Ook het ministerie van Binnenlandse Zaken was aangesproken door het Reken
kamer rapport en daar wilde men eerst inzicht krijgen in wat er elders in de wereld
gebeurde. Dat leidde tot een onderzoek in 1993 door EAC/RAND Europe in
opdracht van BiZa, waarbij ook de Rijksarchiefdienst werd betrokken. Daarbij
werden de nationale archiefdiensten en enkele overheidsinstellingen in Canada, de
Verenigde Staten, Zweden en Duitsland bezocht, als ook ministeries en uitvoerende
diensten in Nederland geïnterviewd. Het leidde tot het rapport Preserving the
present. Toward viable electronic records waarin op basis van organisatorische,
archivistische en technologische aspecten de situatie in Nederland en elders werd
beschreven.19 De drie belangrijkste constateringen waren niet veel anders dan wat
elders ook werd gezegd:
er is geen beleid met betrekking tot het beheer van digitale archiefbescheiden
geformuleerd en daar zou snel werk van gemaakt moeten worden door organi
saties zelf, maar ook via regelgeving
er moet snel begonnen worden met ontwikkelen van ondersteunende software
voor beheer van digitale archiefbescheiden, en
de traditionele ('papieren') werkwijze voldoet niet meer, nieuwe methoden
moeten worden ontwikkeld die meer recht doen aan 'interactive information
environments'.20
Op al deze punten werd de volgende jaren actie ondernomen.
Op weg: digitale duurzaamheid
Midden jaren '90 kwam het tot nauwere samenwerking tussen OCW/
Rijksarchiefdienst en BiZa.21 Eind 1995 leidde dit tot de instelling van een gezamen
lijk programma Digitale Duurzaamheid (DD). Ook de andere bestuurslagen partici
peerden in dit programma, door het beschikbaar stellen van gelden en mensen.
Het programma maakte deel uit van de, door beide staatssecretarissen gezamenlijk
uitgebrachte, derde Beleidsnota Informatiebeleid Openbare Sector (BIOS-3) getiteld
Terug naar de Toekomst. Thema's daarin waren naast digitale duurzaamheid, o.a.
toegankelijkheid van overheidsinformatie, overheidsloket 2000 en elektronische
burgerparticipatie.
Het programmabureau Digitale Duurzaamheid richtte zich primair op overheids
organisaties met als doel goede digitale archivering te stimuleren. Een kader hiervoor
was het zgn. Proefreglement dat in 1996 was gepubliceerd. Deze voorloper van de
latere Archiefregeling gaf in tien artikelen richtlijnen voor de duurzaamheid, toegan-
kelijkheid en geordende staat van digitale archiefbescheiden.22 Vanuit het program
mabureau werden pilot-projecten gevolgd en begeleid, voorlichting gegeven en
workshops georganiseerd, gewerkt aan functionele eisen voor informatiesystemen,
en onderzoek gedaan naar standaarden voor bestandsformaten.23 Ook fungeerde
het als kenniscentrum dat handzame boekjes publiceerde, zoals over email archive
ring, de nieuwe rol van de archieffunctie, digitale archivering, en juridische bewijs
kracht. Het bevorderde de bewustwording en het denken over digitale duurzaamheid
bij de overheidsadministratie, al zou de verandering slechts traag op gang komen.
Uit de rapporten van het MLG-project volgde ook de ontwikkeling van een 'techni
sche infrastructuur' (incl. een digitaal depot). De voortgang was ook hier echter
traag. Sinds 1996 waren de grote archiefdiensten bezig een digitaal depot (aanvanke
lijk 'Digitale Kluis' genaamd) te ontwikkelen, in eerste instantie voor tekstbestan
den om ervaring mee op te doen.24 In 1998 schreef de Rijksarchiefdienst, samen met
de grote gemeentearchieven, een projectplan voor de bouw van een digitaal depot.
Het project is niet van de grond gekomen, vermoedelijk omdat er geen subsidie
verkregen kon worden uit het Nationaal Aktieprogramma Elektronische Snelweg
(NAPES). Wel werd een eerste ontwerp voor een digitaal depot ('depot 2000')
gemaakt en gepubliceerd, dat onder meer wegens gebrek aan financiën voorlopig
zonder gevolg bleef.25
De Rekenkamer constateerde in haar evaluatierapport van begin 1998 dat een en
ander sinds 1991 slechts langzaam op gang gekomen was en dat pas in 1997 echt
voortgang geboekt werd.26 Het was allemaal nogal beleidsmatig en gericht op
bewustwording, weinig concreet.
