Veranderende overheid
Intussen waren er ook de nodige ontwikkelingen bij de overheidsadministratie.
Eén ervan was een toenemende decentralisatie, waarbij verantwoordelijkheden zo
laag mogelijk in de organisatie werden gelegd. Dat had weer gevolgen voor de wijze
waarop de DIV (documentaire informatievoorziening) was georganiseerd. Voorts
waren er experimenten om de archivering bij de overheidsadministratie zelf te
verbeteren. De ideeën die daarbij een belangrijke rol speelden zijn vastgelegd in de
publicatie Omslag in Opslag. Terugkeer naar informatievoorziening.12 De benadering
stelde de rol van DIV en het gebruik van termen als archief of archiefbescheiden ter
discussie en legde de nadruk op welke belangen bij het bewaren van informatie
speelden.
Archivistische theorie op de schop
Nieuwe ontwikkelingen in het buitenland op het gebied van archieftheorie drongen
steeds meer door. Een belangrijk rol speelde hierin bijvoorbeeld David Bearman die
de archiefwereld opschudde met toen voor de gemiddelde archivaris nogal 'revolu
tionaire' ideeën en onder andere de bestaande archivistische methoden als ook de
rol van archiefdiensten ter discussie stelde.13 Zo was er onder zijn leiding het zoge
naamde Pittsburgh project, dat in 1996 met een set functionele eisen 'for evidence in
recordkeeping' kwam.14 Ook aan de andere kant van de wereld, in Australië, waren
er baanbrekende ontwikkelingen met betrekking tot de archivistische theorie. In
1996 verscheen de eerste publicatie over het 'records continuum', waarbij het tradi
tionele denken met een centrale plaats voor het fysieke archief en de indeling in
dynamisch, semi-statisch en statisch, in een ander perspectief werd geplaatst.15
Het zou het begin inluiden van wat wel een paradigmaverschuiving in de archief
wetenschap genoemd wordt. Deze nieuwe ideeën bleken bovendien bij uitstek
geschikt in de nieuwe digitale wereld.
Al deze ontwikkelingen hadden tot gevolg dat er wereldwijd veel discussie ontstond
over hoe de archiveringsfunctie het beste kon worden vormgegeven.
Beginjaren: oriëntatie en discussie (1990-2000)
In deze context kwam begin jaren '90 de uitdaging van machineleesbare gegevens
bestanden (MLG's) om de hoek kijken. Uit het eerdergenoemde Rekenkamerrapport
bleek dat er bij de verantwoordelijke ministeries, Binnenlandse Zaken (destijds
afgekort als BiZa)16 en OCW/Rijksarchiefdienst, geen enkel inzicht was van wat
er bij de (rijks)overheidsadministratie gebeurde en hoe de stand van zaken was met
betrekking tot automatisering en de productie van digitale bestanden. Dit leidde
ertoe dat de Algemeen Rijksarchivaris een MLG-project startte, met als doel om op
dit gebied tot een beleid te komen. Centraal in de eerste fase van het MLG-project
stonden dan ook drie onderwerpen dan wel vragen:
1) wat is de stand van zaken met betrekking tot de informatievoorziening bij de
overheid, de automatisering en het ontstaan van digitale bestanden (welke
soorten zijn er)?
2) wat is nu precies het probleem, en dan vooral wat is nu eigenlijk het verschil
tussen papieren en digitale archiefbescheiden
3) wat betekent dat voor de rol van de Rijksarchiefdienst en archiefdiensten in het
algemeen? Wat zou die moeten zijn en welk beleid met betrekking tot digitale
bestanden was gewenst?
