Een manier om dit te benaderen is het denken in capabilities en maturity-levels.
Capabilities beschrijven processen, kennis, technologie en methoden die nodig zijn
om een doelstelling te bereiken of een taak uit te voeren. Het maturiteit denken, de
mate waarin de organisatie "volwassen" is, voegt daar toetsbare criteria aan toe.
Deze criteria helpen een organisatie vast te stellen waar zij staat ten opzichte van
haar streven. Het streven hoeft niet altijd het hoogste maturiteitsniveau te zijn,
want de investering om op een hoger niveau te komen, moet wel passen bij de doel
stelling die de organisatie heeft.
Capabilities en maturity-levels kunnen bepaald worden op basis van een zelfevalua
tie. Deze evaluatie geeft inzicht in de sterktes en zwaktes van de organisatie, op basis
waarvan actie ondernomen kan worden. Zelfevaluatie is een eerste stap. Volgende
stappen bestaan uit het invoeren van verbeteringen en het opnieuw evalueren,
mogelijk op basis van formele certificeringsinstrumenten. Dit is vaak een complex
proces waarvan de meerwaarde voor het management van een organisatie niet altijd
duidelijk is.
Werkgroep Certificering
Om nut en noodzaak van het gebruik van instrumenten voor zelfevaluatie en certi
ficering te promoten en erfgoedinstellingen hierbij te helpen, heeft de Nationale
Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) in 2015 de Werkgroep Certificering
opgericht. Doel van deze werkgroep is het verspreiden en verbreden van de kennis
over certificering en de wijze van aanpak en de voordelen ervan onder de aandacht
van Nederlandse erfgoedinstellingen te brengen. In deze werkgroep nemen een
aantal instellingen deel die hun eerste stappen op dit terrein al gezet hebben en
bereid zijn om hun kennis en ervaring te delen met anderen. Een aantal van de
deelnemers beschikten bij aanvang van de werkgroep zelfs al over een formele certifi
cering op basis van de Data Seal of Approval. Anderen stonden in 2015 op het punt
een DSA aan te vragen.
Het eerste wapenfeit van de werkgroep was de publicatie van de factsheet "doe ik het
goed? 4. Hierin wordt uitgelegd wat certificering is en wat het belang ervan is, zowel
voor de erfgoedinstellingen die digitale informatie beheren, als voor de gebruikers
van die informatie en de financiers van de erfgoedinstellingen. Daarnaast is er
onderzocht welke digitale archieven beschikken over een formele certificering door
middel van een survey5. Daarbij is er vooral gekeken naar wat het betekent om een
certificeringstraject uit te voeren. Hoeveel tijd kost dit, wat kost het, welke kennis is
er hiervoor nodig en wat levert het uiteindelijk op? Hieronder zal nader in worden
gegaan op deze survey en wat dit betekent voor erfgoedinstellingen die een certifice
ringstraject willen opzetten.
De volgende stap was het opstellen van een roadmap voor certificering van Neder
landse digitale archieven. In de roadmap wordt een gefaseerde aanpak beschreven
met als twee belangrijkste doelen: het vergroten van bewustwording en verbreden
van de kennis over certificering. Dit zal uiteindelijk leiden tot een vergroting van
capabilities en maturity bij erfgoedinstellingen.
Een nationale aanpak
Om het bewustzijn en de kennis te vergroten werden er een aantal gerichte activi
teiten opgezet. Op de eerste plaats was het van belang dat formele instrumenten
voor certificering ook voor de kleinere Nederlandse erfgoedinstellingen bereikbaar
werden. Daarom is ervoor gekozen om de richtlijnen van de Data Seal of Approval en
de Duitse DIN-norm te vertalen in het Nederlands, respectievelijk vanuit het Engels
en het Duits. Naast de letterlijke vertaling werd ook een "vertaling" naar een erf
goed-situatie toegevoegd. Beide standaarden zijn oorspronkelijk ontwikkeld vanuit
het wetenschappelijke domein en richten zich in hun beschrijvingen sterk op het
beheer en behoud van onderzoeksdata en de processen die daarbij komen kijken.
Vertaling naar de erfgoedsector betekende dat de terminologie enigszins is aangepast
en er voorbeelden uit de erfgoedsector toegevoegd zijn.
Met de Nederlandse vertalingen in de hand is er een workshopprogramma uitge
voerd, waarbij organisaties die zich voorbereidden op de CTS certificering onderling
ervaringen uitwisselden en aan de hand van praktijkvoorbeelden de toepassing van
de CTS uitwerkten. Onderdeel van de kennisverspreiding was ook het opzetten van
de "Wegwijzer Certificering", een website waarop de verschillende instrumenten
worden uitgelegd en voorbeelden uit de praktijk worden gepubliceerd6.
Een derde activiteit bestaat uit het doorontwikkelen van het "Scoremodel voor digi
tale duurzaamheid". Deze online tool voor zelfevaluatie is ontwikkeld door PACKED
en DEN en een instrument waarmee instellingen zelf hun capabilities en maturity
kunnen meten7. Dit instrument voor zelfevaluatie wordt door het Netwerk Digitaal
Erfgoed gezien als een belangrijke schakel in bewustwording en kennisontwikkeling.
Vergroten van volwassenheid ten aanzien van duurzame toegang begint immers bij
een analyse van de huidige stand van zaken op dit terrein. In welke mate is mijn
beleid ontwikkeld, hoe zit het met het mandaat ten aanzien van het verwerven en
bewaren van digitale collecties, hoeveel kennis heb ik in huis, welke kosten zijn
hiermee gemoeid en welke software en infrastructuur heb ik hiervoor nodig?
Tot slot is er een model voor gefaseerde aanpak van certificering opgezet. Dit model
volgt in grote lijnen de drie opeenvolgende stappen zoals die binnen Europa zijn
gedefinieerd8; van DSA, via Nestor-seal naar de ISO16363. Hieraan zijn door de
werkgroep echter twee stappen toegevoegd.
Een gefaseerde aanpak voor certificering
Hoewel de wens tot het behalen van een certificaat vaak genoemd wordt in het
Duurzaamheidsbeleid van een instelling, wordt de inspanning om zover te komen
67
hoofdstuk 1
4 Netwerk Digitaal Erfgoed, Doe ik het goed? Certificering van digitale repositories in Nederland,
https://wegwijzercertificering.nl/nl/praktijk/ncddcertificfolderdigv3def4.pdf
(Geraadpleegd op 2 oktober 2018).
5 Deze survey werd uitgevoerd door het Netwerk Digitaal Erfgoed uitgevoerd in 2016. De resultaten van de
survey zijn te vinden op de Wegwijzer Certificering: https://wegwijzercertificering.nl/nl/praktijk/201611.
de_houdbaar_report_dsasurvey_2016.pdf (Geraadpleegd op 2 oktober 2018).
66
marcel ras, barbara sierman certificering van digitale archieven in nederland
6 www.wegwijzercertificering.nl (Geraadpleegd op 2 oktober 2018).
7 www.scoremodel.org (Geraadpleegd op 2 oktober 2018).
8 European Framework of Certification http://www.trusteddigitalrepository.eu/Welcome.html
(Geraadpleegd op 2 oktober 2018).