Per 1 juli 1998 werd het programmabureau Digitale Duurzaamheid opgeheven. Het
programma werd voortgezet door zowel BiZa/ACIB, als OCW/ de Rijksarchiefdienst
ieder onder hun eigen verantwoordelijkheid.27 Het opheffen van het bureau leidde
tot versplintering van activiteiten en verdwijnen van kennis. BiZa richtte zich op de
vraag hoe de archieffunctie in een digitale wereld gepositioneerd en vorm gegeven zou
moeten worden, om daarmee overheidsorganisaties te kunnen ondersteunen bij de
inrichting van hun (digitale) archiefvorming, terwijl de Rijksarchiefdienst opdracht
gaf tot een onderzoek naar langdurige bewaring van digitale informatie.28 Het
daaruit voortkomende advies leidde ertoe dat in oktober 2000 een nieuw project
werd gestart waarin de nadruk zou liggen op het doen van experimenteren en ont
wikkelen van praktische richtlijnen, het Testbed digitale bewaring. Dit was opnieuw
een samenwerking tussen BiZa en Rijksarchiefdienst.29
hoofdstuk 1
19 Het rapport, geschreven door T.K. Bikson en E.J. Frinking (1993) van het European-American centre
for policy analysis (EAC/RAND) is ook in Nederlandse vertaling gepubliceerd onder de titel: 'Het heden
onthouden'.
20 Zie T.K. Bikson en E.J. Frinking, Preserving the present, (Den Haag, 1993), p. 16-17.
21 Brief van Staatssecretarissen van BiZa en OCW d.d. 27-11-1995 met stand van zaken over het project
'Digitale Duurzaamheid', aan Tweede Kamer, nr. 20644/25.
22 Deze regeling is in 1998 op enkele punten herzien en vormde de basis voor de latere formele Regeling
Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (2001), ex art. 12 van de Archiefbesluit 1995. In dit
reglement was voorlopig gekozen voor het PDF-bestandsformaat. Inmiddels is deze regeling vervangen door
de Archiefregeling (2009), zie http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/2014-01-01.
23 Zie voor een overzicht van activiteiten bijvoorbeeld de tweede voortgangsrapportage over de BIOS 3 nota aan
de Tweede Kamer, november 1997.
24 De grote archiefdiensten waren: Rijksarchiefdienst, en vier grote gemeentearchieven Amsterdam, Den Haag,
Rotterdam en Utrecht.
24
hans hofman een wereld van verschil?
25 Gepubliceerd door de Rijksarchiefdienst: Hans Hofman, Nico van Egmond, Jacqueline Slats, Tamara van
Zwol, Depot 2000. Functional design for a digital depot, (Den Haag, 2000).
26 Algemene Rekenkamer, Beheer en archivering van digitale bestanden, rapport aan de Tweede Kamer,
nr. 25970/1, (Den Haag, 1998).
27 Het programmabureau werd opgeheven na amper 2 jaar. Het besluit het programmabureau op te heffen
was gebaseerd op een rapport van Het Expertise Centrum, waarin werd geconstateerd dat in deze constructie
de eigen verantwoordelijkheden van de twee ministeries te weinig tot hun recht kwamen. BiZa kreeg de
coördinatie van de activiteiten onder de vlag van Digitale Duurzaamheid.
28 Het eerste leidde tot de publicatie van het boekje Het geheugen als actieve kracht. De archieffunctie binnen de
digitale overheid (Den Haag, 1999), het tweede tot een rapport van Jeff Rothenberg getiteld: Digital
Preservation. Carrying authentic, understandable and usable digital records through time, (Den Haag, 1999).
Beide waren publicaties onder de vlag van digitale duurzaamheid. De Rijksarchiefdienst bleef ook bezig met
regels voor digitale archivering en met het opzetten van een kenniscentrum.
29 Het werd na ruim één jaar ondergebracht bij ICTU (ICT-uitvoeringsorganisatie ingesteld door BZK).
Vanaf 1 juli 2003 werd het project weer ondergebracht bij het Nationaal Archief. Het eindigde begin 2004.
Elders in dit boek wordt op dit Testbed nader ingegaan.
25
