toegankelijk en authentiek zijn."2 Deze omschrijving omvat ook het creëren van
digitale archiefbescheiden of informatie met waarschijnlijk als belangrijkste reden,
dat goed onderhoud begint met een goed gemaakt product. Niettemin is deze defini
tie zo breed dat er vrijwel geen onderscheid meer is met de archief- of archiverings-
functie (recordkeeping3). Dat roept de vraag op waarom een nieuwe term nodig is?
Achtergrond
Zoals hierboven al aangegeven, begon men pas in 1991 serieus na te denken over
digitale overheidsinformatie. Een belangrijke reden was dat men nog niet of nauwe
lijks geconfronteerd was met zogenaamde machineleesbare gegevensbestanden
(MLG's), zoals digitale archiefbescheiden toen nog genoemd werden. Het potentiële
probleem was wel al gesignaleerd, maar had in Nederland nog niet tot actie geleid. 4
Opvallend in deze context is dat statistische of onderzoeks-gegevensbestanden in
Nederland vrijwel geen aandacht kregen. Blijkbaar werden datasets niet als archief
gezien.5 In de samenvatting van het rapport Documenten uit de tijd (1993) wordt dat
nog eens benadrukt: "Tot voor kort werd aangenomen dat elektronische gegevens
bestanden niet voor permanente bewaring in aanmerking kwamen, of geen archief
waren, zoals in het geval van statistische bestanden. In deze situatie is een verande
ring opgetreden."6 In het buitenland waren vanaf de jaren 60 in landen als bijvoor
beeld de Verenigde Staten, Canada en Zweden, wel al 'data libraries' in de nationale
archieven opgericht om dergelijke bestanden te beheren. Opvallend is wel dat deze
'datasets' ook daar niet als archiefbescheiden, maar wel als te beheren objecten
gezien werden. Vandaar ook de term 'libraries'. Deze datasets waren resultaten van
de verwerking van geautomatiseerde gegevensbestanden, die zelf niet bewaard
werden, net zomin als de documentatie die iets zei over wat de verwerking precies
was geweest. Pas begin jaren 80 kwam daar verandering in.
In Nederland was in 1964 wel het Steinmetzarchief opgericht voor het beheer van
gegevens met betrekking tot sociaal onderzoek, maar dat was buiten archiefdiensten
om. In 1989 kwam daar het Nederlands Historisch Data Archief (NHDA) bij voor
gegevensbestanden voortkomend uit historisch onderzoek.7
Binnen de International Council on Archives (ICA) was al in 1972 een Committee
on Automation ingesteld, die zich in het begin vooral bezig hield met het opstellen
van "Guidelines for Administering Machine-readable Archives".8 Ook hier ging het
om wat genoemd werd 'automatic data processing' (ADP).
Het denken over digitale bestanden in het laatste decennium van de 20ste eeuw kan
niet los worden gezien van een aantal andere ontwikkelingen op gebied van archie
ven. De belangrijkste noem ik hieronder.
Automatisering
Allereerst is er de automatisering bij archiefdiensten vanaf begin jaren '80. In de
jaren tot ca. 1980 waren het vooral grote computers (mainframes) waar mee
gewerkt werd. Daarna kwamen de minicomputers en de eerste microcomputers,
later meestal aangeduid als personal computers (PC's zoals Microsoft ze noemde)
in zwang. Deze braken echt door in de jaren '90, toen ook het internet en email ter
beschikking kwamen. Daarmee ontstond de kantoorautomatiseringsomgeving
evenals de grafische user interface (vooral Windows). De toepassing van informatie
technologie verliep tot op zekere hoogte nog tamelijk geleidelijk. Eén en ander
betekende dat eigenlijk pas vanaf midden jaren '90 het ontstaan van digitale docu
menten echt op gang kwam.9 Bij de Rijksarchiefdienst waren in de jaren '80 stap
voor stap microcomputers ingevoerd en was de automatisering van werkprocessen
opgepakt, zoals voor het toegankelijk maken en het beheer van archieven.
De ontwikkeling van dergelijke softwareprogramma's stelde de manier van werken
met en het denken over archieven nogal ter discussie.
