informatie zelf, en gaan over relatief kleine onderwerpen, zoals integriteit, en over
grotere, zoals certificering. Hierdoor zijn de uitgangspunten bruikbaar vanuit
verschillende collectie beherende rollen in een organisatie. Sommige onderwerpen
lenen zich meer voor de beleidsmedewerker (strategisch), sommige voor de inrichter
van een systeem (tactisch) en sommige voor de preserveringsmedewerker (operatio
neel). Op dit moment wordt de wiki omgezet naar een nieuwe Wegwijzer Duurzaam-
heidsbeleid7. Daar is een aantal wijzigingen aangebracht ten behoeve van het gebruik.
Schijn en werkelijkheid
De eerder genoemde analyse in het SCAPE-project van bestaande documenten over
duurzaamheidsbeleid bracht nog iets anders aan het licht. Veel instellingen zien het
document met het beschreven duurzaamheidsbeleid als een gelegenheid te tonen
hoe goed ze bezig zijn, dus met name gericht op de buitenwereld. Zoals eerder gezegd
is het goed de direct betrokkenen als subsidiegevers en depotgevers gerust te stellen.
Maar in menig beleidsstuk werd bijvoorbeeld emulatie als gekozen strategie beschre
ven, terwijl op het moment van opstellen dit geen algemeen aanvaarde oplossing was
(te duur, technisch te ingewikkeld). Anderen streefden naar ISO-certificering, op
het moment dat er nog geen officiële instellingen waren die deze certificering
konden uitvoeren. Ook stond vaak de intentie genoemd het duurzaamheidsbeleid
bijvoorbeeld tweejaarlijks te evalueren, maar die twee jaar waren soms ruimschoots
voorbij. Dergelijke loze beloften en irreële intenties schieten voorbij aan het doel van
duurzaamheidsbeleid: de interne medewerkers een handreiking te bieden en de
externe belanghebbenden te informeren.
Maturity levels
Het werken met maturity levels biedt een meer realistische werkwijze. Het is belang
rijk dat het duurzaamheidsbeleid van een instelling weergeeft hoe 'volwassen' de
instelling is in het uitvoeren van de langetermijnbewaring van de collecties. Geen
enkele instelling is meteen perfect. Alle instellingen hebben een groeicurve waarin
zij met preservering beginnen op een lager niveau dan zij na een aantal jaren, door
ervaringen wijzer geworden, zijn aanbeland. Een goed geschreven duurzaamheids-
beleid reflecteert dit. Vandaar dat dit beleid regelmatig moet worden herschreven,
om nieuwe ontwikkelingen weer te geven en aan het groeipad van de instelling
recht te doen.
Een organisatie die pas begint met het realiseren van duurzame toegankelijkheid
(level 0 in het Digital Preservation Maturity Model van Dollar en Asley8, zal zich
oriënteren op beleidsuitgangspunten, maar nog niet direct aan de beleidsuitwerking
kunnen werken. Pas op niveau 2, wanneer de organisatie ervaring heeft opgedaan
met het inrichten van duurzame toegankelijkheid wordt de beleidsuitwerking opge
schreven, zodat medewerkers hiermee bekend raken. In de praktijk echter vindt vaak
het omgekeerde plaats: een organisatie begint met de beleidsuitwerkingen zonder
dat ergens op papier de uitgangspunten zijn vastgelegd.
Het schrijven van goed duurzaamheidsbeleid hoeft niet vanaf nul te beginnen. Vaak
is er binnen de instelling al geschreven en ongeschreven informatie aanwezig, die als
basis kan dienen. Door deze losse informatie bij elkaar te brengen via het beleidska
der, kan er een expliciet, overzichtelijk en samenhangend duurzaamheidsbeleid tot
stand komen.
58
Toepassing van de catalogus van elementen van duurzaamheidsbeleid
In de catalogus worden de elementen authenticiteit, bit preservering, functionele
preservering, digitaal object, metadata, rechten, standaarden, toegang, organisatie,
en audit en certificering nader uitgewerkt in procedures. Deze procedures worden
gedefinieerd, uitgewerkt in discussievragen en geïllustreerd met voorbeelden. Dat
ziet er zo uit:
hoofdstuk 1
barbara sierman, margriet van gorsel, remco van veenendaal preservering:
van beleid naar beheer
Het element Integriteit
Gerelateerd
Beleidsuitgangspunt
Authenticiteit
Omschrijving
Integrlteitscontrole omvat maatregelen met betrekking tot encryptie, digitale handtekeningen, fixity
checks etc.