Vooral het tweede punt leidde tot veel discussie en analyses, waarbij het besef ont
stond dat in een digitale omgeving het fysieke (de bits en bytes, hard- en software)
en het logische (of intellectuele) niet langer gefixeerd waren, zoals bij papier, maar
gefragmenteerd en tot op zekere hoogte ontkoppeld. De software interpreteert de
bits en bytes en presenteert de inhoud (bijvoorbeeld het document) via een verwer
kingsproces op het scherm. Dat leidde er uiteindelijk toe dat er een vijftal essentiële
elementen of aspecten werden onderscheiden die onlosmakelijk deel uitmaken van
een document in welke vorm dan ook, nl. inhoud, structuur, verschijningsvorm,
context en in een aantal gevallen gedrag. Deze elementen of kenmerken komt men
steeds weer tegen als het gaat om de vraag wat er nu eigenlijk bewaard worden?17
Het MLG-project produceerde drie rapporten, die achtereenvolgens de probleemstel
ling en een begrippenapparaat formuleerden, een schets van de 'gewenste situatie
voor het beheer van MLG's' gaven en een beleidsplan bevatten.18 De belangrijkste
aanbevelingen waren dat
er beter inzicht verkregen moest worden in wat er bij de overheidsadministratie
gebeurde;
er aan de bewustwording zowel bij overheidsorganisaties als archiefdiensten
gewerkt moest worden; en
er een 'technische infrastructuur' voor het beheer zou moeten komen in eerste
instantie gericht op tekstbestanden en databases.
hoofdstuk 1
12 Ministerie van Binnenlandse Zaken Omslag in Opslag (Den Haag, 1991)
13 Zie onder andere David Bearman and Margaret Hedstrom "Reinventing Archives for Electronic Records:
Alternative Program Delivery Options" in: Margaret Hedstrom ed. Electronic Records Management Program
Strategies (Pitsburg, Archives Museum Informatics, 1993) p. 82-98 zie http: //www.archimuse.com/publi-
shing/archival_strategies/footnotes.html#ixzz59omNCN4W geraadpleegd 5 oktober 2018; en David
Bearman, 'New models for management of electronic records by archives' in: Cadernos BAD (Journal of the
Poruguese Association of Librabrians, Archivists and Documentalists, 1992, vol. 2) p. 61-70 herdrukt in
1994, zie http://www.archimuse.com/publishing/electronic_evidence/ElectronicEvidence.Ch10.pdf geraad
pleegd 5 oktober 2018 en David Bearman 'Archival Methods. Archives and Museums Informatics Technical
Report #9' in: Archives and Museum Informatics (Pittsburg, 1989) zie http://www.archimuse.com/publi-
shing/archival_methods/index.html#ixzz2yGcxM4JW geraadpleegd 5 oktober 2018.
14 Zie onder andere http://www.archimuse.com/papers/nhprc/. De oorspronkelijke website van de University
of Pittsburgh is helaas verloren gegaan
15 Een belangrijk denker in deze is Frank Upward, maar daarnaast speelden ook grootheden als Sue
McKemmish, Barbara Reed, Livia Iacovino, Chris Hurley een grote rol in de verdere uitwerking en toepassing
van deze ideeën. Zie voor meer informatie: https://en.wikipedia.org/wiki/Records_Continuum_Model.
22
hans hofman een wereld van verschil
Het 'continuum'-denken bouwde onder andere voort op de ideeën van Peter Scott in de jaren 1960,
waarbij het fysieke en het intellectuele aspect van archieven uit elkaar werden gehaald en het zogenaamde
'series-system' ontstond.
16 In 1998 werd dit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: BZK.
17 Wanneer deze kenmerken voor het eerst gebruikt werden, is niet duidelijk, maar drie ervan komen onder
andere voor in een definitie van een record in de Guide for managing electronic records from an archival
perspective (1997), van het ICA Committee on electronic records, p.22: "A record is recorded information
produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and
that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. Deze drie
kenmerken zijn later aangevuld met twee andere: verschijningsvorm en gedrag." Zie bijvoorbeeld Jeff
Rothenberg en Tora Bikson, Digital Preservation. Carrying authentic, understandable and usable digital records
through time, (programma Digitale Duurzaamheid, Den Haag, 1999) p. 14.
18 Die rapporten waren achtereenvolgens: Rapport Fase 1: Probleemstelling (1991); Documenten uit de Tijd
(fase 2a) (1993); en Het papieren tijdperk voorbij. Beleid voor een digitaal geheugen (fase 2b) (1995). Was de
eerste fase nog een project van de Rijksarchiefdienst alleen, de volgende fasen werden gekenmerkt door
samenwerking met ook de archiefdiensten van de vier grote steden, de KVAN en de KALO.
23