Naar een nieuwe Archiefwet
In deze jaren speelde ook de wijziging van de Archiefwet 1962, waarbij de belangrijk
ste verandering de verkorting van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar
was.10 Dat zou een grote toevloed van (papieren) archief tot gevolg hebben. Om deze
in goede banen te leiden werd in 1991 het Project Invoering Verkorting
OverbrengingsTermijn (PIVOT) ingericht.11 Het is goed te bedenken dat de bestaan
de overbrengingstermijn van 50 jaar inhield dat men nog vooral met papieren
archief te maken had en dat archiefdiensten helemaal achter in de 'keten' zaten. Een
andere belangrijke verandering in de nieuwe archiefwet was de toevoeging 'ongeacht
de vorm' aan de definitie van archiefbescheiden. Digitale archiefbescheiden
kwamen hierdoor nadrukkelijk onder de werking van de archiefwet.
Eén en ander betekende dat archiefdiensten in deze jaren zich enerzijds met een
inhaalslag bezig moesten houden en anderzijds toekomstgericht bezig moesten
houden met een nieuw type archiefbescheiden, waarvan zich toen nog slechts een
eerste begin aftekende.
hoofdstuk 1
2 Preservation policy, p. 6. Zie ook: https://kia.pleio.nl/groups/view/41371832/kennisplatform-
preservation/blog/view/52308822/een-kwestie-van-definitie geraadpleegd 5 juli 2017. Een ander voorbeeld
van een definitie is: "Het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van
digitale informatieobjecten." Zie https: //labyrinth.rienkjonker.nl/lexicon/terminologie:
term 'preservering' geraadpleegd 5 juli 2017
3 De term wordt hier gebruikt in de Australische betekenis: "Making and maintaining complete, accurate and
reliable evidence of business transactions in the form of recorded information." (zie AS 4390 Part 1 Clause
4.19). Dit omvat zowel creatie als beheer van archiefbescheiden, en het ontwerp, de invoering en werking
van archiveringssystemen
4 Zie bijvoorbeeld het rapport van de Rekenkamer Archiefbeheer en -behoud bij het Rijk, (Den Haag, 1988,
Tweede Kamer stuk nr. 20665/2), p.24-25. Daar wordt het ontbreken van enig beleid op dit terrein geconsta
teerd, zowel bij het ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) Rijksarchiefdienst als bij
BiZa.
5 In het Nederlands Archievenblad van die jaren, toch het vakblad bij uitstek, is hierover ook niets te vinden.
6 Rapport van de Projectgroep MLG (fase 2A) Documenten uit de tijd (Den Haag 1993), p.1.
7 Het NHDA met onderzoeksdata in de alfa- en gamma wetenschappen is in 1997 opgegaan in het Nederlands
Instituut voor Wetenschappelijke Informatiediensten (NIWI) dat vervolgens in 2005 weer opging in Data
20
hans hofman een wereld van verschil?
en onderdeel van het KNAW. Zie voor Steinmetzarchief o.a.: https: //www.edata.nl/0403_011209/
pdf/0403_011209_7.pdf geraadpleegd 5 oktober 2018.
8 Gepubliceerd in 1980, plaats onbekend. Zie ook M.H. Fischbein (ed.), An introduction to archival
automation,1981, inclusief bijdragen van A. Arad en M.E. Olsen. Ook werd in 1972 besloten een tijdschrift
te beginnen, genaamd ADPA: Automation-Archives-Informatique. ADPA= Automatic Data Processing in
Archives.
9 Naast de proces-ondersteunende maatwerksoftware (informatiesystemen) kwam er geleidelijk aan ook
kantoorautomatisering. Eerst beperkt tot tekstverwerking, zoals Wordstar dat eind jaren '80 werd vervangen
door Wordperfect (v.4.1) en simpele databaseprogramma's (zoals Dbase3 en 4). In de tweede helft van de
jaren '90 kwam daar email bij voor iedereen, al hadden eerder wel enkele mensen toegang tot een email
programma als Eudora. Was tot circa 1995 alleen in een MS-DOS omgeving gewerkt, in 1995 werd overge
gaan naar een complete Microsoft-omgeving met Windows en MS Office. Deze was gebaseerd op een
grafische omgeving gekenmerkt door icoontjes op het scherm en niet langer tekstgestuurde commando's
die je moest intypen. En tenslotte was er natuurlijk de komst van internet vanaf circa 1995.
10 De nieuwe Archiefwet en het bijbehorende Archiefbesluit werden in 1995 van kracht.
11 Zie voor een evaluatie van PIVOT: Rini den Brabander, Hans Poppelaars, Wim de Haart, De handelingen
gewaardeerd. Evaluatie van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT), Den Haag, 2000,
rapport in opdracht van ministerie van OCW.
21
