afelonne doek, donald weber social history portal en het project heritage of the people's europe (hope) Samenwerking en verloop Al met al een project waarin behoorlijk technisch aan de weg werd getimmerd, en waarin inhoudelijke collectie experts van de verschillende instellingen en ontwikke laars met elkaar moesten samenwerken om tot praktische en werkende oplossingen te komen. Het idee was dat de gedeelde voorzieningen juist de kleinere instellingen zonder eigen ICT-personeel in staat zouden stellen mee te gaan in de ontwikkelingen van portals en platformen, duurzaam collectiebeheer en digitale opslag. In de prak tijk bleek toch dat in het proces om mee te beslissen over de op te zetten voorzienin gen én om deze te gebruiken om de collecties beschikbaar te stellen toch een bepaald kennisniveau vereist is. Daarbij is een samenwerking van veertien instellingen uit elf verschillende Europese landen geen eenvoudige zaak. De uitdaging was om met het verschil in taal, commu nicatie, cultuur en omvang ook het verschil in kennisniveau te overbruggen en daarmee de geambieerde voorzieningen en het aantal bijeen te brengen collecties te realiseren zonder dat mensen voortijdig zouden afhaken. Tijdens het project is daarom veel aandacht besteed aan workshops en bijeenkomsten die tot doel hadden om tot een gezamenlijk kennisniveau te komen. Best practices14 werden verzameld en handleidingen werden geschreven en opgenomen in een wiki, die ook nu nog als informatiebron beschikbaar is voor degenen die willen participeren in de Social History Portal. Met name het gebruik van de Persistent Identifiers bleek een lastige hobbel; naast het bewust worden van het principe bleek het ook nog niet zo simpel dit in de lokale collectiesystemen te (laten) implementeren. Voor een aantal instellingen die om uit eenlopende redenen niet konden voldoen aan de technische voorwaarden moesten andere praktische oplossingen worden bedacht om hen mee te kunnen laten blijven doen aan het project. En het hele traject hield toch meer handmatig voorbereidend werk in voor de instellingen dan van tevoren bedacht. Het merendeel van de HOPE partners nam tijdelijk personeel aan ten behoeve van het project, die fulltime op het project werkten. Deze medewerkers brachten exper tise in en vergaarden in een rap tempo belangrijke en specifieke kennis over de infra structuur van HOPE. Dit zorgde voor een versnelling in het project, maar deze mensen verdwenen - met hun specifieke kennis - ook weer van het toneel zodra hun taak of het project ten einde was. Het is belangrijk tijdens een project aandacht te besteden aan het beheer van de pro jectresultaten na afloop van het project. Dit wordt ook gevraagd door de Europese Unie in de verantwoording en eindrapportage van het project, maar is toch vaak een ondergeschoven kindje tijdens het project. De ervaring leert dat tijdens een project vrijwel alle aandacht uitgaat naar de deliverables die dan geleverd moeten worden. Ook in het HOPE project was het halen van de projectdoelstellingen eerste prioriteit. Het maken van een businessmodel voor het beheer van de projectresultaten was in het project een specifieke taak (WorkPackage 7) hetgeen ons gedwongen heeft na te denken over wie op welke wijze zou zorgen voor hetgeen er was opgeleverd. Dit heeft er met name voor gezorgd dat de kennisoverdracht en het technisch beheer van de producten zoals de Shared Object Repository, de Persistent Identifier webservice en de Metadata Aggregator goed waren belegd; het inhoudelijke beheer en onderhoud van de projectresultaten zoals de Social History Portal bleek in de praktijk moeilijker te voeren. Met het einde van het project vielen de financiële middelen weg, waarmee instel lingen in staat waren om mensen beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van werkzaamheden. De tijdelijk aangestelde projectmedewerkers waren - met de kennis - vertrokken en de vaste medewerkers bij de instellingen waren teruggekeerd naar hun dagelijkse werkzaamheden of aan nieuwe projecten begonnen. Het waren de grotere instellingen binnen IALHI, die als voormalig partner in het HOPE project de verantwoording namen voor het voortzetten van de Social History Portal, het organi seren van workshops en het enthousiasmeren van IALHI instellingen om collecties beschikbaar te stellen via de portal. Deze grotere instellingen kunnen zich het beter dan de kleinere instellingen permitteren om ook zonder een financiële tegemoetko ming een aantal taken uit te voeren. Grote inspanningen ten behoeve van de ontwikkeling van de portal, het opnemen van nieuwe collecties en de gedeelde voorzieningen bleven echter uit wegens gebrek aan financiële middelen. Een nieuw project Twee jaar na afloop van het HOPE project deed zich de kans voor om de bestaande niet gebruikersvriendelijke aggregator infrastructuur te vernieuwen binnen het Europeana DSI project15 (april 2015 - april 2016). IALHI was een van de 26 partners in dit project, dat tot doel had om Europeana te laten ontwikkelen tot een Digital Service Infrastructure (DSI). Het project bood ruimte aan bestaande aggregator partners van Europeana om infrastructurele vernieuwingen uit te voeren om op die manier betere diensten aan te kunnen bieden aan de content providers16 zodat meer instellingen ook daadwerkelijk in staat zouden kunnen zijn om hun collecties aan Europeana te leveren. Naast het werk aan de infrastructuur verplichtte IALHI zich om ook daadwerkelijk 5 nieuwe content providers aan te brengen die hun collecties middels de nieuwe infrastructuur aan Europeana zouden leveren. Dit gaf de nodige financiële ondersteuning voor 4 IALHI instellingen17 om het nodige werk te verzetten aan de infrastructuur en om uiteindelijk de Social History Portal verder uit te breiden. Een uitbreiding van de Social History Portal maakte geen deel uit van het Europeana DSI project, maar lag met een verbeterde aggregator tool en nieuwe content providers wel in het verschiet. In dit Europeana DSI 1 project was de Stichting IALHI als netwerk tot partner gemaakt hetgeen de uitvoering van het project nodeloos ingewikkeld maakte, gezien alle regels en verantwoording die met een Europees project gepaard gaan. IALHI is immers geen organisatie met een kantoor en medewerkers; het is een netwerkorgani satie, die bestaat uit afzonderlijke instellingen. Het feit dat IALHI geen mensen in dienst kon nemen, en dat de instellingen die het werk namens IALHI uitvoerden over 4 verschillende landen waren verdeeld gaf een enorme administratieve rompslomp. Dit had vermeden kunnen worden als een van de 4 uitvoerende IALHI instituten tot partner was gemaakt, een les voor een volgende keer! hoofdstuk 2 14 https: //socialhistoryportal.org/bestpractices geraadpleegd 20181010 15 https: //pro.europeana.eu/project/europeana-dsi geraadpleegd 20181010 16 Content providers is de term die Europeana gebruikt voor de instellingen die collectiebeschrijvingen (de content) aanleveren aan de portal 92 17 Het werk werd uitgevoerd door Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis (AMSAB-ISG) www.amsab.be, het Internationaal Instiuut voor Sociale Geschiedenis (IISG) iisg.amsterdam, het Archiv der sozialen Demokratie der Friedrich-Ebert-Stiftung (AdsD) https://www.fes.de/archiv/adsd_neu/index.htm en Open Society Archives (OSA) at Central European University http: //osaarchivum.org/index.php 93

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 47