Zie ook de uitleg onder sectie Bit preservering: Integriteitsmaatregelen
Waarom
Een van de belangrijkste doelstellingen van digital preservation is dat de gepreserveerde digitale
objecten, wanneer ze eenmaal in het digitaal archief zijn opgeslagen, niet onopzettelijk kunnen
worden gewijzigd.
Risico
Als de organisatie niet de maatregelen uiteen zet die zullen worden genomen om onvrijwillig verlies
van data te voorkomen, kunnen de organisatiedoelstellingen wellicht niet worden behaald. De risico's
kunnen zich voordoen tijdens vele fases in de digitale life cycle. Een digitaal archief dient een set aan
maatregelen te beschrijven die worden geïmplementeerd om risico's af te dekken. De voorgestelde
maatregelen liggen dicht tegen de operationele IT taken aan en zijn vaak al onderdeel van hun werk,
maar de preservation policy moet expliciet maken dat deze maatregelen zullen bijdragen aan de
authenticiteit van de digitale objecten.
Aandachtsgebieden zijn:
Ingest: De compleetheid van het digitale object moet worden gedefinieerd voorafgaand aan de ingest
en zou onderwerp van gesprek kunnen zijn met de leverancier van de content of de producer.
Gedurende de ingest kunnen de ontvangen checksums worden vergeleken met de checksums die
worden gegenereerd tijdens inname. Hiermee kan worden aangetoond of bits tijdens het transport
verloren zijn gegaan. Deze maatregel zou moeten gelden voor alle verplaatsingen van data, inclusief
het verplaatsen van data binnen het digitaal archief.
Storage: voor en na het verplaatsen van data van de ene naar de andere locatie moeten maatregelen
worden geomen om te controleren of het digitale object nog steeds volledig er onbeschadigd is. Dit
geld took voor back up kopieën.
Door middel van authenticate moet worden gewaarborgd dat medewerkers opgeslagen data niet
Fase levenscyclus
Preservation Planning, Ingest proces, Preserverirgsactiviteit, Receive, Storage
Belanghebbenden
Management: stelt de algemene maatregelen vast waarmee integriteit wordt gewaarborgd
Operationeel management: implementeert deze maatregelen
Producer/Depotgevers: draagt bij aan het de integriteits maatregelen (bijvoorbeeld het sturen van
checksums met het digitale object)
Relaties
Bit preserverinq
Functionele Preserverinq [miqratiel
Voorbeelden
Parliamentary Records: "The record must be maintained to ensure that it is complete, and protected
against unauthorised or accidental alteration. In this Policy, integrity is ensured through the bitstream
preservation function and through the provision of metadata to describe all authorised actions
undertaken in the course of content and bitstream preservation
URL: http;//www.parliament.uk/documents/upload/diqitalpreservationpolicy1.0.pdf
Discussievragen
Gaat uw organisatie in gesprek met de producer of de leverancier van het digitale materiaal over
gelijktijdig aan te leveren checksums, zodat na aanlevering van het digitale materiaal checksums
kunnen worden vergeleken?
Accepteert uw organisatie de aanlevering van digitaal materiaal zonder checksum?
Creëert uw digitaal archief zelf een checksum bij de ontvangst van digitale objecten?
Zijn er procedures geïmplementeerd in uw digitaal archief om regelmatig de checksums te
controleren?
Heeft uw digitaal archief procedures om met checksums om te gaan gedurende preserverings
acties?
Afbeelding 2. Het element Integriteit 9
7 https://wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl Geraadpleegd op 05-10-2018
8 Charles M. Dollar and Lori J. Ashley Assessing Digital Preserveration Capabilitu Using a Maturity Model
Process Improvement Approach (2013) zie: https://www.nycarchivists.org/Resources/Documents/Dollar-
Ashley_2013_DPCMM%20White%20Paper_NAGARA%20Digital%20Judicial%20Records_8Feb2013-1.pdf
Geraadpleegd 07-10-2018
9 http://wiki.ncdd.nl/index.php?title=Duurzaamheidsbeleid/Beleidsuitwerking-Integriteit
Geraadpleegd op 07-10-2018
59
