lopen. Verschillende betrokken partijen willen weten hoe de duurzame toegankelijk
heid is geregeld. Bijvoorbeeld depotgevers die hun digitale materialen toevertrouwen
aan de organisatie. Zij willen gerustgesteld worden dat hun collecties in goede
handen zijn. Steeds vaker wordt dan ook de eis gesteld dat het digitaal archief gecerti
ficeerd is - en daar maakt het hebben van duurzaamheidsbeleid1 een essentieel
onderdeel van uit. Ook subsidiegevers stellen eisen en willen duidelijkheid over
aanpak en werkwijze van de organisatie. De buitenwereld is een grote belanghebben
de, maar de binnenwereld eveneens. Medewerkers die in hun dagelijkse werkzaam
heden geen richtsnoer hebben, zullen zich gedwongen voelen hun best te doen
zonder dat zij daarbij rekening houden met andere uitgangspunten.
Kortom: duurzame toegankelijkheid vraagt om een samenhangend duurzaamheids-
beleid om ad hoc beslissingen te voorkomen, om depotgevers, subsidieverleners en
medewerkers en anderen inzicht te geven in de wijze waarop de organisatie de duur
zame toegang realiseert en om langetermijnrisico's te beperken.
Wat is duurzaamheidsbeleid?
Het referentiemodel voor digitale duurzaamheid OAIS (ISO1721) is vrij beknopt
over duurzaamheidsbeleid en geeft aan dat beleid door de functie Management
wordt onderhouden. De gelieerde certificeringsstandaard, ISO 16363 Audit and
certification of trustworthy digital repositories 2, gaat verder in op duurzaamheids
beleid en ziet dit als onderdeel van een breder beleidskader, het Policy framework,
waarin ook de missie en visie en een strategisch plan van een organisatie een plek
vinden, oftewel:
"The Preservation Policy then declares the range of approaches that the repository
will employ to ensure preservation (that is, to implement the Preservation Strategic
Plan), and finally the Preservation Implementation Plan translates those into
services that the repository must carry out."3
Maar ook deze omschrijving is vrij abstract. Binnen het Europese project SCAPE is
gewerkt aan een handzame catalogus om dit begrip hanteerbaar te maken.
Het SCAPE Policy Framework
Tijdens het Europese project SCAPE (2011-2014) is een kader voor duurzaamheids
beleid ontwikkeld. Op hoog niveau zijn in dit kader een aantal onderwerpen vastge
legd: de 'beleidsuitgangspunten' (Guidancepolicies). Hoe deze uitgangspunten in
praktijk worden aangepakt, is omschreven op het tweede niveau: de 'beleidsuitwer-
king' (Preservation Procedure policies). Het derde niveau dat in SCAPE genoemd
wordt, de Control policies, is een gedetailleerde invulling van de beleidsuitwerking,
gericht op een specifieke collectie, een specifieke activiteit voor een specifieke doel
groep. Dit niveau is in SCAPE niet nader uitgewerkt. Het SCAPE-beleidskader sluit
nauw aan bij het model dat in de certificeringsstandaard ISO 16363 is ontwikkeld.
Beide ontwikkelingen liepen indertijd vrijwel parallel. Het in bovengenoemde citaat
beschreven Preservation Strategic Plan komt overeen met de beleidsuitgangspunten.
De Preservation Policies zijn te vergelijken met de beleidsuitwerking. En het
Preservation Implementation Plan beschrijft de gedetailleerde invulling, en komt
overeen met de Control policies.
Barbara sierman, margriet van gorsel, remco van veenendaal preservering:
van beleid naar beheer
Globaal niveau
Specifieke
en meetbare
doelen
Meer
gedetailleerde
uitwerking
Algemene doelen
Beschrijft de aanpak
Van toepassing op
specifieke collecties of
bijvoorbeeld formaten
Heeft betrekking op
de hele organisatie
en alle collecties
Geschreven in
begrijpelijke taal
Geschreven in
begrijpelijke taal en
in machine leesbare
vorm (RDF)
Geschreven in
Beleids
uitgangspunt
Beleids
uitwerking
(Control)
begrijpelijke taal
Afbeelding 1. SCAPE Policy Framework
Praktische vertaling van dit SCAPE-beleidskader naar het duurzaamheidsbeleid
van een organisatie vraagt om concrete voorbeelden. Op basis van bestaande
literatuur over duurzaamheidsbeleid van onder andere Neil Beagrie4 heeft het
SCAPE projectteam een tiental onderwerpen geselecteerd die in de beleidsuitgangs
punten benoemd zouden moeten worden. Om te zien wat de bijbehorende beleids-
uitwerking zou moeten bevatten, is gekeken naar bestaande en publiek beschikbare
documenten met duurzaamheidsbeleid van universiteiten, datacenters, archieven
en bibliotheken. Uiteindelijk resulteerde dit in een overzicht van zowel beleidsuit
gangspunten als beleidsuitwerkingen in de Catalogue of Preservation Policy
Elements5. Deze Engelstalige catalogus is te vinden op de website van de Open
Preservation Foundation.
Nederlands duurzaamheidsbeleid
De kennis van beleidsaspecten helpt bij een goede inrichting van duurzame toegan
kelijkheid van informatie- en erfgoedcollecties. De oorspronkelijk in het Engels
opgestelde beleidsuitgangspunten in de SCAPE-catalogus zijn in 2016 vertaald door
de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD, ondertussen opgegaan in
het Netwerk Digitaal Erfgoed). Het eerste resultaat6 is vormgegeven als een wiki en
biedt een totaaloverzicht, definities en use cases. Bij elk onderwerp staat onder het
kopje Discussievragen een aantal voorbeeldvragen die de instelling aan zichzelf zou
kunnen stellen. De beleidsuitgangspunten zijn opgebouwd vanuit de digitale
hoofdstuk 1
56
1 In deze tekst gebruiken we duurzaamheidsbeleid als vertaling van de Engelse term Preservation Policy.
2 https://www.iso.org/standard/56510.html Geraadpleegd op 20-08-2018
3 ISO 16363, pagina 1-4
4 Charles Beagrie e.a. Digital Preservation Policies Study (JISC, 2008) zie https://www.webarchive.org.uk/
wayback/archive/20140615022334/http://www.jisc.ac.uk/media/documents/programmes/preservation/
jiscpolicy_p1finalreport.pdf Geraadpleegd op 20-08-2018
5 SCAPE Catalogue of Preserveration Policy Elements (2014) zie http://wiki.opf-labs.org/display/SP/Catalogue+
of+Preservation+Policy+Elements Geraadpleegd op 20-08-2018
6 http://wiki.ncdd.nl/index.php?title=Duurzaamheidsbeleid Geraadpleegd op 20-08-2018
57
