Een manier om dit te benaderen is het denken in capabilities en maturity-levels. Capabilities beschrijven processen, kennis, technologie en methoden die nodig zijn om een doelstelling te bereiken of een taak uit te voeren. Het maturiteit denken, de mate waarin de organisatie "volwassen" is, voegt daar toetsbare criteria aan toe. Deze criteria helpen een organisatie vast te stellen waar zij staat ten opzichte van haar streven. Het streven hoeft niet altijd het hoogste maturiteitsniveau te zijn, want de investering om op een hoger niveau te komen, moet wel passen bij de doel stelling die de organisatie heeft. Capabilities en maturity-levels kunnen bepaald worden op basis van een zelfevalua tie. Deze evaluatie geeft inzicht in de sterktes en zwaktes van de organisatie, op basis waarvan actie ondernomen kan worden. Zelfevaluatie is een eerste stap. Volgende stappen bestaan uit het invoeren van verbeteringen en het opnieuw evalueren, mogelijk op basis van formele certificeringsinstrumenten. Dit is vaak een complex proces waarvan de meerwaarde voor het management van een organisatie niet altijd duidelijk is. Werkgroep Certificering Om nut en noodzaak van het gebruik van instrumenten voor zelfevaluatie en certi ficering te promoten en erfgoedinstellingen hierbij te helpen, heeft de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) in 2015 de Werkgroep Certificering opgericht. Doel van deze werkgroep is het verspreiden en verbreden van de kennis over certificering en de wijze van aanpak en de voordelen ervan onder de aandacht van Nederlandse erfgoedinstellingen te brengen. In deze werkgroep nemen een aantal instellingen deel die hun eerste stappen op dit terrein al gezet hebben en bereid zijn om hun kennis en ervaring te delen met anderen. Een aantal van de deelnemers beschikten bij aanvang van de werkgroep zelfs al over een formele certifi cering op basis van de Data Seal of Approval. Anderen stonden in 2015 op het punt een DSA aan te vragen. Het eerste wapenfeit van de werkgroep was de publicatie van de factsheet "doe ik het goed? 4. Hierin wordt uitgelegd wat certificering is en wat het belang ervan is, zowel voor de erfgoedinstellingen die digitale informatie beheren, als voor de gebruikers van die informatie en de financiers van de erfgoedinstellingen. Daarnaast is er onderzocht welke digitale archieven beschikken over een formele certificering door middel van een survey5. Daarbij is er vooral gekeken naar wat het betekent om een certificeringstraject uit te voeren. Hoeveel tijd kost dit, wat kost het, welke kennis is er hiervoor nodig en wat levert het uiteindelijk op? Hieronder zal nader in worden gegaan op deze survey en wat dit betekent voor erfgoedinstellingen die een certifice ringstraject willen opzetten. De volgende stap was het opstellen van een roadmap voor certificering van Neder landse digitale archieven. In de roadmap wordt een gefaseerde aanpak beschreven met als twee belangrijkste doelen: het vergroten van bewustwording en verbreden van de kennis over certificering. Dit zal uiteindelijk leiden tot een vergroting van capabilities en maturity bij erfgoedinstellingen. Een nationale aanpak Om het bewustzijn en de kennis te vergroten werden er een aantal gerichte activi teiten opgezet. Op de eerste plaats was het van belang dat formele instrumenten voor certificering ook voor de kleinere Nederlandse erfgoedinstellingen bereikbaar werden. Daarom is ervoor gekozen om de richtlijnen van de Data Seal of Approval en de Duitse DIN-norm te vertalen in het Nederlands, respectievelijk vanuit het Engels en het Duits. Naast de letterlijke vertaling werd ook een "vertaling" naar een erf goed-situatie toegevoegd. Beide standaarden zijn oorspronkelijk ontwikkeld vanuit het wetenschappelijke domein en richten zich in hun beschrijvingen sterk op het beheer en behoud van onderzoeksdata en de processen die daarbij komen kijken. Vertaling naar de erfgoedsector betekende dat de terminologie enigszins is aangepast en er voorbeelden uit de erfgoedsector toegevoegd zijn. Met de Nederlandse vertalingen in de hand is er een workshopprogramma uitge voerd, waarbij organisaties die zich voorbereidden op de CTS certificering onderling ervaringen uitwisselden en aan de hand van praktijkvoorbeelden de toepassing van de CTS uitwerkten. Onderdeel van de kennisverspreiding was ook het opzetten van de "Wegwijzer Certificering", een website waarop de verschillende instrumenten worden uitgelegd en voorbeelden uit de praktijk worden gepubliceerd6. Een derde activiteit bestaat uit het doorontwikkelen van het "Scoremodel voor digi tale duurzaamheid". Deze online tool voor zelfevaluatie is ontwikkeld door PACKED en DEN en een instrument waarmee instellingen zelf hun capabilities en maturity kunnen meten7. Dit instrument voor zelfevaluatie wordt door het Netwerk Digitaal Erfgoed gezien als een belangrijke schakel in bewustwording en kennisontwikkeling. Vergroten van volwassenheid ten aanzien van duurzame toegang begint immers bij een analyse van de huidige stand van zaken op dit terrein. In welke mate is mijn beleid ontwikkeld, hoe zit het met het mandaat ten aanzien van het verwerven en bewaren van digitale collecties, hoeveel kennis heb ik in huis, welke kosten zijn hiermee gemoeid en welke software en infrastructuur heb ik hiervoor nodig? Tot slot is er een model voor gefaseerde aanpak van certificering opgezet. Dit model volgt in grote lijnen de drie opeenvolgende stappen zoals die binnen Europa zijn gedefinieerd8; van DSA, via Nestor-seal naar de ISO16363. Hieraan zijn door de werkgroep echter twee stappen toegevoegd. Een gefaseerde aanpak voor certificering Hoewel de wens tot het behalen van een certificaat vaak genoemd wordt in het Duurzaamheidsbeleid van een instelling, wordt de inspanning om zover te komen 67 hoofdstuk 1 4 Netwerk Digitaal Erfgoed, Doe ik het goed? Certificering van digitale repositories in Nederland, https://wegwijzercertificering.nl/nl/praktijk/ncddcertificfolderdigv3def4.pdf (Geraadpleegd op 2 oktober 2018). 5 Deze survey werd uitgevoerd door het Netwerk Digitaal Erfgoed uitgevoerd in 2016. De resultaten van de survey zijn te vinden op de Wegwijzer Certificering: https://wegwijzercertificering.nl/nl/praktijk/201611. de_houdbaar_report_dsasurvey_2016.pdf (Geraadpleegd op 2 oktober 2018). 66 marcel ras, barbara sierman certificering van digitale archieven in nederland 6 www.wegwijzercertificering.nl (Geraadpleegd op 2 oktober 2018). 7 www.scoremodel.org (Geraadpleegd op 2 oktober 2018). 8 European Framework of Certification http://www.trusteddigitalrepository.eu/Welcome.html (Geraadpleegd op 2 oktober 2018).

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 34