en musea belangrijk om te preserveren en op welke nieuwe wijzen kunnen born- digital archieven bevraagd worden? Maar ook andere zaken rond de gevolgen van digitaal werken voor de ontwerppraktijk, de architectuur, selectie en preservering kwamen aan de orde, alsook de belangen van gebruikersgroepen. Hieruit moge blijken dat betrokkenheid van de architecten bij het beheer van de digitale archieven essentieel is. Een aanpak om samenwerkingen op te zetten tussen archiefinstelling en architecten bureaus werd in 2016-2017 diepgaand onderzocht en uitgetest via het project The archives the architects.14 Dit project werd uitgevoerd door het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen15 in samenwerking met het Vlaams Architectuur instituut en met waardevolle input van Het Nieuwe Instituut. Het ging om een haalbaarheidsstudie waarbij we onderzochten: 1) op welke manieren een archiefinstelling een bedrijf als een architectenbureau kan bijstaan in het document- en archiefbeheer. 2) of dit zowel voor het architectenbureau als de archiefinstelling tot winsten leidde, zodat een business model kan worden opgesteld. 3) of architectenbureaus konden bewogen worden tot vervroegde overdrachten van hun archieven, zodat preservatieacties sneller kunnen gebeuren. Hiervoor werden vier case studies opgezet met een even groot aantal architecten bureaus van variabele omvang en datum van oprichting. Iedere case bestond uit een voorstelling van het project, een informatieanalyse met interviews en automatische screenings van de serverinhoud, het opstellen van een risicoanalyse voor het digitaal informatiebeheer en een ronde van feedback met de architecten. Tijdens de feed- backronde werden architecten gevraagd naar het nut van mogelijke diensten als een helpdesk, een kennisplatform, informering via nieuwsbrieven, het organiseren van opleidingen, het aanbieden van back-upvoorzieningen, vliegende archivarissen enz. Een belangrijke conclusie daarvan was dat de informatieanalyse zowel door het architectenbureau als de archiefinstelling als erg positief en nuttig werden ervaren.16 De bureaus kregen een gratis audit en cursus archiefbeheer, terwijl de archiefinstel ling op die manier een vertrouwensband kan opbouwen en waardevolle informatie verwerft over de archiefvorming, wat tijd bespaart bij een effectieve archiefover dracht. De risicoanalyse - opgesteld op basis van de categorieën van het scoremodel - werd vooral gewaardeerd door de bureaus van grotere omvang. De risicoanalyse bood een conceptueel kader waarbinnen de bureaus hun informatiebeheer konden uitbouwen. Omdat grotere bureaus beschikking hebben over meer middelen, was hun interesse naar bijkomende praktische ondersteuning eerder lauw. Kleinere architectenbureaus bleken daarentegen veelal interesse te hebben in het tijdelijk ter beschikking stellen van archivarissen en praktisch ingestelde cursussen over digitaal archiefbeheer. Praktische ondersteuning is hier dus vooral het ordewoord, wat voor ons als archiefinstellingen een uitdaging is om dergelijke ondersteuningsmodellen te ontwikkelen. Algemeen was vastgesteld dat geen enkel bureau de problemen met digitaal archief als dermate groot ervaart, om bereid te zijn voor externe consultancy te betalen. Ietwat verrassend was de vaststelling dat veel architecten mogelijk informatieverlies in hun digitaal archief (bijvoorbeeld een corrupt bestand) niet als een al te grote ramp beschouwden. Met deze aspecten moeten wij rekening houden wanneer we business modellen opstellen die vertrekken vanuit het principe van een win-win situatie. Een laatste belangrijke bevinding was tot slot dat de bureaus veelal niet bereid waren om digitaal archief vervroegd over te dragen om verschillende redenen, zoals bedrijfs geheim, een gevoel van controleverlies en omwille van emotionele redenen. Hierop moeten we dus antwoorden zien te formuleren, hetzij door de creatie van preceden ten waarmee architecten sneller kunnen worden overtuigd, hetzij in de vorm van alternatieve acquisitiestrategieën, zoals verwervingen in het kader van tentoonstel lingen of publicaties. Naar een digitaal depot Een digitaal depot is het geheel van organisatie, beleid, processen, middelen, perso neel, hardware en software, die het archiveren van digitale objecten mogelijk maken. In 2017 werd bij Het Nieuwe Instituut het project inrichting digitaal archief opgestart. Dit beoogt het realiseren van een voorziening, het ontwikkelen van beleid en strategie voor digitale preservering, het inrichten van workflows en de verdere professionalisering van de organisatie. Binnen het project zal een digitaal archief laboratorium als onderzoeks- en ontwikkelomgeving als eerste stap naar een operati oneel digitaal archief ingericht worden. Daarbinnen zal onder meer preserverings- software getest, ingericht en ontwikkeld worden. Nu het Vlaams Architectuurinstituut een collectie architectuurarchieven beheert, dient ook deze organisatie een oplossing te vinden voor de bewaring van digitale archieven. Omdat het Vlaams Architectuurinstituut als kleine organisatie op dit moment niet de middelen heeft om op eigen houtje een digitaal depot te ontwikke len of aan te schaffen, sloot het instituut zich aan bij zes andere culturele archief instellingen in Vlaanderen die dezelfde nood delen. Samen onderzoeken deze instellingen van 2019 tot 2024 de haalbaarheid van een gedeelde digitaal depot oplossing.17 De expertise die we over digitale archieven ondertussen hebben opgedaan vormt daarvoor een belangrijke basis. hoofdstuk 2 14 De doelstellingen, het verloop en het eindrapport van het project zijn gebundeld op volgende webpagina: https: //www.architectuurarchiefvlaanderen.be/nl/artikel/project-the-archives-the-architects geraadpleegd 11 oktober 2018. 15 Zie voetnoot 1 voor Het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen 102 wim lowet, frans neggers 10 jaar digitale architectuurarchieven: een stand van zaken 16 De methodiek die we toepasten voor de informatieanalyse kun je nalezen op: https: //www.architectuurarchiefvlaanderen.be/nl/artikel/the-archives-the-architects-tools geraadpleegd 11 oktober 2018. 17 De doelstellingen en stand van zaken worden gebundeld op een projectpagina op de website van CEST: https: //www.projectcest.be/wiki/Projecten:Werkplan_Digitale_Preservering geraadpleegd 11 oktober 2018. 103

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 52