Deze samenwerkende organisaties komen uit verschillende domeinen: archieven,
bibliotheken, universiteiten etc. De lijst van eisen is bij nestor echter wel uitgebreider
dan bij CTS, er zijn 34 requirements waar men aan moet voldoen. De certificerings
methode werkt analoog aan die van CTS, ook hier komt niemand langs bij het
archief. De instelling stuurt de vereiste documentatie naar de reviewers, die door
nestor zijn aangesteld. Na een goedgekeurde review krijgt de instelling het recht om
het nestor "seal" op haar website te plaatsen. Op dit moment kent het seal een
onbeperkte levensduur maar iedereen weet dat je met een te lang verlopen certificaat
niet meer echt betrouwbaar overkomt.
Nederlandse vertaling nestor/DIN standaard
Ook van de nestor/DIN standaard is een Nederlandse vertaling verschenen, omdat
er met name in de archiefwereld belangstelling bestond voor deze standaard.
Certificering volgens ISO 16363
In 2012 verscheen de ISO standaard Audit and Certification of Trustworthy Digital
Repositories. Deze standaard is een update en uitbreiding van TRAC. TRAC werd
samengesteld na de publicatie van het OAIS model in 2002 en de eisen zijn dan ook
gebaseerd op dit OAIS model. De beide andere certificeringsinstrumenten zijn ook
geïnspireerd op het OAIS model, maar de relatie is was losser dan bij de ISO stan
daard.
Wat betekent certificering voor jouw organisatie?
Voor organisaties die zelf een certificeringstraject op willen zetten is het verstandig
om te leren van de ervaringen van anderen alvorens men begint. De Werkgroep
Certificering heeft dan ook getracht om zoveel mogelijk ervaringsgegevens te verza
melen via een survey onder instellingen die al ervaring hebben met certificering op
basis van DSA9. Door deze ervaringsgegevens beschikbaar te stellen, zullen
Nederlandse instellingen beter voorbereid kunnen zijn op een certificeringstraject.
Van belang is het om handvaten te hebben bij hoe het management van een organi
saties overtuigd kan worden van het nut van certificering, hoeveel inspanning een
certificeringstraject vergt en wat de gebleken voordelen zijn. De vragen in de enquête
waren geconcentreerd rondom vijf gebieden, die hierna verder toegelicht worden.
Karakteristieken van de repositories
Om te beginnen is het goed om te weten welke soort repositories en digitale archie
ven een certificaat behaald hebben, zodat een instelling een goede vergelijking kan
maken. Om welke typen organisaties het gaat, hoe groot de omvang van het perso
neel is dat de duurzame collectie beheert, welke typen collecties ze beheren en wat de
omvang daarvan is. Voor een archief is het over het algemeen nuttiger om zich met
een collega-archief te vergelijken dan met een wetenschappelijk data-archief. De
DSA, en ook de CTS, is opgezet vanuit het perspectief van een data-archief waarin
onderzoeksdata beheerd worden. Gebruikte terminologie is dan ook daarop geënt.
De Nederlandse instellingen die gecertificeerd willen worden, bestrijken echter een
breder scala aan digitale collecties. Dat vraagt om een goede 'vertaling' naar de eigen
situatie. De survey laat trouwens zien dat je ook met een kleine personeelsbezetting
heel goed een certificeringstraject kunt uitvoeren.
Behaalde certificaten en geplande certificeringstrajecten
Interessant is het ook om te weten wanneer een organisatie voor het eerst een
certificaat aangevraagd heeft en of dit certificaat ook daadwerkelijk om de 3 jaar
vernieuwd wordt, zoals DSA verwacht. Immers, na drie jaar zal de omgeving van het
digitale archief zeer waarschijnlijk gewijzigd zijn. Uit de survey van de werkgroep
certificering blijkt dat slechts een klein deel van de instellingen die in 2010 een certi
ficaat hadden behaald deze ook na drie jaar vernieuwd hebben. De meeste anderen
waren nog niet aan een vernieuwing van hun certificaat toe. Overigens kiezen de
meeste instellingen ervoor om hun DSA-certificaat op termijn te vernieuwen en niet
voor de hogere stap naar de Nestor-Seal of ISO 16363 te gaan. Inmiddels beschikken
13 Nederlandse instellingen over een CTS10. De website van de Core Trust Seal biedt
een overzicht van alle DSA- en CTS-gecertificeerde archieven. Het vinden van voor
beelden en het 'gluren bij de buren' is daarmee heel eenvoudig. Ook al omdat alle
certificeringsrapporten openbaar raadpleegbaar zijn.
Wat was de motivatie om het certificaat te willen halen
Maar wat is nu de motivatie om een formele certificering te krijgen? Deze ligt vooral
bij het wekken van vertrouwen bij depotgevers. Het deponeren van digitale collecties
in een gecertificeerd e-depot wekt vertrouwen bij de makers van digitale informatie,
'er wordt goed voor onze data gezorgd'.
Daarnaast wordt het als vanzelfsprekend ervaren dat de grotere instellingen hiermee
zouden beginnen en een voorbeeldfunctie naar de kleinere instellingen zouden heb
ben. Een derde reden is de bewijslast ten opzichte van de subsidieverstrekker. Ook
hiervoor geldt dat met een formeel certificaat een bepaalde mate van vertrouwen
kan worden afgegeven. Daarmee vindt tevens een mate van zelfregulering plaats.
De uitkomsten van de survey laten zien een certificering wordt gezien als onderdeel
van de erkenning van het belang van professionalisering en kwaliteitsverbetering bij
digitale duurzaamheid. De instelling laat daarmee zien dat ze capable en mature is.
Een andere belangrijke reden om gebruik te maken van een certificeringsinstrument
is gelegen nog vóór formele certificering zelf, namelijk als instrument voor kennis
ontwikkeling. Instellingen gebruiken een certificeringsinstrument, met name de
CTS, ook regelmatig om zichzelf te toetsen en zichzelf de vraag te stellen "voldoe ik
aan de richtlijnen".
Voor veel instellingen is certificering dus een voor de hand liggend en goed instru
ment voor erkenning en om aan te kunnen tonen dat digitale duurzaamheid in de
organisatie op een professionele manier georganiseerd is zodat men een betrouwbare
partner is voor het duurzaam behoud van de gegevens. Feitelijk bevestigden de uit
komsten van de enquête wat in de de folder Doe ik het goedals voordelen van
certificering werd gezien.
hoofdstuk 1
9 Met instemming van de Board van de Data Seal of Approval is een enquete opgesteld "DSA-Experiences:
help your peers!". Dit artikel bevat een korte samenvatting van de uitkomsten van deze survey. Het volledige
rapport is te vinden via: http://www.ncdd.nl/wp-content/uploads/2016/10/201611_DE_Houdbaar_Report.
DSA-survey_2016.pdf (Geraadpleegd op 9 oktober 2018). Op het moment dat de survey werd uitgevoerd
was er er nog sprake van gebruik van de DSA. De resultaten zijn dan ook gebaseerd op de gegevens van
DSA-gecertificeerde archieven. Deze gelden echter ook voor CTS-trajecten.
70
marcel ras, barbara sierman certificering van digitale archieven in nederland
10 Op de website van de CTS is een overzicht te vinden van CTS gecertificeerde instellingen:
https://www.coretrustseal.org/why-certification/certified-repositories/ (Geraadpleegd op 2 oktober 2018)
71