De Preservation Metadata Dictionary
Een nieuw Media Asset Managementsysteem
tZÜ
hoofdstuk 2
Analyse van de toenmalige situatie wees uit dat de meeste procesgegevens en techni
sche metadata die in de normatieve documentatie als 'preservation metadata' waren
geïdentificeerd, op de een of andere manier wel ergens in de informatieomgeving
konden worden teruggevonden. Probleem was dat - met uitzondering van een deel
van de rechtenmetadata - het belang van deze metadata door de organisatie niet of
nauwelijks werd onderkend. Waren er voor de beschrijvende metadata en de auteurs
rechten uitgebreide regels en controlemechanismen, de technische metadata,
de procesmetadata en de preserveringsrechten werden tot dan toe vrijwel niet
gemanaged. Ze zaten verborgen in de vele processen en applicaties. Hun creatie was
ongestructureerd en niet gestandaardiseerd. Als ze al werden vastgelegd, werd dat
ingegeven door de praktische overwegingen van dat moment, die bij ieder nieuw
instroom- of digitaliseringsproject weer anders konden zijn.
Dat het belang van deze preservation metadata en hun cruciale betekenis voor digi
tale duurzaamheid zou moeten worden verhelderd voor de organisatie stond al gauw
als een paal boven water. Het formeel aanwijzen van bestaande gegevens als preser
vation metadata en hun standaardisering in de processen en systemen, zou dan ook
een onmisbare stap zijn op weg naar de status als duurzaam digitaal archief.
In de documentatieset voor een gecontroleerde preserveringsomgeving was om deze
reden speciale aandacht uitgegaan naar identificatie, definitie en categorisering van
deze metadata. Een overzicht van technische, provenance en (een deel) rechten
metadata was samengebracht in de eerste versie van de zgn. Preservation Metadata
Dictionary (PMD), een complete verzameling van alle metadata die mogelijk een rol
kunnen spelen bij AV-preservering. PREMIS 2.0 werd daarbij vrijwel integraal
gebruikt voor de provenance metadata. Voor de technische metadata was een keus
gemaakt uit attributen in de video- en audiostandaarden van diverse internationale
organisaties, zoals de EBU en de Library of Congres.
Om toe te werken naar een versie van de Dictionary, die zowel is gebaseerd op inter
nationale standaarden als op de praktijk, zijn de attributen van alle bij Beeld en
Geluid gangbare fileformaten (i.c. MXF, WAV, TIFF, STL, DPX) uiteindelijk gemapt
met de velden die daadwerkelijk in de bestaande systemen aanwezig zijn. Hierbij is de
nieuwste versie van PREMIS (3.0) betrokken. Door de mapping met gedefinieerde en
formaliseerde preservation metadata in de PMD kunnen de gegevens in de proces
sen worden geïdentificeerd om te worden geraadpleegd en gemanipuleerd ten
behoeve van preservering: van het structureren van een nieuwe digitale instroom tot
het opstellen van preserveringsactieplannen. Logs in het MAM-systeem tonen aan
dat iedere transfer-, ingest-, opslag-, preservering- en access actie die is uitgevoerd
op een file of een groep files overeenkomt met het preserveringsbeleid. De vooraf
gedefinieerde technische eigenschappen van de diverse formaten bieden aldus een
controlemechanisme waarmee na transformaties (bijv. migraties naar een nieuw
formaat) kan worden bepaald of eigenschappen van het object behouden zijn
gebleven dan wel zijn gewijzigd.
82
annemieke de jong van proefondervindelijk naar gestuurd
Lang voor de weg naar gecontroleerde digitale preservering werd ingeslagen was al
vastgesteld dat het vigerende MAM-systeem iMMix na vele jaren trouwe dienst aan
vervanging toe was. Beeld en Geluid bevond zich tijdens de TDR-voorbereidingen
dan ook midden in een organisatiebreed proces waarin de vereisten voor zowel een
nieuw MAM- systeem als voor een nieuw registratiesysteem voor analoge dragers
werden geformuleerd. In een zgn. RFP-traject (Request for Proposal) brachten alle
afdelingen uiteenlopende wensen en verlangens naar voren. De aandacht ging
daarbij traditiegetrouw uit naar de functionaliteiten voor instroom, beschrijvende
metadata, rechtenmanagement, opslag en beschikbaarstelling. Al snel daagde het
besef dat hier een uitgelezen kans lag om ook de normatieve preserveringseisen mee
te nemen. Het ging daarbij niet alleen om het toevoegen van requirements die expli
ciet voortkwamen uit de OAIS-standaard. Het ging juist ook om het identificeren
van reeds benoemde eisen en wensen als preserveringfunctionaliteit. Door deze
labeling werden bestaande en nieuw in te richten processen expliciet uitgedrukt in
preserveringstermen.
