Preservering: van Beleid naar Beheer Barbara sierman, margriet van gorsel, remco van veenendaal The test data, or test corpus, contains a series of typical documents and specifically designed format error cases to cover the range of situations. This test corpus is added to by the OPF members as new troublesome features of real documents are uncovered in real life usage. OPF members are actively involved in all aspects of the toolset development. As an example, the OPF Format Interest Group has led the work to provide identifiers for each JHOVE error message and are working towards populating a wiki to document what these errors mean in human readable terms, with links to the relevant standards and specifications. OPF would like to take this opportunity to call for more members of the digital preservation community to join the effort, either as an OPF member or a technical contributor to the tools, test data or best practice community knowledge. More information is available on the OPF website, http://www.openpreservation.org. OPF Reference toolset future developments The OPF toolset development roadmap is governed by a Product Board who contributes to and approves individual tool roadmaps. The wider community provides feedback on fixes and features they would like to see, which are then prioritised by the Product Board. Current trends include making the larger tools more modular to accommodate individual workflows better and building up the body of test data for each of the main preservation formats. OPF delivers all of its tools on an Open Source basis with licences that allow the tools to be incorporated into an organisation's proprietary software or into commercial systems. Major tools typically will have a couple of releases each year, and the roadmap of improvements is discussed, debated and agreed by the OPF members at the annual general meeting. OPF also co-operates on the Bitcurator project, the E-ARK4ALL project, and the Jisc PAR project. Why OPF operates cooperative, open source projects OPF is a membership organisation and an experienced leader in open source digital preservation software development. For more details or to join please see http://www.openpreservation.org. Inleiding Dit artikel gaat over de waarde en het gebruik van de catalogus van elementen van duurzaamheidsbeleid uit het Europese project SCAPE (Scalable Preservation Environments). Na de toelichting op het belang van dergelijk beleid voor collectie beherende instellingen volgt het ontstaan van de catalogus en de relatie met het referentiemodel OAIS (Open Archival Information System). Het artikel sluit af met twee voorbeelden van toepassingen van de catalogus: bij het opstellen van een beleidsplan voor preservering en bij de samenwerking tussen collectie beherende organisaties. Uitgangspunten en Beleid Elke organisatie met een digitaal archief (ook wel "collectie beherende organisatie") waarin collecties voor de lange termijn toegankelijk worden gehouden, neemt in de loop der jaren beslissingen over hoe dit gebeurt. Aan deze beslissingen ligt soms wel een reeks uitgangspunten ten grondslag en soms nog niet. Er zijn organisaties die zelf de digitale archivering doen en het referentiemodel OAIS gebruiken als leidraad, inclusief bijbehorende terminologie, functies en informatiemodel. Er zijn ook organisaties, die de digitale archivering uitbesteden aan een andere organisatie maar daarbij wel willen dat dit volgens hun eigen beleid gebeurt. Nog lang niet alle collectie- en archiefbeheerders passen kennis van preservering en het overkoepelende thema duurzame toegankelijkheid toe. In Nederland zijn kennis en uitgangspunten bekend bij een deel van de organisaties, maar die organisaties stuiten dan op de vraag: "Hoe zetten wij de stap naar het vastleggen van de uitgangs punten en daarna het toepassen door iedereen in de organisatie?" Dit veranderpro- ces kost tijd, vereist managementaandacht en moet actief ondersteund worden. Door de implementatie van preservering uit te stellen of slechts technisch te benade ren, loopt de organisatie risico's. Niet alleen kan de kwaliteit van de duurzame toe gankelijkheid bedreigd worden, maar ook de bijbehorende kosten zullen onduidelijk blijven als niet volgens vastgelegde uitgangspunten wordt gewerkt (zie het artikel van H. Uffen over het kostenmodel verderop in dit jaarboek). Een collectie beherende organisatie maakt onderdeel uit van een groter netwerk en is vrijwel altijd een schakel in een informatieketen. De inrichting van preservering van de collectie vraagt om maatregelen die over de grenzen van de organisatie heen hoofdstuk 1 54 55

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 28