De catalogus geeft dus een overzicht van elementen waar een organisatie aan moet
denken bij het maken van duurzaamheidsbeleid. Ook inspireert het om te zien hoe
anderen met deze elementen omgaan. Toch is er iets extra's nog nodig om van beleid
naar implementatie van een beleidsplan te komen. Hieronder volgen twee voorbeel
den van hoe het Nationaal Archief (NA) de stap heeft gezet. Het eerste voorbeeld
werkt binnen een organisatie. De tweede situatie beschrijft hoe de catalogus gebruikt
is in de samenwerking tussen meerdere organisaties.
Voorbeeld 1: Check voor de organisatie, uitwerking van elementen en procedures
Indien een collectie beherende instelling beleid wil opstellen kan de catalogus
helpen. Voor de organisatie is bijvoorbeeld het garanderen van de authenticiteit van
de digitale objecten, gedurende het beheer- en bewaarproces, een van de belangrijk
ste doelstellingen. Lezend in de Catalogus staat er onder het kopje authenticiteit:
"Authenticiteit: De mate waarin een persoon (of systeem) een object beschouwt als
dat wat het beweert te zijn. Authenticiteit wordt vastgesteld op basis van bewijs."
Daaronder staan onderliggende elementen:
"Integriteit: Integriteitscontrole omvat maatregelen met betrekking tot
encryptie, digitale handtekeningen, fixity checks etc. Zie ook de uitleg onder
sectie Bit preservering: Integriteitsmaatregelen.
Betrouwbaarheid: Transparante en volledig gedocumenteerde preserverings-
strategieën en een voorziening van benodigde metadata om inhoud, context
en herkomst te beschrijven.
Herkomst: Het documenteren van de processen in de life cycle van een digitaal
object. Digitale Herkomst beschrijft over het algemeen de Agents verantwoorde
lijk voor het bewaren en beheren van Digitale Objecten, belangrijke gebeurtenis
sen die voorkomen gedurende de levenscyclus van het Digitale Object, en
andere informatie die wordt geassocieerd met de creatie, het beheer en de
preservering van het Digitale Object."
Om van deze elementen en procedures te komen tot de implementatie van beleid in
een beleidsplan, heeft het NA deze elementen verder geoperationaliseerd. Hieronder
staat het voorbeeld van het element Integriteit. Het NA volgde de weg van een
kwaliteitsmanager of auditeur. Om tot goede indicatoren van een dergelijk begrip te
komen, is het handig om vragen te stellen als: "Wat is de definitie van een begrip/
norm? Hoe kan worden bepaald of aan die definitie/norm wordt voldaan? Op welke
wijze geeft de organisatie dit vorm?"
Het NA heeft op basis van de catalogus de volgende indicatoren gekoppeld aan
Integriteit.
Tabel 1. NA-indicatoren voor Integriteit
Door deze uitwerking in indicatoren ontstaat bij de organisatie meer gevoel en
kennis over dat wat geregeld moet worden. Hierdoor kan ook makkelijker collegiale
afstemming plaatsvinden over de inrichting van systemen, procedures en rollen en
taken. Wat moet de organisatie doen om, in dit geval, Integriteit te implementeren,
is het makkelijk of moeilijk, wat zijn de risico's, welke middelen heb ik er voor nodig,
welke competenties komen erbij kijken en hoe verloopt het proces? Deze operationa
lisering biedt de organisatie meer houvast bij het maken van een beleidsplan.
Wellicht dat niet nodig is om alle elementen tegelijk uit te werken. De organisatie
kan kiezen wat voor hen op dat moment belangrijk is om te regelen.
Voorbeeld 2: Check voor de samenwerking, bespreekbaar maken
van elementen en procedures
De tweede toepassing gaat over het gebruik van de catalogus indien preservering van
een collectie of collectieonderdeel niet bij de eigen organisatie plaatsvindt. Het zal in
de toekomst steeds gewoner worden om het beheer van een digitale collectie te out-
sourcen naar een omgeving die daar geschikt(er) voor is. Het aanbod van beheerom-
gevingen neemt ook toe. Sommigen zijn gespecialiseerd in beheer van specifieke
typen informatie, of de samenwerking met een specifiek type producent. Denk in dit
geval aan Beeld en Geluid (B&G) voor audiovisuele informatie of aan DANS10 of
4TU11 voor wetenschappelijke data en software. De ene beheeromgeving (inclusief
organisatie) kan meer geschikt zijn voor het beheer van een type informatie dan een
andere. Dit kan ervoor zorgen dat een instelling op zoek moet naar een passende
beheeromgeving.
61
hoofdstuk 1
60
barbara sierman, margriet van gorsel, remco van veenendaal preservering:
van beleid naar beheer
Beleidsuitgangspunt
Beleidselement
Indicatoren
Authenticiteit
Integriteit
Procescontroles informatieobjecten en metadata met
aandacht voor
a. Checksums die vóór instroom in de repository door de
producer worden gemaakt en meegeleverd
b. Checksum controle in de repository
c. Controle op encryptie en de aanwezigheid van digitale
handtekeningen
Authenticiteit
Integriteit
Koppeling object en metadata door
a. Metadata Integrity check: er wordt nagegaan of alle content
files zijn gespecificeerd in de metadata middels de correcte
(relatieve) locatie;
b. Content Integrity check: er wordt nagegaan of de content
files zijn gespecificeerd in de metadata xml en dat dit
consistent gebeurt.
Authenticiteit
Integriteit
a. Beschrijving bitstream preservation functie
b. Beschrijving logging van alle geauthoriseerde acties
c. Beschrijving check compleetheid van de aangeleverde files,
het voldoen van het formaat aan de standaard en de
aanwezigheid en de kwaliteit van de metadata.
10 https://dans.knaw.nl/nl Geraadpleegd op 20-08-2018
11 https://www.4tu.nl/nl/ Geraadpleegd op 20-08-2018
