Preservering:
van Beleid naar Beheer
Barbara sierman, margriet van gorsel,
remco van veenendaal
The test data, or test corpus, contains a series of typical documents and specifically
designed format error cases to cover the range of situations. This test corpus is added
to by the OPF members as new troublesome features of real documents are
uncovered in real life usage.
OPF members are actively involved in all aspects of the toolset development. As an
example, the OPF Format Interest Group has led the work to provide identifiers for
each JHOVE error message and are working towards populating a wiki to document
what these errors mean in human readable terms, with links to the relevant
standards and specifications.
OPF would like to take this opportunity to call for more members of the digital
preservation community to join the effort, either as an OPF member or a technical
contributor to the tools, test data or best practice community knowledge. More
information is available on the OPF website, http://www.openpreservation.org.
OPF Reference toolset future developments
The OPF toolset development roadmap is governed by a Product Board who
contributes to and approves individual tool roadmaps. The wider community
provides feedback on fixes and features they would like to see, which are then
prioritised by the Product Board. Current trends include making the larger tools
more modular to accommodate individual workflows better and building up the
body of test data for each of the main preservation formats.
OPF delivers all of its tools on an Open Source basis with licences that allow the
tools to be incorporated into an organisation's proprietary software or into
commercial systems. Major tools typically will have a couple of releases each year,
and the roadmap of improvements is discussed, debated and agreed by the OPF
members at the annual general meeting.
OPF also co-operates on the Bitcurator project, the E-ARK4ALL project, and the Jisc
PAR project.
Why OPF operates cooperative, open source projects
OPF is a membership organisation and an experienced leader in open source
digital preservation software development. For more details or to join please see
http://www.openpreservation.org.
Inleiding
Dit artikel gaat over de waarde en het gebruik van de catalogus van elementen
van duurzaamheidsbeleid uit het Europese project SCAPE (Scalable Preservation
Environments). Na de toelichting op het belang van dergelijk beleid voor collectie
beherende instellingen volgt het ontstaan van de catalogus en de relatie met het
referentiemodel OAIS (Open Archival Information System). Het artikel sluit af met
twee voorbeelden van toepassingen van de catalogus: bij het opstellen van een
beleidsplan voor preservering en bij de samenwerking tussen collectie beherende
organisaties.
Uitgangspunten en Beleid
Elke organisatie met een digitaal archief (ook wel "collectie beherende organisatie")
waarin collecties voor de lange termijn toegankelijk worden gehouden, neemt in de
loop der jaren beslissingen over hoe dit gebeurt. Aan deze beslissingen ligt soms wel
een reeks uitgangspunten ten grondslag en soms nog niet. Er zijn organisaties die
zelf de digitale archivering doen en het referentiemodel OAIS gebruiken als leidraad,
inclusief bijbehorende terminologie, functies en informatiemodel. Er zijn ook
organisaties, die de digitale archivering uitbesteden aan een andere organisatie maar
daarbij wel willen dat dit volgens hun eigen beleid gebeurt.
Nog lang niet alle collectie- en archiefbeheerders passen kennis van preservering en
het overkoepelende thema duurzame toegankelijkheid toe. In Nederland zijn kennis
en uitgangspunten bekend bij een deel van de organisaties, maar die organisaties
stuiten dan op de vraag: "Hoe zetten wij de stap naar het vastleggen van de uitgangs
punten en daarna het toepassen door iedereen in de organisatie?" Dit veranderpro-
ces kost tijd, vereist managementaandacht en moet actief ondersteund worden.
Door de implementatie van preservering uit te stellen of slechts technisch te benade
ren, loopt de organisatie risico's. Niet alleen kan de kwaliteit van de duurzame toe
gankelijkheid bedreigd worden, maar ook de bijbehorende kosten zullen onduidelijk
blijven als niet volgens vastgelegde uitgangspunten wordt gewerkt (zie het artikel
van H. Uffen over het kostenmodel verderop in dit jaarboek).
Een collectie beherende organisatie maakt onderdeel uit van een groter netwerk en is
vrijwel altijd een schakel in een informatieketen. De inrichting van preservering van
de collectie vraagt om maatregelen die over de grenzen van de organisatie heen
hoofdstuk 1
54
55