Welke inspanning heeft de certificering gekost
Om zo goed mogelijk voorbereid te zijn en een inschatting te kunnen maken hoeveel
tijd er voor de verschillende onderdelen in het proces van certificering nodig is
(bijvoorbeeld voor de verkenningsfase maar ook het DSA certificeringsproces zelf), is
het van belang om naar ervaringsgegevens te kijken met betrekking tot tijdsinveste
ring en benodigde expertise. Hiervoor kijken we in iets meer detail naar de resultaten
van de survey. Hieruit blijkt dat 65% van de respondenten tussen de 10 en 20 uur
besteed heeft aan een verkenning van een mogelijk certificeringstraject. De voorbe
reiding van de certificering zelf kostte aanzienlijk meer tijd, gemiddeld 100 uur. Deze
tijd wordt vooral gestoken in het op orde krijgen van de eigen documentatie. Dit
wordt gezien als een onderdeel van een certificeringstraject omdat de richtlijn de
nodige documentatie eist als bewijs dat er ook daadwerkelijk voldaan wordt aan de
richtlijnen. Uiteraard zullen erfgoedinstellingen hun documentatie ook op orde
moeten hebben ook als er geen certificering wordt uitgevoerd. Dan het opstellen van
het certificeringsrapport. Dit vergt over het algemeen minder tijd, tussen de 50 en
100 uur aldus de respondenten van de survey. De moraal van dit verhaal is dat een
goede voorbereiding meer dan het halve werk is. Een kanttekening is hier op zijn
plaats. Zoals al eerder opgemerkt, werd door de meeste instellingen geen tijdbeste
ding bijgehouden tijdens het certificeringsproces. De getallen zijn dan ook vaak een
indicatie achteraf.
De inspanning die nodig is voor het uitvoeren van een certificering hangt samen
met de duidelijkheid van de certificeringseisen. Zoals eerder is uitgelegd zijn de CTS
richtlijnen ontstaan vanuit het wetenschappelijke domein. Toch blijkt dat de meeste
erfgoedinstellingen niet al te veel moeite hebben met het maken van een vertaling
naar hun eigen situatie. 65% van de respondenten vindt de richtlijnen adequaat en
goed leesbaar. Een aantal instellingen had ruim de tijd genomen om de richtlijnen te
bestuderen en om te zetten naar hun eigen situatie. Een reden te meer om een ver
kenningsfase in te bouwen.
Is certificering echt nuttig?
We begonnen dit artikel met de oprichting van de Werkgroep Certificering die
zich tot doel stelde het bewustzijn en de kennis met betrekking tot certificering te
vergroten om daarmee de mate van volwassenheid van erfgoedinstellingen naar een
hoger niveau te kunnen tillen. De voordelen van certificeren zijn beschreven in een
factsheet met de vraag "doe ik het goed?".
Meer vertrouwen van belanghebbenden, betere communicatie, betere processen,
transparantie, zich kunnen onderscheiden van anderen en meer aandacht voor de
professie van digitale duurzaamheid in de organisatie. Uit de survey bleek dat al deze
doelstellingen door de deelnemende instellingen als bereikt resultaat werden
genoemd. Dit resultaat is uiteraard niet vanzelf bereikt en een certificeringsinstru
ment is geen wondermiddel om deze doelstellingen te bereiken. Certificering is
het slotstuk van een goede organisatie, zorgvuldig geformuleerd beleid, volledige
documentatie en breed draagvlak binnen de eigen organisatie. En het antwoord op
de boven gestelde vraag, 'Ja, ik doe het goed'.
hoofdstuk 1
72
73
