Ontegenzeggelijk beheert Beeld en Geluid al meer dan een decennium een full blown
digitaal archief, met alles erop en eraan. De notie 'digitaal archief' is sinds 2006
echter wel wat veranderd. De snel voortschrijdende technologie die digitale forma
ten en opslagmedia in rap tempo kan doen veranderen, de bizarre volumes in combi
natie met een immer complexer wordende procesomgeving, hebben het concept
'digitaal archief' verdiept. Nadruk ligt nu vooral op de kwaliteit en de beheersing
van de processen binnen en rondom dat archief, als basis voor de bestendigheid en
de betrouwbaarheid van de materialen. Werd bij de start van het Beelden voor de
Toekomst project het louter digitaliseren nog min of meer gepromoot als ultiem
middel tot blijvend behoud van (analoog) materiaal, inmiddels is duidelijk dat er
voor onvervalste duurzaamheid meer in stelling moet worden gebracht.
Het gaat nu om het aantoonbare behoud van de authenticiteit en de integriteit van
de collecties door de tijd en door de technologie heen, ondersteund door het bewust
managen van de workflows en de datastructuren. Harde garanties op blijvende
bruikbaarheid van de digitale files en hun geassocieerde bestanden zijn prominent
geworden. Het besef van verantwoordelijkheid daarin jegens depotgevers en
gebruikers is gegroeid. Vóór alles moet een digitaal archief tegenwoordig een duur
zaam digitaal archief zijn.
Duurzaam word je niet vanzelf. Beeld en Geluid heeft zich dit gerealiseerd en
tijdig gehandeld, zowel op strategisch-organisatorisch niveau, als beleidsmatig en
technologisch. Vanaf 2013 is de organisatie bewuster gaan werken aan een andere
bedrijfscultuur, een cultuur van rekenschap en formele, vastgelegde procedures, op
alle niveaus. De rol van de deelnemers aan het preserveringsproces, waaronder die
van de organisatie zelf, werd geleidelijk beter afgebakend. Het identificeren en forma
liseren van alle processen en gegevens in en rond het Digitaal Archief kreeg meer
aandacht, evenals het optekenen van duurzaamheidsbeleid en uitvoeringsregels.
Inmiddels heeft Beeld en Geluid is het begrip 'digitale preservering' expliciet
omarmd als primaire business. Aan de bijbehorende operationele consequenties is
serieus gevolg gegeven. Het belangrijkste bewijs van deze inspanningen kwam in
2016, met de toekenning van het Data Seal of Approval (DSA) certificaat, een inter
nationaal keurmerk voor betrouwbare archieven ofwel Trustworthy Digital
Repositories (TDR).2 Het instituut werd daarmee officieel bestempeld tot een
duurzaam digitaal archief, als eerste nationale AV-archief ter wereld. Het Instituut
bereidt zich inmiddels voor op het voldoen aan andere certificaten, zoals het Core
Trust Seal (CTS).
Voorbereiding
Het inrichten van een gecontroleerde preserveringsomgeving is uitgebreid voor
bereid. Dit is allereerst gebeurd door gedegen bestudering van de verschillende
preserveringsstandaarden, waarvan OAIS de belangrijkste was. Op basis daarvan
werd een set normatieve beleidsdocumentatie geschreven. Hierin werd vastgelegd
welke partijen formeel welke rol spelen in het preserveringsproces, van aanlevering
tot en met beschikbaarstelling. Er werd duidelijkheid gecreëerd over de exacte inhoud
van de afspraken met depotgevers die moesten worden vastgelegd. Van de
Designated Communities van Beeld en Geluid (mediaprofessionals, onderwijs en
algemeen publiek) werd per groep opgetekend wat ze 'technisch' nodig hebben aan
uitlevering en toegang. Er werd een normatief informatiemodel ontwikkeld dat alle
preserveringsevents benoemde die moeten worden vastgelegd. Bijbehorende data
structuren werden uitgewerkt. De technische eigenschappen van audiovisuele files
werden geïnventariseerd en ook de eisen aan opslag- en preserveringsplanning
kwamen vast te liggen. Beeld en Geluid beschikte met deze set documenten in een
paar jaar tijd over een stevig theoretisch raamwerk voor een integraal digitaal
preserveringsproces in de eigen audiovisuele omgeving. Hieraan kon de bestaande
praktijk worden getoetst.
Het digitale archiveringsproces van Beeld en Geluid was aan de start in 2006
vooral geënt op de traditionele functie als bedrijfsarchief van de publieke omroepen.
Storage en access voor de mediaprofessionals stonden daarbij voorop. Genoemde
voorstudies toonden echter aan dat de bestaande IT-infrastructuur een aantal
technische voorzieningen bood dat uitstekend zouden kunnen worden ingezet voor
het 'bewust' duurzaam preserveren, zoals bepaalde kwaliteitscontroles. Binnen de
informatieomgeving bestonden daarbij veel aanknopingspunten om digitale materi
alen technisch te kunnen karakteriseren en hun bewerkingen door de processen
hoofdstuk 2
2 Assesment Beeld en Geluid TDR certificaat Data Seal of Approval (2016)
https://assessment.datasealofapproval.org/assessment_195/seal/pdf/ geraadpleegd 11 oktober 2018
78
annemieke de jong van proefondervindelijk naar gestuurd
Afbeelding 1. Exterieur van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid.
Het Digitaal Archief van het instituut werd in 2016 officieel gecertificeerd als
'trustworthy digital repository' (TDR).
79
