Certificering van digitale
archieven in Nederland1
Conclusie
Aangezien organisatieontwikkeling en de implementatie van nieuwe technieken
niet lineair verlopen en de toekomst laat zich niet voorspellen is het voor collectie-
beherende instellingen noodzakelijk om hun activiteiten op het gebied van duur
zame toegankelijkheid helder te formuleren. Dit kan in de vorm van een
samenhangend duurzaamheidsbeleid voor belanghebbenden zoals depotgevers,
subsidieverstrekkers en interne medewerkers. Op deze manier zijn preserverings-
activiteiten zo transparant mogelijk en wordt de digitale collectie aan de volgende
generatie doorgeven. Die transparantie kan worden vormgegeven met behulp van
de in het SCAPE-project ontwikkelde catalogus. Deze catalogus is vertaald, en wordt
in een handzame website omgezet. De onderverdeling in beleidsuitgangspunten en
beleidselementen maakt het beleidskader hanteerbaarder voor de collectiebeheerder.
De catalogus kan gebruikt worden bij het ontwikkelen van duurzaamheidsbeleid en
het uitvoeren van dat beleidsplan. De elementen lenen zich goed voor de analyse van
beheer in de eigen en in verschillende omgevingen. Het kader levert hiervoor hand
vatten, maar vraagt ook nog om operationalisering. Indien een organisatie erin
slaagt om deze operationalisering vorm te geven, helpt dit bij haar opdrachtgever
schap en het gesprek met andere collectiebeheerders.
Aan de hand van twee toepassingsvoorbeelden wordt geïllustreerd hoe de catalogus
gebruikt kan worden binnen een collectie beherende instelling, en hoe deze tussen
instellingen gebruikt kan worden als instrument om het gesprek over postcustodial
beheer of preservation in place vorm te geven. De organisatie kan, vanuit de eigen
verantwoordelijkheid, via de catalogus gebruik maken van andermans deskundig
heid en de basis leggen voor een gemeenschappelijke taal.
Het beleidskader van de catalogus helpt bij het geven van antwoord op de vraag om
een samenhangend duurzaamheidsbeleid om ad hoc beslissingen te voorkomen, om
depotgevers, subsidieverleners en medewerkers en anderen inzicht te geven in de
wijze waarop de organisatie de duurzame toegang realiseert en om langetermijn-
risico's te beperken.
Inleiding
Nadat in 2002 de Open Archival Information Standard (OAIS) verscheen, ontston
den al snel initiatieven om het gebruik en toepassing van deze standaard te kunnen
toetsen. Een van de eerste resultaten was het verschijnen van TRAC (Trusted
Repositories Audit and Certification) op initiatief van RLG-NARA in 2005. Gevolgd
door verscheidene andere methodieken voor self-assessment en risico-analyse, zoals
Drambora en het SPOT model2. Hieruit kwamen officiële certificerings standaarden
voort als de Data Seal of Approval (DSA). Deze is in 2017 samengevoegd met een
andere standaard en vanaf dat moment de Core Trust Seal (CTS) genoemd, de
Duitse DIN 31644 (Nestor-Seal) de ISO standard 163633.
Deze drie standaarden zijn officiële, formele certificeringsinstrumenten. De instel
lingen die hun digitaal archief gecertificeerd hebben op basis van een van deze drie,
krijgen een kwaliteitskenmerk voor hun digitaal archief en de wijze waarop zij over
de digitale collecties het beheer voeren. De drie certificeringsstandaarden zijn
oplopend in de eisen die erin gesteld worden. Daarbij is de Core Trust Seal met 16
richtlijnen de minst veeleisende, terwijl de ISO16363 de meest uitgebreide standaard
is met 109 richtlijnen.
Waarom certificering?
In Nederland zijn steeds meer instellingen bezig met digitale duurzaamheid. Er
ontstond behoefte om te zien hoe volwassen de instellingen inmiddels waren en of
er nog zaken verbeterd moesten worden. Zelfevaluatie en certificering zijn instru
menten om dit proces in gang te zetten. Beide passen binnen de aanpak van het
Netwerk Digitaal Erfgoed, waarbij organisaties stapsgewijze aan hun professiona
liteit op het gebied van digitale duurzaamheid werken.
hoofdstuk 1
64
marcel ras, barbara sierman
1 Dit artikel is een bewerking en actualisering van een eerder artikel dat verscheen in de iPRES bundel van
2017: Barbara Sierman, Kees Waterman, "How the Dutch prepared for certification". In: iPRES 2017 Kyoto
Zenodo. (2017). http://doi.org/10.5281/zenodo.1188246 (Geraadpleegd op 2 oktober 2018). De auteurs van
het artikel gedenken Kees Jan Waterman, overleden op 30 oktober 2018, en bedanken hem voor het op de
kaart zetten van het onderwerp certificering in Nederland, zijn krachtige bijdragen in de projecten van de
NCDD en het Netwerk Digitaal Erfgoed en de totstandkoming van dit artikel.
2 DRAMBORA, https://www.repositoryaudit.eu. SPOT, http://www.dlib.org/dlib/september12/
vermaaten/09vermaaten.html
3 Core Trust Seal Certified Data Repositories (https://www.coretrustseal.org), Nestor Seal for Trustworthy
Digital Archives (http://www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/EN/Siegel/siegel_node.html),
Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories (https://public.ccsds.org/Pubs/652x0m1.pdf).
Nederlandse vertalingen van de CTS en de Nestor Seal zijn te vinden via: https://wegwijzercertificering.nl/
nl/praktijk/20170225_basiseisen_voor_betrouwbare_archieven_def1.pdf en https://wegwijzercertificering.
nl/nl/praktijk/toelichting_nestor_keurmerk_nl2.pdf (Geraadpleegd op 2 oktober 2018).
65