Search Multi item
Item Editing
Proxy Files
Stack
SEARCH
Filename
Location
Size
Updated
Details
43 Multi series
Highres
3D0C_WH0_THE_
BV_001WJQP9.mxf
Video HR
24 GB
Jun 26
MIN ID
2101806260585889008
<7 Multi season
3D0C_WH0_THE_
BV_001WJQP9.mxf
Diva NISV BG.DDVTAPE
24 GB
Jun 26
Container
Portable Document Format
y$9 Multi program
Proxy
3DOC_WHO_THE_
BV_001WJQP9.mp4
LR2002 Video LR
331 MB
Jun 26
Created
Tue Jun 26 09:03:17 GMT+200 2018
Multi item
1*1*1 Multi log entries
43 Single Series
3DOC_WI IO_TI IC_
BV_001WJQP9.mp4
LR2001 Video LR
331 MO
Jun 26
Created By
DAEMON*autoimportd
3D0C_WH0_THE_
BV_001WJQP9_1.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
Picture
Single Season
3DOC_WHO_THE_
BV_001WJQP9_2.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
Bitrate
<§9 Single Program
3D0C_WH0_THE_
BV_001WJQP9_3.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
Resolution
<7 Single Item
3D0C_WH0_THE_
BV_001WJQP9_4.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
Aspect Ratio
1*1*1 Single Log Entries
^9 Multi program MPP
^9 Multi program OMP
3 DOC_WHO_TH E_
BV_001WJQP9_5.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
Sound
3D0C_WH0_THE_
BV_001WJQP9_6.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
Format
93 Packages
3D0C_WH0_THE_
BV_001WJQP9_7.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
Bitrate
gg Packages OMP
3 D0C_WH0_TH E_
BV_001WJQP9_8.mp2
LR2002 Audio LR
46 MB
Jun 26
ÈJ Folder OMP
dj Folders
Auxiliary
3 DOC_WHO_TH E_
BV_001WJQP9.jpg
Central Image HR
8KB
Jun 26
O
BatonReport_3DOC_WH0_THE_-BV_001WJQP9.pdf
LR2002 Documents
383 KB
Jun 26
O
ADVANCED SEARCH
BatonReport 3DOC WHO THE -BV 001WJQP9.pdf
LR2001 Documents
383 KB
Jun 26
<7 License contracts
<7 Order items
BatonReport_3D0C_WH0_THE_-BV_001WJQP9.xml
LR2001 Documents
12 KB
Jun 26
O
BatonReport 3DOC WHO THE -BV 001WJQP9.xml
LR2002 Documents
12 KB
Jun 26
O
Notices
3D0C_WH0_THE_-
BV_001WJQP9.pkg
LR2002 Documents
1 KB
*^6
O
Afbeelding 3. Overzicht van de niveaus in het nieuwe DAAN systeem (interne interface),
waarop files en metadata worden binnengehaald en vastgelegd. Via hetzelfde scherm wordt ook
toegang geboden tot de bijbehorende contracten en licentieregelingen met depotgevers.
Het nieuwe MAM-systeem heet DAAN (Digitaal Audiovisueel Archief Nederland)
en is sinds medio 2018 in werking. Er is uiteindelijk gekozen voor een beproefd MAM
product dat ook in gebruik is bij grote media-archieven zoals CNN, Al Jazeera, Fox
Sports, BBC en het Zweedse SVT. De standaardfunctionaliteiten van dit systeem zijn
substantieel aangevuld met een aantal op de Beeld en Geluid toegesneden functies.
Zo zijn er separate modules voor import, workflowmanagement en kwaliteits
controle ingericht. Met de ingebruikname van DAAN is de formele identificatie van
zowel belangrijke procesgegevens als de technische filekenmerken een feit. Alle files
en metadata- uit welke bron ze ook afkomstig zijn - stromen nu hetzelfde systeem
binnen, door gestandaardiseerde ingestworkflows. De output aan procesgegevens
wordt in de nieuwe situatie gelogd en gestructureerd, en kan aldus beschikbaar
komen als overzicht van de levenscyclus van de files.
83