afelonne doek, donald weber social history portal en het project heritage
of the people's europe (hope)
Samenwerking en verloop
Al met al een project waarin behoorlijk technisch aan de weg werd getimmerd, en
waarin inhoudelijke collectie experts van de verschillende instellingen en ontwikke
laars met elkaar moesten samenwerken om tot praktische en werkende oplossingen
te komen. Het idee was dat de gedeelde voorzieningen juist de kleinere instellingen
zonder eigen ICT-personeel in staat zouden stellen mee te gaan in de ontwikkelingen
van portals en platformen, duurzaam collectiebeheer en digitale opslag. In de prak
tijk bleek toch dat in het proces om mee te beslissen over de op te zetten voorzienin
gen én om deze te gebruiken om de collecties beschikbaar te stellen toch een bepaald
kennisniveau vereist is.
Daarbij is een samenwerking van veertien instellingen uit elf verschillende Europese
landen geen eenvoudige zaak. De uitdaging was om met het verschil in taal, commu
nicatie, cultuur en omvang ook het verschil in kennisniveau te overbruggen en
daarmee de geambieerde voorzieningen en het aantal bijeen te brengen collecties te
realiseren zonder dat mensen voortijdig zouden afhaken. Tijdens het project is
daarom veel aandacht besteed aan workshops en bijeenkomsten die tot doel hadden
om tot een gezamenlijk kennisniveau te komen. Best practices14 werden verzameld en
handleidingen werden geschreven en opgenomen in een wiki, die ook nu nog als
informatiebron beschikbaar is voor degenen die willen participeren in de Social
History Portal.
Met name het gebruik van de Persistent Identifiers bleek een lastige hobbel; naast
het bewust worden van het principe bleek het ook nog niet zo simpel dit in de lokale
collectiesystemen te (laten) implementeren. Voor een aantal instellingen die om uit
eenlopende redenen niet konden voldoen aan de technische voorwaarden moesten
andere praktische oplossingen worden bedacht om hen mee te kunnen laten blijven
doen aan het project. En het hele traject hield toch meer handmatig voorbereidend
werk in voor de instellingen dan van tevoren bedacht.
Het merendeel van de HOPE partners nam tijdelijk personeel aan ten behoeve van
het project, die fulltime op het project werkten. Deze medewerkers brachten exper
tise in en vergaarden in een rap tempo belangrijke en specifieke kennis over de infra
structuur van HOPE. Dit zorgde voor een versnelling in het project, maar deze
mensen verdwenen - met hun specifieke kennis - ook weer van het toneel zodra hun
taak of het project ten einde was.
Het is belangrijk tijdens een project aandacht te besteden aan het beheer van de pro
jectresultaten na afloop van het project. Dit wordt ook gevraagd door de Europese
Unie in de verantwoording en eindrapportage van het project, maar is toch vaak een
ondergeschoven kindje tijdens het project. De ervaring leert dat tijdens een project
vrijwel alle aandacht uitgaat naar de deliverables die dan geleverd moeten worden.
Ook in het HOPE project was het halen van de projectdoelstellingen eerste prioriteit.
Het maken van een businessmodel voor het beheer van de projectresultaten was in
het project een specifieke taak (WorkPackage 7) hetgeen ons gedwongen heeft na te
denken over wie op welke wijze zou zorgen voor hetgeen er was opgeleverd. Dit heeft
er met name voor gezorgd dat de kennisoverdracht en het technisch beheer van de
producten zoals de Shared Object Repository, de Persistent Identifier webservice en
de Metadata Aggregator goed waren belegd; het inhoudelijke beheer en onderhoud
van de projectresultaten zoals de Social History Portal bleek in de praktijk moeilijker
te voeren.
Met het einde van het project vielen de financiële middelen weg, waarmee instel
lingen in staat waren om mensen beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van
werkzaamheden. De tijdelijk aangestelde projectmedewerkers waren - met de kennis
- vertrokken en de vaste medewerkers bij de instellingen waren teruggekeerd naar
hun dagelijkse werkzaamheden of aan nieuwe projecten begonnen. Het waren de
grotere instellingen binnen IALHI, die als voormalig partner in het HOPE project de
verantwoording namen voor het voortzetten van de Social History Portal, het organi
seren van workshops en het enthousiasmeren van IALHI instellingen om collecties
beschikbaar te stellen via de portal. Deze grotere instellingen kunnen zich het beter
dan de kleinere instellingen permitteren om ook zonder een financiële tegemoetko
ming een aantal taken uit te voeren.
Grote inspanningen ten behoeve van de ontwikkeling van de portal, het opnemen
van nieuwe collecties en de gedeelde voorzieningen bleven echter uit wegens gebrek
aan financiële middelen.
Een nieuw project
Twee jaar na afloop van het HOPE project deed zich de kans voor om de bestaande
niet gebruikersvriendelijke aggregator infrastructuur te vernieuwen binnen het
Europeana DSI project15 (april 2015 - april 2016). IALHI was een van de 26 partners
in dit project, dat tot doel had om Europeana te laten ontwikkelen tot een Digital
Service Infrastructure (DSI). Het project bood ruimte aan bestaande aggregator
partners van Europeana om infrastructurele vernieuwingen uit te voeren om op die
manier betere diensten aan te kunnen bieden aan de content providers16 zodat meer
instellingen ook daadwerkelijk in staat zouden kunnen zijn om hun collecties aan
Europeana te leveren. Naast het werk aan de infrastructuur verplichtte IALHI zich
om ook daadwerkelijk 5 nieuwe content providers aan te brengen die hun collecties
middels de nieuwe infrastructuur aan Europeana zouden leveren.
Dit gaf de nodige financiële ondersteuning voor 4 IALHI instellingen17 om het
nodige werk te verzetten aan de infrastructuur en om uiteindelijk de Social History
Portal verder uit te breiden. Een uitbreiding van de Social History Portal maakte geen
deel uit van het Europeana DSI project, maar lag met een verbeterde aggregator tool
en nieuwe content providers wel in het verschiet.
In dit Europeana DSI 1 project was de Stichting IALHI als netwerk tot partner
gemaakt hetgeen de uitvoering van het project nodeloos ingewikkeld maakte, gezien
alle regels en verantwoording die met een Europees project gepaard gaan. IALHI is
immers geen organisatie met een kantoor en medewerkers; het is een netwerkorgani
satie, die bestaat uit afzonderlijke instellingen. Het feit dat IALHI geen mensen in
dienst kon nemen, en dat de instellingen die het werk namens IALHI uitvoerden over
4 verschillende landen waren verdeeld gaf een enorme administratieve rompslomp.
Dit had vermeden kunnen worden als een van de 4 uitvoerende IALHI instituten tot
partner was gemaakt, een les voor een volgende keer!
hoofdstuk 2
14 https: //socialhistoryportal.org/bestpractices geraadpleegd 20181010
15 https: //pro.europeana.eu/project/europeana-dsi geraadpleegd 20181010
16 Content providers is de term die Europeana gebruikt voor de instellingen die collectiebeschrijvingen
(de content) aanleveren aan de portal
92
17 Het werk werd uitgevoerd door Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis (AMSAB-ISG) www.amsab.be,
het Internationaal Instiuut voor Sociale Geschiedenis (IISG) iisg.amsterdam, het Archiv der sozialen
Demokratie der Friedrich-Ebert-Stiftung (AdsD) https://www.fes.de/archiv/adsd_neu/index.htm en
Open Society Archives (OSA) at Central European University http: //osaarchivum.org/index.php
93