de archiefinstelling tot winsten
leidde, zodat een business model kan worden opgesteld.
3) of architectenbureaus konden bewogen worden tot vervroegde overdrachten
van hun archieven, zodat preservatieacties sneller kunnen gebeuren.
Hiervoor werden vier case studies opgezet met een even groot aantal architecten
bureaus van variabele omvang en datum van oprichting. Iedere case bestond uit een
voorstelling van het project, een informatieanalyse met interviews en automatische
screenings van de serverinhoud, het opstellen van een risicoanalyse voor het digitaal
informatiebeheer en een ronde van feedback met de architecten. Tijdens de feed-
backronde werden architecten gevraagd naar het nut van mogelijke diensten als een
helpdesk, een kennisplatform, informering via nieuwsbrieven, het organiseren van
opleidingen, het aanbieden van back-upvoorzieningen, vliegende archivarissen enz.
Een belangrijke conclusie daarvan was dat de informatieanalyse zowel door het
architectenbureau als de archiefinstelling als erg positief en nuttig werden ervaren.16
De bureaus kregen een gratis audit en cursus archiefbeheer, terwijl de archiefinstel
ling op die manier een vertrouwensband kan opbouwen en waardevolle informatie
verwerft over de archiefvorming, wat tijd bespaart bij een effectieve archiefover
dracht.
De risicoanalyse - opgesteld op basis van de categorieën van het scoremodel - werd
vooral gewaardeerd door de bureaus van grotere omvang. De risicoanalyse bood
een conceptueel kader waarbinnen de bureaus hun informatiebeheer konden
uitbouwen. Omdat grotere bureaus beschikking hebben over meer middelen, was
hun interesse naar bijkomende praktische ondersteuning eerder lauw. Kleinere
architectenbureaus bleken daarentegen veelal interesse te hebben in het tijdelijk ter
beschikking stellen van archivarissen en praktisch ingestelde cursussen over digitaal
archiefbeheer. Praktische ondersteuning is hier dus vooral het ordewoord, wat voor
ons als archiefinstellingen een uitdaging is om dergelijke ondersteuningsmodellen
te ontwikkelen.
Algemeen was vastgesteld dat geen enkel bureau de problemen met digitaal archief
als dermate groot ervaart, om bereid te zijn voor externe consultancy te betalen.
Ietwat verrassend was de vaststelling dat veel architecten mogelijk informatieverlies
in hun digitaal archief (bijvoorbeeld een corrupt bestand) niet als een al te grote
ramp beschouwden. Met deze aspecten moeten wij rekening houden wanneer we
business modellen opstellen die vertrekken vanuit het principe van een win-win
situatie.
Een laatste belangrijke bevinding was tot slot dat de bureaus veelal niet bereid waren
om digitaal archief vervroegd over te dragen om verschillende redenen, zoals bedrijfs
geheim, een gevoel van controleverlies en omwille van emotionele redenen. Hierop
moeten we dus antwoorden zien te formuleren, hetzij door de creatie van preceden
ten waarmee architecten sneller kunnen worden overtuigd, hetzij in de vorm van
alternatieve acquisitiestrategieën, zoals verwervingen in het kader van tentoonstel
lingen of publicaties.
Naar een digitaal depot
Een digitaal depot is het geheel van organisatie, beleid, processen, middelen, perso
neel, hardware en software, die het archiveren van digitale objecten mogelijk maken.
In 2017 werd bij Het Nieuwe Instituut het project inrichting digitaal archief
opgestart. Dit beoogt het realiseren van een voorziening, het ontwikkelen van beleid
en strategie voor digitale preservering, het inrichten van workflows en de verdere
professionalisering van de organisatie. Binnen het project zal een digitaal archief
laboratorium als onderzoeks- en ontwikkelomgeving als eerste stap naar een operati
oneel digitaal archief ingericht worden. Daarbinnen zal onder meer preserverings-
software getest, ingericht en ontwikkeld worden.
Nu het Vlaams Architectuurinstituut een collectie architectuurarchieven beheert,
dient ook deze organisatie een oplossing te vinden voor de bewaring van digitale
archieven. Omdat het Vlaams Architectuurinstituut als kleine organisatie op dit
moment niet de middelen heeft om op eigen houtje een digitaal depot te ontwikke
len of aan te schaffen, sloot het instituut zich aan bij zes andere culturele archief
instellingen in Vlaanderen die dezelfde nood delen. Samen onderzoeken deze
instellingen van 2019 tot 2024 de haalbaarheid van een gedeelde digitaal depot
oplossing.17 De expertise die we over digitale archieven ondertussen hebben
opgedaan vormt daarvoor een belangrijke basis.
hoofdstuk 2
14 De doelstellingen, het verloop en het eindrapport van het project zijn gebundeld op volgende webpagina:
https: //www.architectuurarchiefvlaanderen.be/nl/artikel/project-the-archives-the-architects
geraadpleegd 11 oktober 2018.
15 Zie voetnoot 1 voor Het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen
102
wim lowet, frans neggers 10 jaar digitale architectuurarchieven:
een stand van zaken
16 De methodiek die we toepasten voor de informatieanalyse kun je nalezen op:
https: //www.architectuurarchiefvlaanderen.be/nl/artikel/the-archives-the-architects-tools
geraadpleegd 11 oktober 2018.
17 De doelstellingen en stand van zaken worden gebundeld op een projectpagina op de website van CEST:
https: //www.projectcest.be/wiki/Projecten:Werkplan_Digitale_Preservering
geraadpleegd 11 oktober 2018.
103